Vi simulerar år 2031

Nästan alla som jobbar hos Plan Digital jobbar ju också på något sätt ute bland skolorna. Just denna vecka är det aktiviteter på både gymnasieskolor och högskolan, men från nästa vecka hoppas vi på att befinna oss i vår framtidsbubbla på heltid.

Det var länge sedan vi presenterade en ny kund

Vi kommer inte göra det nu heller, men vi har flera aktörer som är inne och testar Plan Digital i olika pilotverksamheter.

Eftersom vi är ett litet och relativt okänt bolag så är det vissa aktörer som är en aning nervösa kring vår leveranskapacitet. Det tycker vi är sunt och det är helt inom vårt ansvar (och intresseområde) att visa vad vi klarar. Om vi lyckas så kommer vi förhoppningsvis presentera nya samarbeten inom närmsta kvartalet.

Vi genererar en storkund var 5e minut

Var 5e minut kopierar vi en befintlig skola till en ny. Vi har en exempelskola som är en äkta kund som vi duplicerar upp i en ny kopia regelbundet. Det är en stor skola med hundratals anställda och tusentals timplaner. Målet är att vi ska kunna ha 500 sådana skolor med 10 års historik och 20 personer som är inloggade och arbetar i systemet och klickar under samma sekund. Om vi klarar det, då fixar vi vilken Svensk kommun eller friskola som helst.

Det går alltid att dela upp all data i olika servrar, vilket vi också i viss mån gör, men det är också av stor vikt att vi lär oss våra egna gränser.

Vill ni in och titta hur det ser ut med sinnessjukt stora datamängder för att se om systemet håller? Hör av dig så får du ett konto att logga in med.

Vi har hundratals rektors-robotar

För att simulera hög belastning har vi uppfunnit några digitala rektorer. De är inte särskilt smarta, men de kan tjänstefördela med systemstöd. Dock ska vi inte räkna med att de kommer med särskilt bra kreativa lösningar eftersom de aldrig kan avvika från vad systemet föreslår. Det som dessa robotar dock gör är att de skapar en äkta belastning på systemet, som vi kan mäta.

Vi vet inte hur er verksamhet ser ut om 10 år

Det vet antagligen inte ni heller, men det som vi däremot kan veta, det är att systemet kommer hålla för den typ av belastning som uppstår där och då eftersom vi just nu överdriver alla rimliga gränser och pressar våra verktyg till dess gränser – och optimerar.

Vi borde vara i mål om en vecka

Om ni är en kommun med 200 skolor med 150 anställda i varje och har 10 års historik i systemet, då har vi sett att ni har lite problem med vissa laddningstider. Dock finns inte den situationen i Sverige, kanske inte ens teoretiskt, men vi ska ändå se till att vi har leveranskapacitet att uppnå det.

Uppdatering: Läs nästa inlägg för att se hur bra det blev: Plan Digital har haft grillfest

Tack för optimeringsveckorna 🙂

Vi tackar er för att ni ställer krav och tvingar oss att tänka till. Det är ansvarsfullt från både kund- och leverantörshåll.

Just nu är det optimeringsveckor och optimering är det som några av oss i PD brinner för. Att mäta millisekundrar på sidladdningar är inget konstigt för oss, men det är sällan kunder ber om det. Nu måste vi. Ni som är berörda av dessa mätningar hålls uppdaterade.

Ni andra, som inte är särskilt engagerade i optimeringen, ni kommer också få något snabbare sidladdningar framöver, men ni kommer inte att märka när era sidladdningar sjunker från 200 ms till 150. Ni är ändå långt under en halv sekund när det är som värst, vilket är ruskigt snabbt, precis som PD ska vara.

Ny version i veckan (7.8)?

Version 7.8 är ute hos två kommuner på remiss. Det är inga stora synliga förändringar, men som vanligt i dessa tider rätt mycket nytt under huven. Några buggfixar, några nya funktioner. Framförallt bättre funktioner kring datakvalitet på personalsidan.

Vi skickar ut den nya versionen på bred front när vi ser att allt har rullat felfritt i en vecka hos nuvarande piloter. Vi tror att versionen är på plats hos alla innan måndag.

