Rektorer får för många mail!

Skolledare vi träffar berättar om allt för många mail. Hur kan vi bäst hjälpa dem att minska dessa? En biträdande rektor berättade under förra veckan att en del av deras strategi med att börja använda Plan Digital är för att minska kontaktbehovet.

Ytterligare en ny skola med på tåget!

Nu gäller det att hänga med. För ett par veckor sedan skrev vi avtal med Hagagymnasiet och nu är det dags för nästa skola. Skolans rektorer fick sin första visning i en storgrupp med andra skolor för två veckor sedan. Men idag träffade vi skolans schemaläggare, rektor och biträdande rektor.

Visning blev försäljning, igen

Det är smickrande hur Plan Digital ibland säljer sig själv. Flera av våra möten med skolor är inte ens menade som säljmöten, utan vi träffas och tittar på skolans behov och sedan tittar vi på hur andra skolor arbetar, med Plan Digital som stöd. Skolor är som vi vet pressade verksamheter och det finns i regel friktion på olika håll. Ofta har Plan Digital någon variant av lösning eller att vi gemensamt kan utveckla en lösning. Under veckan har vi pratat om ordning och reda samt långsiktig planering där kunden ser att Plan Digital skulle förenkla för ledning och schemaläggare.

40 mail om dagen = arbetsmiljöproblem?

Vi har också pratat om hur ofta rektorerna blir kontaktade. Två rektorer vi pratat med under senaste veckorna berättar om att de ofta får över 40 mail om dagen. Det tycker vi är på tok för mycket! Den ena håller på att bli Plan Digital-användare så om ett år kan vi utvärdera utvecklingen. Kan vi minska några kontakter per dag så får rektorn en bättre arbetsmiljö, vilket antagligen gynnar lärarna och i sin tur eleverna och på sikt hela samhället. Det här ska vi ta på största allvar!

Om du jobbar som t.ex. skolledare, schemaläggare eller administratör och tycker att du får för många mail, låt oss då träffas och analysera era meddelanden och se hur många av dem som kan undvikas genom att vi serverar informationen till både kollegor, elever och föräldrar på ett bättre sätt.

Vi välkomnar Hagagymnasiet

”Ah, magi!”

Vi träffar skolledare, administratörer och schemaläggare under olika konstellationer. De flesta har positiva kommentarer och det är flera som har bokat in vidare demonstrationer och fler möten.

Vi har träffat ett dussin personer under förra veckan som vi förhoppningsvis kommer att få jobba tillsammans med i framtiden. Mest rektorer, men också administratörer och schemaläggare.

En trend som vi har nämnt tidigare är att vi pratar mer och mer om schemaläggning. Vi har inga planer på att utveckla ett schemaprogram, den biten sköter våra vänner hos t.ex. Nova bättre än vi. Däremot kan Plan Digital exportera rätt mycket material till schemaprogrammet som gör att schemaläggaren kan påbörja sitt arbete där hälften av arbetet redan är gjort. Ibland är det de mest oväntade funktioner som blir mest populära. 

Vi fortsätter med att prata med skolor i regionen under vägen fram till jul samtidigt som vi vidareutvecklar funktioner enligt nya och gamla kunders önskemål. På agendan nu finns ekonomi- och exportfunktioner.

Under förra veckan skrev vi avtal med Hagagymnasiet. Idag träffade vi en logistiker som skulle meddela sin rektor att Plan Digital är ett krav att införa för att arbetssituationen ska vara hållbar. Den typen av kommentarer värmer lika mycket varje gång!

Vi tror att ytterligare några avtal kommer skrivas innan snön är borta. Men det finns arbete att göra oavsett, t.ex. att bygga nya timplansfunktioner till Leksands gymnasium.

Citatet i ingressen kom från en av våra senast tillkomna rektorsanvändare som var nöjd med den automatik som erbjöds i timplansarbetet.

Grunderna i hur skolplanering kan gå till

Vi tror att att alla har hört hur läraryrket har blivit stressigare och fyllts med administrativt arbete. Rektorsyrket är kanske än mer påverkat och dokumenterade arbetsmiljöproblem är inte ovanliga. Här beskriver vi två delar ur rektorernas planeringsarbete samt vilket stöd vi ger dem i detta. Planeringen är bara en av rektorns många arbetsuppgifter, men om den är optimal så tror vi att det finns goda chanser för att även andra delar av rektorns arbete ska avlastas, t.ex. färre samtal med missnöjda föräldrar och bättre klimat bland lärarna. I artikeln utgår vi från en gymnasierektors arbete, men i stora drag tror vi att det är stämmer in rätt bra på på situationen hos alla rektorer.

Timplaner: Skolan planerar i förväg vad alla klasser ska göra

6 terminer planeras ett år innan klassen ens existerar

Rektor (oftast) börjar planera ungefär ett år i förväg vad framtida klasser ska hålla på med. Här bestäms vilka kurser som ska erbjudas och hur många timmar varje kurs ska få. Det bestäms också under vilka terminer kurserna ska äga rum. Ordningen på kurserna och dess tid går att styra i stor mån efter önskemål, men skollagen bestämmer vissa summor och vilka kurser som ska och får erbjudas. Rektorn tar i regel stöd av utvalda pedagoger att ta fram en bra pedagogisk plan, så att kurser kommer i en logisk ordning och att tiden för varje kurs prioriteras bra.

