78 kolumner av automatik
År efter år har ni frågat snällt. Förhoppningsvis har vi prioriterat OK när vi har valt andra områden, men nu är det din tur att få det du pekar på! Den här hösten bubblade frågan äntligen upp till toppen av vår prioritetslista.
Vi är ödmjuka inför hur svårt det är att skapa den här rapporten. Bland annat är vi det eftersom ingen har lyckats automatisera den helt, för en vanligt skola. Inte vad vi vet i alla fall. Orsakerna är flera, men den kanske största är att det exporterande verktyget måste ha alla uppgifter som behövs. Systemet måste veta exakt vad personen gör, inte bara hur den är schemalagd eller vad som står i avtalet, utan det faktiska arbetsinnehållet. Plan Digital är kanske den enda tjänsten som har precis rätt pusselbitar för att få ihop hela rapporten.
Tack för filerna ni har skickat in
Vi har frågat några skolor om de kan hjälpa oss genom att dela med sig av t.ex. den rapport man lämnade in senast, antingen exakt, eller en anonymiserad variant. Vi har använt dessa dokument ”facit” (återkommer om det) för att se hur de genererade filerna förväntas bli. Då har vi lärt oss hur rapporten fungerar och hur skolor brukar väga olika uppdrag.
Vi kommer garanterat vilja ha fler filer av det här slaget framöver, för det finns några avsnitt av dokumentet som vi inte lärt oss att hantera än.
Vi blir mycket mer specifika än de skolor vi sett som exempel
Du skrev 25% men är det 24?
Vi säger inte att någon har gjort fel eller har varit slarvig, men vi ser att vi blir lite mer exakta än vad skolorna ofta är. Man kan nog inte förvänta sig av en skola att man lägger en halvdag per rad och lärare genom att analysera schema, avtal, lärarens vanor och annat för att räkna ut exakta tider, för att sedan sitta med miniräknare och ta fram den exakta procenten. Med bakgrund av dokumentets bredd på 78 rader är det också lätt gjort att skriva t.ex. yrkesämnen på fel rad och lärare. Vi såg det senast idag, att en lärare enligt 2021 års dokument undervisade i Programmering. Men det gjorde han inte, det var läraren på raden under som undervisade i Programmering, men inte enligt rapporten. Det är en högst mänsklig miss att göra, men Plan Digital kan inte göra den typen av misstag.
Om du har en lärare som jobbar ”lika mycket” i 4 olika ämnen så är det nära till hands att skriva 25% i alla 4 kolumner. Men är det lika mycket tid i timplanen eller utlagt i schemat? Det behöver du inte hålla koll på, vi automatiserar att det blir t.ex. 23, 26, 26 25 i de fyra ämnena. Plan Digital har rätt uppgifter och för datorn finns det ingen tidsvinst i att generalisera till 25%, det blir 23% om den utlagda tiden säger så.
1-3 och 4-6 är olika verksamhetstyper
Det kan vara svårt att veta när en lärare ska delas upp i olika rader, men det har vi koll på med automatik. Om läraren undervisar i åk 3-7 så kommer läraren att hamna på tre rader eftersom den arbetar med tre olika verksamhetstyper. Du behöver inte räkna om radernas tjänsteomfattning, vi har automatiserat dit att läraren jobbar t.ex. 20% 60% och 20% hos de tre verksamheterna, som i sin helhet bildar lärarens tjänst.
Är en ämnesansvarig lärare 100% lärare?
Enligt SCB och således vår export så kommer en del av lärarnas uppdrag att särredovisas bort från lärartid. Vi ser att många skolor skriver 100% på alla lärare som är anställda till 100%. Men exakt vilka uppdrag har läraren vid sidan av sin undervisning? Är den ämnessamordnare? Arbetslagsledare? Kanske har den it-ansvar? Det är inte säkert att den som skriver rapporten har alla uppgifter om det här, eller ens vet hur läraren ska redovisas.
Vi automatiserar så att rätt uppdrag matar rätt kolumner. Om du är 50% it-ansvarig på skolan och 50% lärare, så står det 50 i lärarkolumnen. Det blir rätt. Den här bilden är ett exempel på tjänsteomfattning som snarare är baserad på lärarens avtal än vad läraren faktiskt gör om dagarna. Vi gräver lite djupare än så och släpper gärna iväg ett par procent till t.ex. arbetsledning.
Vi kan alla ämnen
Plan Digital håller koll på alla ämnen från i princip alla läroplaner (snart alla). Det betyder att du behöver inte särredovisa t.ex. yrkesämnen från vissa ämnen, utan det har vi redan gjort. Du behöver inte ens veta vilket ämne Journalistik, reklam och information 2 tillhör, vi har redan kategoriserat det under Mediekommunikation.
Oroa dig inte över designen
Till att börja med ska vi säga att vi har exakt samma kolumner som SCB har i sin mall, även om vi har lite annan design på skärmen innan uppgifterna skickas till Excel-filen från SCB. Vi har maximerat hur många kolumner du ser på skärmen samtidigt, så därför blir det många avstavningar i rubrikerna. När du ca 5 klick senare har klistrat in allt i Excelfilen från SCB, då ser det precis ut som det brukar göra i den filen.