Vi firar 10-årsdagen med ny webbplats, ny personal och ny kund

Vi har anställt två nya personer och skapat en massa fina saker under senaste veckorna. Vi har också fyllt jämnt!

Nu har jag träffat Högstadierektorerna. De var väldigt positiva, de skulle lätt kunna lämna Excel-filerna och bara jobba i Plan Digital, istället lät det som. 🙂

En rektor kommenterade särskilt grafiken som han gillade, han tyckte du skulle designa vårt lönesystem också, som är väldigt krångligt och oanvändarvänligt.

Dagens mail från en kvalitetsutvecklare hos en av våra kommuner. Tack <3

De första rapporterade timmarna skrevs för 10 år sedan

Under april 2011 började vi redovisa våra första timmar. På den tiden var vi anlitade av en kommun för att beräkna rimligheten i personalens arbetsbelastning. Beställningen var att göra en Excelfil med avancerade formler, men vi såg ett annat mål. Kunden beställde formler, vi byggde webbgränssnitt för analys. Kunden beställde summering av lärares tjänster, vi byggde tjänstefördelningsvyer med massor av perspektiv.

Vi som hade bakgrund inom programmering av webbtjänster till bl.a. TV, bank och myndigheter hade hela tiden i bakhuvudet att vad vi än bygger så ska vi hålla dörrarna öppna för att andra skolor ska kunna ha glädje av det här.

6 år senare gjorde vi första visningen

Vi försökte redan ett par år innan det. Vi kontaktade då en kommun som hade alldeles för mycket jobb med tjänstefördelning just nu, så de hade inte tid att titta på nya verktyg. Vi hör det ganska ofta, att kommuner är så stressade att de inte har tid att få hjälp. Några år senare lyckades vi dock få till en visning med den här kommunen. Vet ni vad som hände då? De blev kunder direkt och ville komma igång så fort att vi inte ens hade alla avtal underskrivna innan de rullat igång. Se hur det kan bli. 🙂

Idag, 10 år senare planerar vi åt 14 kommuner, från F till vux. Egentligen har allt hänt sedan 2017, så vår resa har i praktiken varit 4 år lång eftersom startsträckan var rätt lång. Men å andra sidan, det är inget litet system vi har byggt heller. Det är 2.4 mb kod, vilket är rätt mycket, säkert över 100 000 rader, plus all teknik vi använder som inte är vår.

Ny webbplats

För ett par veckor sedan lanserade vi vår nya webbplats, dock på samma tid och kanal som den förra, alltså plandigital.se. Vi vet att många av er har sett den, men vi har inte riktigt fått tid att berätta om det än.

Innehållsmässigt är den på många sätt lika, men den är moderniserad och har några nya fokusområden. Framförallt så har vi öppnat några dörrar för nya funktioner som ska in, med lite realtidsdata från Plan Digital, vilket vi tycker låter kul. 🙂 Vi får orsak att återkomma om det framöver.

Webbplatsen har byggts under några månader av en personal som vi inte riktigt har presenterat tidigare, nämligen Mikaela Hedberg.

Berätta gärna vad du tycker om webbplatsen. Vi gillar den och hoppas att den ska få vara lite mer levande än den förra, även om dessa funktioner än så länge inte visas.

Ny personal

Vi gick ut och firade och käkade lite på restaurang och passade på att ta ett kort på våra nya kollegor som är extra välkomna.

Två av våra nya stjärnor som har ambitionen att skapa tidssparande verktyg.

Mikaela

Hon har faktiskt jobbat med oss sedan maj förra året, men har haft uppdrag på annat håll, t.ex. projektlett EU-projektet (ESF) som vi nämnt tidigare. Men nu kommer hon ha större inblandning i de här frågorna.

Mikaela har en bakgrund inom bl.a. projektledning, digitalisering och programmering. Senast befann hon sig hos Transportstyrelsen som verksamhetsutvecklare inom it.