Kärt barn har många namn. Programplan, poängplan och timplan är tre etablerade begrepp, vi samlar alla uppgifter från samtliga och paketerar dessa som timplan.

Går väldigt fort och återanvänds ofta

Ofta är timplanerna ganska lika mellan åren, ibland får den nya klassen precis samma planering som förra årets. Vad vi har sett så är det ofta någon liten ändring ungefär varje år, men vissa timplaner har varit identiska i 5 år.

Enligt vår erfarenhet görs timplanerna under vintern och det brukar gå riktigt fort, ofta på några dagar. Men som med allt annat så kan allt justeras i efterhand, t.ex. såg vi nyligen ett program som blev större än väntat och fick en parallellklass. Nu måste timplanerna justeras så att klass a+b på ett effektivt sätt kläms in i verksamheten.

Tjänstefördelning: Alla kurser måste få en lärare

Varje lärares arbetsuppgifter planeras ett år i taget

När timplanerna är färdiga och skolan vet vilka klasser som kommer att finnas och vilka kurser de ska ha under de olika terminerna så går det att tillsätta lärare. Timplanerna planeras för 3 år i taget, däremot planeras tjänstefördelning oftast för ett år i taget, i vissa fall terminsvis. Vi har inte träffat någon skola som planerar lärartjänster för flera år framåt, men det vore spännande att prova.

Grupper och personal kommer och går

Kanske har någon klass tillkommit eller försvunnit, eller att någon lärare bytt jobb. Om för få elever har sökt till ett viss inriktning så kan den bli nedlagd, vilket kan innebära att en massa personal saknar arbetsuppgifter. Det är mycket som kan hända och således krävs en del pusslande med att få ihop allt. Vi vet flera lärare som haft precis samma tjänst flera år i rad, t.ex. alltid har Kemi med årskurs 3 samt all matematik på Naturprogrammet. Men det går inte alltid att få ihop den modellen på en föränderlig skola.

Ibland är det brist på lärare inom ett ämne och ibland överskott. Här ska rektorn både tillsätta en väl utvald lärare till varje grupp samtidigt som den ska skapa en total tjänst för läraren som den blir nöjd med. Vi har sett kommuner där lärarna varit missnöjda med sina tjänster och det har blivit konflikter, även fackliga sådana som också har uppmärksammats medialt. Här är det ofta kommunikationen och tydligheten som har brustit.

Bör bli färdigt under vårterminen

Tjänstefördelningen brukar bli ”färdig” under slutet av vårterminen, så att skolorna kan börja rekrytera under sommaren inför eventuella lärarbrister inför hösten. Många skolor vill också skriva avtal med varje lärare om dess färdiga tjänst innan semestern. Detta är värdefullt inte bara för rektorn, utan även för läraren som kan börja planera för höstens arbete i god tid.

Rektorn kan inte planera för allt. Sjukskrivningar, uppsägningar och föräldraledighet kan tvinga färdig tjänstefördelning att revideras. I vissa extremfall går det inte att få tag i lärare för att lösa problemet, då kan timplanerna behöva ändras, t.ex. genom att flytta en kurs till nästa år. Det här vill rektorn undvika till varje pris eftersom det riskerar att trassla till den röda tråden i pedagogiska planeringen, eller att en klass får alldeles för många håltimmar i år och alldeles för många timmar nästa år.

Tjänstefördelningen görs normalt för hela läsåret, men det brukar krävas en tjänstefördelningsinsats även på hösten, inför  vårterminen på grund av väntade, eller oväntade händelser under hösten. Skolan är en dynamisk plats!

Hur Plan Digital kan hjälpa till

Timplanerna balanseras och varnar vid fel

Vi hjälper till med att skapa timplaner, så att de blir korrekta och eleverna får garanterad undervisningstid, utan att det blir för mycket. Systemet hjälper till med att balansera terminer och bidra med planering med en pedagogisk röd tråd. Vi hjälper till med att de olika inriktningarna blir balanserade i tid och poäng och gör det tydligt vad som kommer gå ihop, t.ex. inför framtida schemaläggning. Allt det här görs automatiskt och blixtsnabbt. Vi kan skapa hundratals timplaner på under en sekund.

Inga konflikter mellan program och rektor

Dessutom om rektor och en annan roll, t.ex. programlagsledare vill ta fram timplanen tillsammans så erbjuds digitala verktyg för att hantera detta, så att de kan jobba på varsin kant, men ändå tydligt visa varandra hur arbetet fortskrider. Det här gränssnittet har tagits fram tillsammans med skolan, bland annat för att undvika konflikter då detta säkerställer att både rektor och personalen är helt överens om utbildningens upplägg innan alla siffror spikas.