Vad rapporten är bra på
Den är bra på att sammanställa precis allt som ligger i tjänstefördelningen och kategorisera alla uppdrag rätt. Allt som är baserat på timplaner stämmer från början och specialuppdragen kategoriseras enligt uppdragstyp.
Det sammanställs snabbt. Rapporten genereras på mindre än en sekund och alla siffror är automatiserade och stämmer utifrån tjänstefördelningen.
Rapporten avläser tjänstefördelningen i nuläget. Det betyder att om du adderar ett uppdrag, eller ändrar något, så följer rapporten med och alla summor räknas om.
Vad rapporten inte är bra på
Väldigt lite egentligen. Vi tror att vi genererar den här rapporten med maximal grad av automatik. Det vi genererar, det generar vi antagligen väldigt bra.
Men det finns några avsnitt där vi genererar precis noll, ett tag till. Vi har hittills inte fått arbeta med rapporten för skolor som jobbar med t.ex. ”öppen fritidsverksamhet”. Vi vet inte riktigt hur ni vill rapportera där, så om någon av våra hundratals skolor har den typen av uppdrag, kontakta oss så reder vi ut hur den verksamhetstypen ska fungera.
Det är samma sak med vuxenutbildningar. Vi idag inget sätt att förklara för en vux-timplan att den just tillhör verksamhetstypen 17 exempelvis. Systemet tror att det är en gymnasieverksamhet, än så länge. Vem som helst kan nog se på timplanens eller klassens namn att det är en vux-klass, men det är inte tydligt på samma sätt för datorn. Vi kommer behöva prata ihop oss med er kring hur det här ska fungera framöver.
Allt som kommer från timplaner är hårt knutet till läroplan, program och ämne. Den biten är lätt. Alla specialuppdrag som är knutna till några av ovanstående, eller inget alls, de bitarna är svårare.
Vi tror att några av er får 100% automatik
Vad vi vet finns det ingen rapport som genererar ett komplett resultat helt utan handpåläggning. Vi tror att vi är där inom en vecka. Vi har kunder som är skolor på 200 personal och 2000 elever i alla åldrar och läroplaner som finns, ungefär. Där kommer vi inte lyckas hela vägen in i mål pga oerhörda komplexiteter och alla undantagsfall som finns.
Men ni som beskriver er själva som en normal gymnasieskola eller grundskola kommer nog kunna lyckas få en perfekt fil från start, förutsatt att personalen så klart är rätt specificerade i tjänstefördelningen. Men har ni inte lagt in rektorns arbete så blir den heller inte med i exporten.
Granska oss noga!
Även om vi själva bedömer att rapporten börjar bli riktigt bra så kan vi ju ha gjort tankevurpor eller fått otillräckliga instruktioner. Kontrollera själv i din dator att alla lärare är med och att det inte är personal med som inte borde nämnas. Du kanske tidigare har redovisat läraren på två rader men vi har en rad. Varför? Har vi missat att det är två olika verksamhetstyper?
Om det inte blir rätt så vill vi att ni berättar för oss vad systemet gjorde fel, så blir vi bättre inför nästa rapport. Vissa saker kanske är våra buggar, något annat kanske är att vi inte förstår någon del av rapporten lika bra som ni gör. Ni kanske är experter på träningsskola för komvux på grundläggande nivå. Vi har aldrig bevittnat det på nära håll och därför kan det säkert bli fel.
Ändringar i Plan Digital?
Ja, för att rapporten ska kunna bli komplett så har vi bland annat adderat ett antal nya specialuppdragstyper såsom ”Lärare för asylsökande”.
Dessutom har vi (pågående) infört skolenheter, så att stora skolor med flera olika enheter kan knyta program och verksamheter till sin rätta enhet, vilket styr hur rapporteringen går till. Små skolor har ofta bara en enhet.
SCB-rapporten fungerar från version 8.1000 som vi räknar med att skicka ut till några skolor under första dagarna i oktober, eller på begäran. Du som vill vara med och forma rapporten och utvecklingen tidigt får gärna höra av dig redan idag.
I den uppdateringen följer också fler tillägg, såsom att det införs roller i personalen för skolhälsan. Vi återkommer en annan gång om hur dessa roller kan användas.
Vad kostar det? – Ingenting!
För stunden kommer vi inte att ta något i betalt alls för den här rapporten. Vi ska åtminstone få några skolor som går i god för att den fungerar innan vi låter någon betala för den. Om den är förblir gratis eller blir en betalmodul återstår att se under kommande år. Just nu är det prioriterat att så många som möjligt testar den och att vi får feedback
Anmäl dig här till demonstration den 4e
Vi arrangerar en kort dragning på årets näst bästa dag, alltså kanelbullens dag på onsdag den 4e. Ladda upp kl 15.45 med en kanelbulle så ses vi då!
Inte kund än? Gratis i år!
Om ni hellre matar in uppgifterna i Plan Digital än i Excelfilen från SCB så är ni välkomna att komma igång med Plan Digital under hösten, så ser vi till att skapa filen åt er med så mycket automatik som bara möjligt. Skriver ni avtal under september eller oktober så får ni använda Plan Digital gratis under resten av året, så att ni kan få rapporten och alla andra nyttor. Räkna med minst en dags arbete att sätta upp alla timplaner och tjänstefördelning bara. Men sen är grunden lagd för att nästa år skörda frukt av ännu högre grad av automatik.