När hon inte skapar stordåd hos Plan Digital så ser vi ett stort musikintresse där åren i normalfallet innehåller regelbundna koncertbesök, där vi både snappat upp traditionella spelningar i Dalhalla som obskyr progressiv heavy metal i slutna sällskap. Det sistnämnda är en genre de flesta av oss inte är mottagliga för, eftersom vi inte ens kan identifiera taktarter såsom 3/8, eller 11/4 eller gärna båda samtidigt.

Jonas

Precis som Jesper så är även Jonas en av Tobias f.d. elever, men som har spenderat några år på högskolan sedan dess. Jonas var en av Plan Digitals första praktikanter för ca 5 år sedan och vi minns tydligt hur mycket det sved att vid det laget inte ha råd att anställa Jonas. Vi är tacksamma att vi fick chansen att binda honom till oss nu igen, när företaget växt till sig lite. När Jonas inte skapar timplaner hos Plan Digital så studerar han fortfarande ett sista år, parallellt med ett intresse för bland annat språk och musicerande.

Man måste inte ha en fot kvar i skolan, eller?

Vi har ju även haft ambitionen att hålla en fot kvar inom skolan, inte bara som leverantör. Tobias är lärare sedan över 10 år, Jesper undervisar i ett par kurser och även Mikaela är i branschen, som undervisar både hos gymnasiet och högskolan. Det är inget krav att alla som jobbar åt Plan Digital måste undervisa parallellt, men vi tror att det här är en framgångsfaktor av flera orsaker.

Vi fortsätter vara vår egen slutkund

Vi vet inte om vi är konstiga eller geniala, men vi hoppas på en blandning och vi är extremt stolta över att vara vår egen slutkund, eftersom tre av fyra anställda i Plan Digital får delar av sin tjänstefördelning tilldelad av rektorer som är våra kunder. Ibland är rektorn vår kund, ibland är densamma en chef. Gissa om vi har spännande skolutvecklingsdialoger.

Nya kunder?

Vi har nya kunder som håller på att testa Plan Digital just nu. Det är för tidigt för att att nämna några namn, men det är spännande och intensivt just nu. Dessutom är det som alltid oerhört lärorikt att träffa nya skolhjärnor. Vi har uppemot 50 nya personer som vi utbyter kunskap med genom ca 10 pilotskolor som är inne och testar. Vi har kämpat mycket under senaste veckorna och har skapat hela 449 timplaner för alla som just nu är inne och testar, vilket är den främsta orsaken till att Mikaela och Jonas blandas in precis nu. Och det är ju inte bara timplaner som skapas, men resten återkommer vi om en annan vecka.

Ny version

Som alltid jobbar vi fram nya versioner. Framförallt har vi förbättrat gränssnitten för grundskolan nyligen, men det blir bättre på de flesta håll hela tiden. Det är bara grundskolorna som får nya versioner för närvarande, men ni andra kommer ifatt vilken vecka som helst!

De konstiga talen i bilden är menade att symbolisera:

  • 2 nya kollegor
  • 10 nya skolor
  • 449 timplaner, på 5 dagar
  • Plan Digital firar 10 år

I årets påskägg finns Version 7 med sök och årshjul

Plan Digital önskar glad påsk med ett påskägg med två fantastiska karameller som garanterat sparar tid för alla användare.

Vi har byggt världens bästa sökfunktion

Önsketänkade

Det är kanske önsketänkande, men Tobias har lagt minst två veckor av heltidsarbete på att bygga världens bästa sökfunktion. Vi kan naturligtvis inte mäta oss med de stora internet-sökmotorerna, men Plan Digital har en fantastisk intern sökfunktion som börjar bli ganska smart.

Allvarligt talat, det var riktigt svårt

Jag (Tobias) har nog inte byggt något såhär komplicerat på många år, och då har jag ändå programmerat en hel del saker, allt från Plan Digital till bankfunktioner. En sökfunktion kan kännas som en ganska enkel liten modul, vilket den också i grunden är, men när den ska börja ge intelligenta resultat, då kan man putsa ihjäl sig på detaljer. Det tog kanske 3 timmar att få den att visa resultat, men sedan handlar det om att få den att uppträda intelligent.

