Corona-tider är samläsningstider

Lärare, specialpedagoger, rektorer och kuratorer. Det är några av de roller som blivit kraftigt digitaliserade nyligen.

Men idag vill vi prata mest om samläsning.

Corona ger också skolan nya muskler

Vi som jobbar med Plan Digital har ett flertal kopplingar till skolan, inte minst genom undervisning. Som exempel har Tobias just nu distansundervisning i Webbutveckling hos en skola. Corona är extremt ansträngande för skolorna, men de har samtidigt tagit ordentliga kliv i sin digitaliseringsprocess, trots att kanske ingen kände sig riktigt redo. Vissa lärare har filmat sin undervisning under flera års tid och är bekväma med verktygen, andra hade aldrig ställt upp på det här frivilligt. Ett antal elever och lärare har redan vittnat för att det nya arbetssättet är något som vi absolut vill behålla delar av även när skolan åter blivit en fysisk mötesplats.

Undervisningen är bättre nu än innan. Allt blir tydligare!

Så sa en elevgrupp i Ludvika i Webbutveckling 1 när distansundervisningens andra lektion var avklarad.

Om vi tittar på it-branschen så är ju det här arbetssättet inget konstigt och det ses inte ens som en begränsning. Vi har flera vänner och kollegor som jobbar med människor från hela världen, utan att någon lämnar sitt hem. Kanske ses kollegorna fysiskt någon gång vid den årliga sommarfesten då alla reser till samma plats. Det handlar mest om att ha bra verktyg och bra rutiner, vilket är något som vi kommer lära oss med tiden. Att detta är ett effektivt arbetssätt kan it-industrins enorma utveckling rimligtvis vara ett bevis för.

Skulle skolan kunna ersättas helt av distansarbete? Kanske, antagligen inte, men gissningsvis skulle hälften av gymnasiet kunna hanteras på distans. Till skillnad mot högskolan så krävs det inte att eleverna har en oerhörd disciplin, utan det är ju fortfarande lärarledda lektioner, men över internet.

Rektorernas finlir börjar nå sin ände

Alla vet ju att förändringar sker ända in i augusti, kanske in i september i vissa fall. Men det mesta behöver hamna på plats nu, vilket det också gör. Majoriteten av all tjänstefördelning för 20-21 hos våra skolor är på plats, det är mest finlir nu, såsom rekryteringar, samläsningar och minimala timplansförändringar.

Vi ser också att schemaläggarna börjar komma igång, vilket är ett tydligt tecken på att planeringsansvariga börjar släppa in nästa roll i planeringen.

Samläsningen uppdateras i två steg

Om det är något i Plan Digital som har fått för lite kärlek, då är det samläsningsfunktionerna. Snart kommer en, eller två, rejäla förbättringar.

Titta på bilden, så ser du delarna A och B. Idag ser Plan Digital ut enligt variant B vid samläsningar. Varje rad berättar vilka andra rader den är samläst med och arbetstiden gör att alla samlästa rader summerar till originaltiden av 1 rad.

Så kommer det fortsätta vara, men det kommer istället se ut enligt A. Alla samläsningar får en rubrik, som sammanställer samläsningen. Planen är då att samlästa rader ska ta mycket mindre plats. Det går att klicka fram del B fortfarande, men den kommer initialt att vara dold.

Samläsningen kräver 4 klick per grupp, men inte länge till

Det finns ytterligare en tröghet med gamla samläsningen, vilket är att det krävs ett antal klick per rad som ska samläsas i gruppen. Detta går att minimera. Vi har en idé om att kunna koppla ihop alla rader i samläsningen i samma moment, istället för att gå igenom en viss procedur per rad. Vi tror på 1 klick per rad, plus ett par, tre klick i slutet för att bestämma hur samläsningen ska fungera. Denna optimering kommer dock antagligen i en något senare version än det på bilden ovan, som borde vara redo att skickas ut till ett antal skolor inom en vecka.

Vi stänger inte över påsk

De elever och personal vi jobbar med tycks alla göra sista dagen idag. Men vi hos Plan Digital håller oss igång. Kanske sitter någon och planerar skolverksamhet även imorgon, så vi håller naturligtvis tjänsterna igång, som vi gör alla dagar på året.

Någon sa att det är röd dag på måndag, men det struntar vi i, vi har möte inbokat på eftermiddagen. Vi har massor av tid för visningar och annat kreativt från skärtorsdagen och hela nästa vecka, så hör av dig om du vill bolla något.

Tobias och Jesper önskad glad påsk!