Hela bilden av tjänstebehovet, även för framtida år

När det kommer till tjänstefördelning så är det är lätt att få hela bilden av både årets och framtida års behov av personal. Så länge timplanerna finns så går kan ni se ett uppskattat personalbehov för flera år in i framtiden.

AI hjälper rektorn med att utse rätt lärare

Arbetet med tjänstefördelningen går fantastiskt snabbt eftersom systemets AI hjälper rektorn att reda ut vilken lärare som passar bäst för varje grupp. Vi vet att en erfaren rektor som har jobbat länge på sin arbetsplats och som känner lärarna har bra koll. Men om skolan har 40 klasser, 200 lärare, eller att rektorn är nyanställd så är det inte alltid uppenbart vilken lärare som borde ha klassen i Engelska. Rektorn kanske inte vet vad alla lärare har för legitimationer, eller vad en viss lärare gjorde för 7 år sedan. Det går givetvis att kolla upp, men Plan Digital vet allt och presenterar informationen direkt samt hjälper rektorn att fatta beslut baserat på allt vi vet om lärarens kompetenser och tidigare uppdrag. Hur snabb rektorn än är så är datorn snabbare.

Tjänstefördelningen går helt enkelt fort

Tjänstefördelningen är ett stort område, vi vill absolut inte förminska hur viktigt och noga detta är. Men våra användare säger att tjänstefördelningen går fort. Ingen har sagt något annat. Men ibland när vi pratar med andra skolor så är de extremt stressade över tjänstefördelningen där också rektorerna inte hålls kontaktbara under två tjänstefördelningsveckor för att de är så stressade. En skola har till och med tackat nej till att träffa oss, på grund av all stress de upplevde på grund av sitt manuella tjänstefördelningsarbete. Men de kan vara lugna, vi kommer erbjuda dem vårt stöd fler gånger. 🙂

All historik finns också här

Det är också precis lika lätt att backa till tidigare år för att jämföra hur kursen, eller klassen eller läraren har fungerat under tidigare år. Om rektorn vill veta vilken lärare som hade kursen förra året (eller för sju år sedan) så behöver den inte leta. Två klick för att växa till vilket år, eller vilken klass, kurs eller lärare som helst, vilket är svårslaget.

Det här och mycket mer jobbar vi och rektorerna med

Det vi beskriver i den här artikeln behandlar bara rektorns planeringsarbete, ingenting om den dagliga driften. Läs gärna vidare i andra inlägg eller på www.plandigital.se.

Digital ledning för skolan

Skolan har trots allt digitaliserats under tjugo års tid med lärplattformar, digitalt schema och mycket annat. Kanske för att ungdomar inte skulle tolerera mindre?

Skolans digitalisering ligger ändå bra till

Digitaliseringen inom skolan är sedan länge väl utbredd. Digitala lärplattformar, digital kommunikation mellan elever och personal, digitala scheman och digitaliserad undervisning är självklara komponenter i många av Sveriges skolor. Flertalet av dessa funktioner och mycket annat har vi haft i 20 års tid. Stora delar fungerar dessutom fullt ut från mobilen i soffan, vilket är lösningar som också snart har 10 år på nacken. Men hur ligger det till med skolans styrning? Vilket stöd får rektorerna och deras ledning av ny teknik, inför rådande digitaliseringskrav?

”Digital ledning pekar på vikten av att verksamheter effektiviseras,  utvecklas och får högre kvalitet genom styrning, mätning och uppföljning.”
– Regeringen (N2017/03643/D)

Digitaliseringsmyndighet i höst

Känner du till att vi kommer att få en ny myndighet i höst? De kommer både att stödja oss och sätta lite press på oss, genom att de ställer krav om effektivisering, samarbete och uppföljning med digitalt stöd. Vi tycker att detta kommer lägligt eftersom detta är områden vi brinner för och jobbar med.

Kika gärna med på www.digg.se för att följa arbetet av att starta upp myndigheten, som blir Sundsvallsbaserad.

Vi erbjuder skolcheferna ett koncept

Vi kommer inte på något sätt ställa krav på er, eller tvinga er in i nya rutiner, däremot erbjuder vi er ett fungerande koncept som ni kan använda delar av. Plan Digital ser till att rektorerna och deras chefer erbjuds ett tydligt digitalt ledarskap med specialbyggda verktyg för både planering och uppföljning. Det handlar inte bara om timplaner och planering av skolans kärnverksamhet, utan även om personalen, kompetenser, statistik och arkiv.

Den lyckosamma följden att även administratörer, facket, SYV och några till får effektiv digitalisering, det fördjupar vi oss i en annan dag.

Men vi är inte i mål på något sätt, det går alltid att effektivisera ytterligare och de smartaste verktygen är inte ännu uppfunna. Bolla gärna vidare med oss över en fika så når vi tillsammans en liten bit längre och drar vårt strå till stacken för att uppnå regeringens mål.
Vi hoppas att ni tar kontakt, så hörs vi snart!