Grejen är att sökfunktioner söker i allt material i systemet, i samma sökruta. Så du hittar både timplaner, klasser och personal i samma funktion. Sökfunktionen gissar vad det är du vill ha och presenterar resultat därefter. Så sökresultaten är rangordnade efter vem du är, vad du brukar jobba med och självklart, vad du har skrivit.

Men den är inte perfekt, vi kommer putsa mer i en framtida version. Men vi kan inte putsa för alltid, för då får ni ju aldrig börja använda den.

Bläddra aldrig igen

Det viktigaste är att du skaffar dig en tumregel att aldrig igen acceptera att bläddra och leta i listor. Den tiden är förbi.

Poängen är inte att du ska leta, du ska berätta

Vi tror att sökfunktioner oftast används för att hitta något som man inte hittat när man har letat. Vi tar detta till en helt annan nivå. Berätta istället vad du vill se, och Plan Digital hjälper dig.

Vi har byggt årshjul, med rättighetsstyrning

Nu finns det ett inbyggt årshjul i Plan Digital där ni kan markera vilken fas arbetet är i just nu. Dessa olika faser har också rättighetsstyrningar som kan användas på smarta sätt.

Som vanligt har vi nog inte förstått var det leder

Ofta när vi inför nya funktioner så blir de mycket mer användbara än vad vi tänkt. Vi tar första steget, ni får idéer, sedan tar vi 7 steg tillsammans som inte alls var påtänkta från start. Således tror vi att både sökfunktionen och årshjulet kommer få sig en rejäl skjuts så fort ni börjar vara med och tänka.

Glad (tjänstefördelnings-)påsk

Vi önskar våra kunder och våra andra vänner en glad påsk och hoppas på att det finns lite rum för att vara ledig. Vi vet att många står inför den sista stora klumpen av tjänstefördelningsarbete nu, så vi tror att de nya funktionerna hinner komma till god nytta redan under våren. Inte minst så kommer rättighetsstyrningen för årshjulen vara något som varje skola använder, för att t.ex. aktivera att lärare kan se sina tjänster.

Version 7 borde rulla ut på söndag

Planen är att den Version 7 kommer ut på söndag (imorgon). Vi har lite sista finputs och test kvar. Alla kunder borde ha versionen inom en vecka.

Corona-tider är samläsningstider

Lärare, specialpedagoger, rektorer och kuratorer. Det är några av de roller som blivit kraftigt digitaliserade nyligen.

Men idag vill vi prata mest om samläsning.

Corona ger också skolan nya muskler

Vi som jobbar med Plan Digital har ett flertal kopplingar till skolan, inte minst genom undervisning. Som exempel har Tobias just nu distansundervisning i Webbutveckling hos en skola. Corona är extremt ansträngande för skolorna, men de har samtidigt tagit ordentliga kliv i sin digitaliseringsprocess, trots att kanske ingen kände sig riktigt redo. Vissa lärare har filmat sin undervisning under flera års tid och är bekväma med verktygen, andra hade aldrig ställt upp på det här frivilligt. Ett antal elever och lärare har redan vittnat för att det nya arbetssättet är något som vi absolut vill behålla delar av även när skolan åter blivit en fysisk mötesplats.

Undervisningen är bättre nu än innan. Allt blir tydligare!

Så sa en elevgrupp i Ludvika i Webbutveckling 1 när distansundervisningens andra lektion var avklarad.

Om vi tittar på it-branschen så är ju det här arbetssättet inget konstigt och det ses inte ens som en begränsning. Vi har flera vänner och kollegor som jobbar med människor från hela världen, utan att någon lämnar sitt hem. Kanske ses kollegorna fysiskt någon gång vid den årliga sommarfesten då alla reser till samma plats. Det handlar mest om att ha bra verktyg och bra rutiner, vilket är något som vi kommer lära oss med tiden. Att detta är ett effektivt arbetssätt kan it-industrins enorma utveckling rimligtvis vara ett bevis för.

Skulle skolan kunna ersättas helt av distansarbete? Kanske, antagligen inte, men gissningsvis skulle hälften av gymnasiet kunna hanteras på distans. Till skillnad mot högskolan så krävs det inte att eleverna har en oerhörd disciplin, utan det är ju fortfarande lärarledda lektioner, men över internet.