Rektorernas intensiva vecka är förbi

Kunderna jobbar fem gånger så mycket i våra verktyg under den här veckan jämfört med andra veckor. Diagrammet visar antal utförda arbeten i systemet under denna vecka, samt snittveckan under detta läsår hos tre slumpvis utvalda kunder.

Sportlovsveckan är alltid intensiv

I vår del av Sverige har det varit sportlov den här veckan. Som alltid är det en av de mest intensiva veckorna för våra kunder. Under den här veckan jobbar rektorerna hos vissa av våra kunder 5 gånger så mycket som en vanligt vecka, och ibland bara ungefär dubbelt så mycket.

Ska vi göra en timplan med 100 rader eller 5 timplaner med 20?

Servrarna går absolut varma och det kommer något mail eller telefonsamtal i princip varje dag där en användare funderar på hur utbildningsvägar bäst struktureras. Som exempel har vi fått frågan av IM som undrar hur de ska minimera mängden arbete, genom att maximera det utfall som timplanerna genererar. Genom att bygga upp smarta träd och ansluta rätt antal klasser så multipliceras antal grupper till en total mängd arbete som i nästa steg ska tjänstefördelas.

Är det smartare att göra en stor timplan eller flera små? En av våra kunder som erbjuder många LIU / NIU-utbildningar valde att göra flera små timplaner, en per idrott, för att det genererar en något tydligare tjänstefördelning. Dock, för att maximera nyttan så valde de att koppla ihop idrotterna i en trädstruktur, med de gemensamma kurserna i bastimplanen. Snyggt och kreativt, tummen upp från oss!

En skola som har stor IM-verksamhet valde att lägga ihop flera timplaner till en stor, eftersom det skapar en bättre överblick i planeringsfasen där mindre tid behöver läggas på timplansunderhåll.

Ofta genereras precis samma material i slutändan, det handlar bara om att klura ut den väg som ger en så korrekt automatiskt genererad tjänstefördelning som möjligt.

Men det är tjänstefördelning som är aktuellt just nu

Oftast kan vi se hos våra kunder att majoriteten av timplansarbetet görs under höstterminen. Det finjusteras fortfarande, men nu är det framförallt tjänstefördelning som äger rum. Några kunder är nästan klara, några började med grovarbetet under denna vecka. Vissa kunder är klara, men vi som jobbar inom skolan vet att det sällan är helt klart innan augusti. Mycket kan hända under sommaren, både bland personal och elever.

Nu ökar vi er datakvalitet ytterligare

Våra vänner i Västmanland fick en ny version igår (fler ’v’ får vi knappt in här) och minst två Dalakommuner får nya versioner under veckan. Det är inga större synliga nyheter, men under huven finns framförallt ytterligare massor av verktyg för att öka kundernas datakvalitet.

15 mil norrut och 15 mil söderut i veckan

Under kommande vecka kommer vi träffa långväga kunder och andra vänner i branschen. Vi räknar med att träffa tiotal rektorer, men antagligen också några schemaläggare. Vi återkommer säkert om det.

Nu får det vara nog för idag

Vi önskar er en trevlig helg och vi hoppas att många av er redan har haft helg i några dagar. Vi har sett att flera av våra rektorsvänner har fått lite semester och det vet vi ju att regionens lärare har haft under veckan också, vilket brukar vara välbehövligt.

Kod finslipas, databaser optimeras och vi förbereder för ny version

För snart två veckor sedan visade vi kommande version, som är den största uppdateringen på riktigt länge. Ett par år kanske?

Vi jobbar på med nya versionen, det handlar om att förfina koden, testa (både automatiskt och manuellt) samt att hålla koll på att databasen är tillräckligt fin. Det är nämligen så att under huven görs databasen om helt galet mycket, så mycket att det nästan inte går att testa för mycket. Hela definitionen av vad en ”tjänsterad” har varit är nu förändrad. Från en tabell i databasen till nio.

Du som har jobbat med databaser har kanske en uppfattning om komplexiteten av detta och du som inte har det, tänk bara att projektet är så stort att det är naturligt att testa och experimentera strax förbi absurdum!

Bakgrunden till den här förändringen är för att hålla databasen renare och mer tydligt strukturerad. Det är också en konsekvens av de nya funktionerna, att tjänsterader på ett nytt sätt kan knytas till annan data, som t.ex. klasser, kurser, program och potentiellt vad som helst.

Det handlar också om att förfina vissa gränssnitt. Det är några aktiviteter som kostar ett klick eller två för mycket. När allt det här rullar, då kör vi. Blir det kanske under veckan? Vissa delar av gränssnittet måste också begränsas. Ibland tillåts användaren att skapa kombinationer som ställer till det i systemet. T.ex. kan tjänsterader knytas till både program och klass. Vad händer när man knyter den till Programmet BA och klassen TE17? Vissa friheter måste systemet ta ifrån användarna, annars kan resultatet bli inte bara ologiskt, utan också trasigt.