Rektorernas finlir börjar nå sin ände

Alla vet ju att förändringar sker ända in i augusti, kanske in i september i vissa fall. Men det mesta behöver hamna på plats nu, vilket det också gör. Majoriteten av all tjänstefördelning för 20-21 hos våra skolor är på plats, det är mest finlir nu, såsom rekryteringar, samläsningar och minimala timplansförändringar.

Vi ser också att schemaläggarna börjar komma igång, vilket är ett tydligt tecken på att planeringsansvariga börjar släppa in nästa roll i planeringen.

Samläsningen uppdateras i två steg

Om det är något i Plan Digital som har fått för lite kärlek, då är det samläsningsfunktionerna. Snart kommer en, eller två, rejäla förbättringar.

Titta på bilden, så ser du delarna A och B. Idag ser Plan Digital ut enligt variant B vid samläsningar. Varje rad berättar vilka andra rader den är samläst med och arbetstiden gör att alla samlästa rader summerar till originaltiden av 1 rad.

Så kommer det fortsätta vara, men det kommer istället se ut enligt A. Alla samläsningar får en rubrik, som sammanställer samläsningen. Planen är då att samlästa rader ska ta mycket mindre plats. Det går att klicka fram del B fortfarande, men den kommer initialt att vara dold.

Samläsningen kräver 4 klick per grupp, men inte länge till

Det finns ytterligare en tröghet med gamla samläsningen, vilket är att det krävs ett antal klick per rad som ska samläsas i gruppen. Detta går att minimera. Vi har en idé om att kunna koppla ihop alla rader i samläsningen i samma moment, istället för att gå igenom en viss procedur per rad. Vi tror på 1 klick per rad, plus ett par, tre klick i slutet för att bestämma hur samläsningen ska fungera. Denna optimering kommer dock antagligen i en något senare version än det på bilden ovan, som borde vara redo att skickas ut till ett antal skolor inom en vecka.

Vi stänger inte över påsk

De elever och personal vi jobbar med tycks alla göra sista dagen idag. Men vi hos Plan Digital håller oss igång. Kanske sitter någon och planerar skolverksamhet även imorgon, så vi håller naturligtvis tjänsterna igång, som vi gör alla dagar på året.

Någon sa att det är röd dag på måndag, men det struntar vi i, vi har möte inbokat på eftermiddagen. Vi har massor av tid för visningar och annat kreativt från skärtorsdagen och hela nästa vecka, så hör av dig om du vill bolla något.

Tobias och Jesper önskad glad påsk!

Rektorernas intensiva vecka är förbi

Kunderna jobbar fem gånger så mycket i våra verktyg under den här veckan jämfört med andra veckor. Diagrammet visar antal utförda arbeten i systemet under denna vecka, samt snittveckan under detta läsår hos tre slumpvis utvalda kunder.

Sportlovsveckan är alltid intensiv

I vår del av Sverige har det varit sportlov den här veckan. Som alltid är det en av de mest intensiva veckorna för våra kunder. Under den här veckan jobbar rektorerna hos vissa av våra kunder 5 gånger så mycket som en vanligt vecka, och ibland bara ungefär dubbelt så mycket.

Ska vi göra en timplan med 100 rader eller 5 timplaner med 20?

Servrarna går absolut varma och det kommer något mail eller telefonsamtal i princip varje dag där en användare funderar på hur utbildningsvägar bäst struktureras. Som exempel har vi fått frågan av IM som undrar hur de ska minimera mängden arbete, genom att maximera det utfall som timplanerna genererar. Genom att bygga upp smarta träd och ansluta rätt antal klasser så multipliceras antal grupper till en total mängd arbete som i nästa steg ska tjänstefördelas.

Är det smartare att göra en stor timplan eller flera små? En av våra kunder som erbjuder många LIU / NIU-utbildningar valde att göra flera små timplaner, en per idrott, för att det genererar en något tydligare tjänstefördelning. Dock, för att maximera nyttan så valde de att koppla ihop idrotterna i en trädstruktur, med de gemensamma kurserna i bastimplanen. Snyggt och kreativt, tummen upp från oss!

En skola som har stor IM-verksamhet valde att lägga ihop flera timplaner till en stor, eftersom det skapar en bättre överblick i planeringsfasen där mindre tid behöver läggas på timplansunderhåll.

Ofta genereras precis samma material i slutändan, det handlar bara om att klura ut den väg som ger en så korrekt automatiskt genererad tjänstefördelning som möjligt.

Men det är tjänstefördelning som är aktuellt just nu

Oftast kan vi se hos våra kunder att majoriteten av timplansarbetet görs under höstterminen. Det finjusteras fortfarande, men nu är det framförallt tjänstefördelning som äger rum. Några kunder är nästan klara, några började med grovarbetet under denna vecka. Vissa kunder är klara, men vi som jobbar inom skolan vet att det sällan är helt klart innan augusti. Mycket kan hända under sommaren, både bland personal och elever.

Nu ökar vi er datakvalitet ytterligare

Våra vänner i Västmanland fick en ny version igår (fler ’v’ får vi knappt in här) och minst två Dalakommuner får nya versioner under veckan. Det är inga större synliga nyheter, men under huven finns framförallt ytterligare massor av verktyg för att öka kundernas datakvalitet.

15 mil norrut och 15 mil söderut i veckan

Under kommande vecka kommer vi träffa långväga kunder och andra vänner i branschen. Vi räknar med att träffa tiotal rektorer, men antagligen också några schemaläggare. Vi återkommer säkert om det.

Nu får det vara nog för idag

Vi önskar er en trevlig helg och vi hoppas att många av er redan har haft helg i några dagar. Vi har sett att flera av våra rektorsvänner har fått lite semester och det vet vi ju att regionens lärare har haft under veckan också, vilket brukar vara välbehövligt.

Kod finslipas, databaser optimeras och vi förbereder för ny version

För snart två veckor sedan visade vi kommande version, som är den största uppdateringen på riktigt länge. Ett par år kanske?

Vi jobbar på med nya versionen, det handlar om att förfina koden, testa (både automatiskt och manuellt) samt att hålla koll på att databasen är tillräckligt fin. Det är nämligen så att under huven görs databasen om helt galet mycket, så mycket att det nästan inte går att testa för mycket. Hela definitionen av vad en ”tjänsterad” har varit är nu förändrad. Från en tabell i databasen till nio.

Du som har jobbat med databaser har kanske en uppfattning om komplexiteten av detta och du som inte har det, tänk bara att projektet är så stort att det är naturligt att testa och experimentera strax förbi absurdum!

Bakgrunden till den här förändringen är för att hålla databasen renare och mer tydligt strukturerad. Det är också en konsekvens av de nya funktionerna, att tjänsterader på ett nytt sätt kan knytas till annan data, som t.ex. klasser, kurser, program och potentiellt vad som helst.

Det handlar också om att förfina vissa gränssnitt. Det är några aktiviteter som kostar ett klick eller två för mycket. När allt det här rullar, då kör vi. Blir det kanske under veckan? Vissa delar av gränssnittet måste också begränsas. Ibland tillåts användaren att skapa kombinationer som ställer till det i systemet. T.ex. kan tjänsterader knytas till både program och klass. Vad händer när man knyter den till Programmet BA och klassen TE17? Vissa friheter måste systemet ta ifrån användarna, annars kan resultatet bli inte bara ologiskt, utan också trasigt.

Men innan uppdateringen kommer så ska vi besöka den 8:e kommunen som får Plan Digital demonstrerad för sig. Vi hoppas att de gillar vad de ser. Men statistiken talar för att de kommer bli mycket nöjda, håll tummarna!

Idag har vi haft kundträff med kurs

Idag har vi haft vår första kundträff & kurs. Det var fantastiskt trevligt att få träffa några nya och gamla användare. Träffen gick bra och flera deltagare frågade när nästa träff äger rum, vilken inte är planerad än. Däremot hade det inte skadat med mer tid, det finns så mycket spännande att prata om! Men mest populärt av allt kan ha varit kaffemuggen. För visst tar vi ansvar för vår digitalisering?