Men innan uppdateringen kommer så ska vi besöka den 8:e kommunen som får Plan Digital demonstrerad för sig. Vi hoppas att de gillar vad de ser. Men statistiken talar för att de kommer bli mycket nöjda, håll tummarna!

Idag har vi haft kundträff med kurs

Idag har vi haft vår första kundträff & kurs. Det var fantastiskt trevligt att få träffa några nya och gamla användare. Träffen gick bra och flera deltagare frågade när nästa träff äger rum, vilken inte är planerad än. Däremot hade det inte skadat med mer tid, det finns så mycket spännande att prata om! Men mest populärt av allt kan ha varit kaffemuggen. För visst tar vi ansvar för vår digitalisering?

Vi började med grunderna

Vi började efter lunch med att gå igenom grunderna av Plan Digital, med inledande beskrivning om varför verktyget finns och vilka problem det avser att lösa. Eftersom i princip alla deltagare är befintliga kunder så kändes det rätt att dubbelkolla att de upplever att Plan Digital lever upp till sina tänkta funktioner, vilket det ansågs göra (vara tidssparande och skapa ordning mm).

Efter ungefär en timme av grundkurs där vi gick igenom hur timplaner och tjänstefördelning med mera hänger ihop så blev det fikapaus med efterföljande fördjupning.

Plan Digital-profilerad fika
Plan Digital-profilerad fika

Man kan mena att fika är en viktig ingrediens i ett effektivt arbetsflöde, vilket Tobias tycker. Därför tog vi fikat på stort allvar och såg till att ordna Cup Cakes som var Plan Digital-profilerade. Säsongens smak var blåbär och vit choklad. Okej, nog om det.

Fördjupning inom nästan allt

Sista halvan av kursen gick ut på att vi visade våra bästa arbetssätt. Plan Digital har ju inom Ludvika och Smedjebacken använts under 7 år, så de tre kommuner som besökte kursen som har använt verktyget i bara 1 år fick lära sig några nyheter. Det finns väldigt många inställningar i Plan Digital som går att arbeta med, men det mesta ska inte behövas. Ofta finns inställningarna för att tillåta olika arbetssätt på olika enheter. T.ex. kan det på en enhet vara rektorn som tillåts bestämma timplanerna, medan det på en annan är en arbetslagsledare.

Det händer också att kurser byter kurskoder då och då. Hur hanterar vi det på bästa sätt? Det finns bra och mindre bra sätt, vi visar vad vi tror är bäst.

Tobias
Tobias har genomgång om hur kurskoder och kursversioner förändras av Skolverket ibland.

Höstens nyheter

Vi gick även igenom några stora nyheter för hösten. Plan Digital fungerar ju bra och har gjort det i många år. Men trots det kommer det lyckas vi ändå varje år komma med en eller två stora uppdateringar som medför funktioner som vi snart inte kan leva utan.

Förra hösten, för ett år sedan, då infördes ämnen (förut fanns bara kurser) och legitimationer. I våras införde vi de totalt nya vyerna för hur schematid och arbetstid presenteras i tjänstefördelningen. Där kom också de första versionerna av AI in i bilden för att ge förslag på lärare till olika grupper.

Nu växlar vi upp och ger er den kanske bästa uppdateringen hittills.

Ny layout

Plan Digital har utseendemässigt blivit något bredare, för att klämma in mer data enligt behov. Användarna behöver se mer och mer info i sitt arbete, både i tjänstefördelning och i timplansarbetet. I stora drag är hela Plan Digital också något snyggare. Mindre känsla av system och lite mer designkärlek. Men det är sig likt, det sitter mest i detaljerna.

Tjänsterader som kan knytas till vad som helst

Det finns två typer av rader i tjänstefördelningen. De vanligaste är de som kommer från timplaner. Men det finns också den typ som skapas manuellt, t.ex. särskilda uppdrag som arbetslagsledarskap, fackligt arbete eller annat ansvar. Den här typen av tjänsterader har förr bara gått att knyta till en lärare, men de kan nu knytas till i praktiken vad som helst. Aktiverat just nu är att de kan knytas till kurs (t.ex.  allmänt stöd i Matematik, till alla), klass (t.ex. mentor till TE18), program (Programlagsledare hos NA) eller en kombination av flera.