Vi började med grunderna

Vi började efter lunch med att gå igenom grunderna av Plan Digital, med inledande beskrivning om varför verktyget finns och vilka problem det avser att lösa. Eftersom i princip alla deltagare är befintliga kunder så kändes det rätt att dubbelkolla att de upplever att Plan Digital lever upp till sina tänkta funktioner, vilket det ansågs göra (vara tidssparande och skapa ordning mm).

Efter ungefär en timme av grundkurs där vi gick igenom hur timplaner och tjänstefördelning med mera hänger ihop så blev det fikapaus med efterföljande fördjupning.

Plan Digital-profilerad fika
Plan Digital-profilerad fika

Man kan mena att fika är en viktig ingrediens i ett effektivt arbetsflöde, vilket Tobias tycker. Därför tog vi fikat på stort allvar och såg till att ordna Cup Cakes som var Plan Digital-profilerade. Säsongens smak var blåbär och vit choklad. Okej, nog om det.

Fördjupning inom nästan allt

Sista halvan av kursen gick ut på att vi visade våra bästa arbetssätt. Plan Digital har ju inom Ludvika och Smedjebacken använts under 7 år, så de tre kommuner som besökte kursen som har använt verktyget i bara 1 år fick lära sig några nyheter. Det finns väldigt många inställningar i Plan Digital som går att arbeta med, men det mesta ska inte behövas. Ofta finns inställningarna för att tillåta olika arbetssätt på olika enheter. T.ex. kan det på en enhet vara rektorn som tillåts bestämma timplanerna, medan det på en annan är en arbetslagsledare.

Det händer också att kurser byter kurskoder då och då. Hur hanterar vi det på bästa sätt? Det finns bra och mindre bra sätt, vi visar vad vi tror är bäst.

Tobias
Tobias har genomgång om hur kurskoder och kursversioner förändras av Skolverket ibland.

Höstens nyheter

Vi gick även igenom några stora nyheter för hösten. Plan Digital fungerar ju bra och har gjort det i många år. Men trots det kommer det lyckas vi ändå varje år komma med en eller två stora uppdateringar som medför funktioner som vi snart inte kan leva utan.

Förra hösten, för ett år sedan, då infördes ämnen (förut fanns bara kurser) och legitimationer. I våras införde vi de totalt nya vyerna för hur schematid och arbetstid presenteras i tjänstefördelningen. Där kom också de första versionerna av AI in i bilden för att ge förslag på lärare till olika grupper.

Nu växlar vi upp och ger er den kanske bästa uppdateringen hittills.

Ny layout

Plan Digital har utseendemässigt blivit något bredare, för att klämma in mer data enligt behov. Användarna behöver se mer och mer info i sitt arbete, både i tjänstefördelning och i timplansarbetet. I stora drag är hela Plan Digital också något snyggare. Mindre känsla av system och lite mer designkärlek. Men det är sig likt, det sitter mest i detaljerna.

Tjänsterader som kan knytas till vad som helst

Det finns två typer av rader i tjänstefördelningen. De vanligaste är de som kommer från timplaner. Men det finns också den typ som skapas manuellt, t.ex. särskilda uppdrag som arbetslagsledarskap, fackligt arbete eller annat ansvar. Den här typen av tjänsterader har förr bara gått att knyta till en lärare, men de kan nu knytas till i praktiken vad som helst. Aktiverat just nu är att de kan knytas till kurs (t.ex.  allmänt stöd i Matematik, till alla), klass (t.ex. mentor till TE18), program (Programlagsledare hos NA) eller en kombination av flera.

Äntligen kan vi knyta mentorskap till klass på ett sätt som även visas när vi visar tjänstefördelningen för en klass. Fordonsprogrammet i Grängesberg får också äntligen knyta övningskörning till både kurs och klass!  Förlåt att det här inte kom för flera år sedan. 🙂

Tjänstefördela hela program och ämnen

Tjänstefördelningen kunde tidigare visas per kurs, klass eller lärare. Nu kan vi också se tjänstefördelningen per program (”Utbildningar”). Antagligen snart också per ämne. Då går det lite fortare att få fram en komplett vy, även om det gick förut också genom att markera flera kurser. Det här blir lite smidigare.