Äntligen kan vi knyta mentorskap till klass på ett sätt som även visas när vi visar tjänstefördelningen för en klass. Fordonsprogrammet i Grängesberg får också äntligen knyta övningskörning till både kurs och klass!  Förlåt att det här inte kom för flera år sedan. 🙂

Tjänstefördela hela program och ämnen

Tjänstefördelningen kunde tidigare visas per kurs, klass eller lärare. Nu kan vi också se tjänstefördelningen per program (”Utbildningar”). Antagligen snart också per ämne. Då går det lite fortare att få fram en komplett vy, även om det gick förut också genom att markera flera kurser. Det här blir lite smidigare.

Det nya alternativet ”Utbildningar” ger vyer för hela program (alltså flera klasser samtidigt).

Se direkt vilken tjänstefördelning som är legitimerad – och legitimera på plats

Alla tjänsterader är nu markerade med en symbol som visar huruvida undervisningen är utförd av legitimerad lärare. Genom att klicka på den symbolen går det också att automatiskt lägga till / ta bort legitimation för vald rad. Extremt kraftfullt och det går fort att se hur stor del av skolans totala tjänstebehov som utförs av legitimerad personal. Legitimationer kan också synkroniseras med skolverket, men har ni inte gjort det så går det här riktigt fort.

Legitimation visas och administreras direkt i tjänstefördelningsvyn.

AI: Massregistrering av ett helt program på en kvarts sekund

Plan Digital tar AI in i rektorernas arbete på sätt som vi antagligen är världsunika med. Det här har vi filat på länge. Det har ju i ett år nu gått att få förslag på lärare genom att markera fältet där lärarsignatur skrivs. Detta har fungerat bra, men den har blivit mycket smartare. Det finns ett flertal nya parametrar som styr vilka lärare som föreslås. T.ex. prioriteras nu också att lärare ska följa sina elever i nästa kurs. Även mentorskap vägs nu in eftersom mentorskap nu kan knytas till klass (äntligen!).

Det allra bästa är att nu behöver inte den som tjänstefördelar längre markera varje fält och skriva in lärarsignaturerna, AI:n kan massfylla hela formuläret. På 235 millisekunder har Plan Digital föreslagit lärare för hela Teknikprogrammet för vår största kund, vilket är 35 tjänsterader. Gör AI:n rätt? Är varje lärare den bästa kandidaten? Svårt att säga, men systemet föreslår bara de lärare som med stor säkerhet är rätt, så om 70% kan göras på en sekund så sparar rektorn massor av tid.

Om du som rektor är riktigt snabb på huvudräkning. Du har koll på alla dina lärares legitimationer. Du har koll på vad lärarna har undervisat i historiskt och du har bra koll på exakt vilka grupper läraren hade under förra året, så att den kan följa sina grupper. Då kommer du antagligen bara tjänstefördela ganska mycket snabbare på grund av det här. Du som inte har allt det här i huvudet, du skulle utan Plan Digital antagligen lägga timmar på just det här – och ändå riskera att inte ta hänsyn till hela bilden.

AI tjänstefördelar blixtsnabb
AI tjänstefördelar hela teknikprogrammet på en kvarts sekund

Däremot kan ju inte allt automatiseras. Självklart är tjänstefördelningsarbetet en stor fråga, även om vi kan automatisera delar av det. Vilka grupper kan samläsa? Hur löser vi att Fysikläraren blev plötsligt långtidssjukskriven. Kan vi låna en lärare från grundskolan? Där kan vi inte automatisera mycket, däremot kan Plan Digital hjälpa dig med att hitta andra fysiklärare om t.ex. din grannkommun eller er närmsta högstadieskola också är vår kund.

Visa oss gärna om du har sett något liknande på annat håll, vi är säkra på att det här är innovation i stor grad! Är du nyfiken på en demonstration? Vi ordnar det, när som helst. Finns ni i närheten så besöker vi er inom kort!

Profilprodukterna gick åt

Vi har ju köpt in mössor, nyckelband, muggar och diverse annat smått som gick åt riktigt bra. Kul, vi är tacksamma att ni väljer att hjälpa till genom att använda våra prylar både privat och på jobbet.

Den överlägset mest populära produkten är ju våra muggar. Ja, den blev riktigt bra. Den har redan spridit sig även utanför våra kunder och finns bland andra som jobbar med digitalisering. Är det Sveriges enda mugg på digitaliseringstemat?

Jag tror varje deltagare tog en mugg. Oväntat populärt, men den är redan en favorit på flera håll!

Mugg med texten "Jag tar ansvar för vår digitalisering"
Mugg med texten ”Jag tar ansvar för vår digitalisering”