Det nya alternativet ”Utbildningar” ger vyer för hela program (alltså flera klasser samtidigt).

Se direkt vilken tjänstefördelning som är legitimerad – och legitimera på plats

Alla tjänsterader är nu markerade med en symbol som visar huruvida undervisningen är utförd av legitimerad lärare. Genom att klicka på den symbolen går det också att automatiskt lägga till / ta bort legitimation för vald rad. Extremt kraftfullt och det går fort att se hur stor del av skolans totala tjänstebehov som utförs av legitimerad personal. Legitimationer kan också synkroniseras med skolverket, men har ni inte gjort det så går det här riktigt fort.

Legitimation visas och administreras direkt i tjänstefördelningsvyn.

AI: Massregistrering av ett helt program på en kvarts sekund

Plan Digital tar AI in i rektorernas arbete på sätt som vi antagligen är världsunika med. Det här har vi filat på länge. Det har ju i ett år nu gått att få förslag på lärare genom att markera fältet där lärarsignatur skrivs. Detta har fungerat bra, men den har blivit mycket smartare. Det finns ett flertal nya parametrar som styr vilka lärare som föreslås. T.ex. prioriteras nu också att lärare ska följa sina elever i nästa kurs. Även mentorskap vägs nu in eftersom mentorskap nu kan knytas till klass (äntligen!).

Det allra bästa är att nu behöver inte den som tjänstefördelar längre markera varje fält och skriva in lärarsignaturerna, AI:n kan massfylla hela formuläret. På 235 millisekunder har Plan Digital föreslagit lärare för hela Teknikprogrammet för vår största kund, vilket är 35 tjänsterader. Gör AI:n rätt? Är varje lärare den bästa kandidaten? Svårt att säga, men systemet föreslår bara de lärare som med stor säkerhet är rätt, så om 70% kan göras på en sekund så sparar rektorn massor av tid.

Om du som rektor är riktigt snabb på huvudräkning. Du har koll på alla dina lärares legitimationer. Du har koll på vad lärarna har undervisat i historiskt och du har bra koll på exakt vilka grupper läraren hade under förra året, så att den kan följa sina grupper. Då kommer du antagligen bara tjänstefördela ganska mycket snabbare på grund av det här. Du som inte har allt det här i huvudet, du skulle utan Plan Digital antagligen lägga timmar på just det här – och ändå riskera att inte ta hänsyn till hela bilden.

AI tjänstefördelar blixtsnabb
AI tjänstefördelar hela teknikprogrammet på en kvarts sekund

Däremot kan ju inte allt automatiseras. Självklart är tjänstefördelningsarbetet en stor fråga, även om vi kan automatisera delar av det. Vilka grupper kan samläsa? Hur löser vi att Fysikläraren blev plötsligt långtidssjukskriven. Kan vi låna en lärare från grundskolan? Där kan vi inte automatisera mycket, däremot kan Plan Digital hjälpa dig med att hitta andra fysiklärare om t.ex. din grannkommun eller er närmsta högstadieskola också är vår kund.

Visa oss gärna om du har sett något liknande på annat håll, vi är säkra på att det här är innovation i stor grad! Är du nyfiken på en demonstration? Vi ordnar det, när som helst. Finns ni i närheten så besöker vi er inom kort!

Profilprodukterna gick åt

Vi har ju köpt in mössor, nyckelband, muggar och diverse annat smått som gick åt riktigt bra. Kul, vi är tacksamma att ni väljer att hjälpa till genom att använda våra prylar både privat och på jobbet.

Den överlägset mest populära produkten är ju våra muggar. Ja, den blev riktigt bra. Den har redan spridit sig även utanför våra kunder och finns bland andra som jobbar med digitalisering. Är det Sveriges enda mugg på digitaliseringstemat?

Jag tror varje deltagare tog en mugg. Oväntat populärt, men den är redan en favorit på flera håll!

Mugg med texten "Jag tar ansvar för vår digitalisering"
Mugg med texten ”Jag tar ansvar för vår digitalisering”