Vi lägger stor vikt vid att ge våra användare den bästa hjälpen, den här dagen gick det dock fortare än vi själva var beredda på. En ny funktion levererad på 19 minuter, är det rekord? 😃🏆
Vi gjorde en liten intervju med användaren Thomas Bergström där han berättar om sin upplevelse med vår support.
Berätta vad du jobbar med och hur du använder Plan Digital i jobbet?
Jag är Systemförvaltare och verksamhetsutvecklare på VBU och jag använder Plan Digital mycket och ofta, till exempel till förberedelse inför tjänstefördelning och inför schemaläggning.
När du hittade en funktion som du saknade i Plan Digital, kändes det naturligt att fråga efter den eller försökte du hitta något eget sätt att jobba runt det hela?
Jag är van vid Plan Digitals supporttjänst och har alltid blivit bemött positivt och att de vill hjälpa en med det man efterfrågar. Om det finns en lösning så löser de det, så det kändes naturligt att fråga även om detta.
Vad hände när du kontaktade supporten?
Jag skrev och förklarade att jag ville exportera ett visst material som en rapport och frågade om det var möjligt. Jag fick ett väldigt snabbt svar i stil med “Den rapporten finns inte, vill du ha den?” Jag svarade att jag gärna ville det och 19 minuter efter att jag skickade in och ställde första frågan så kunde jag exportera rapporten. Fantastiskt bra!
Du sa att du var van vid att använda dig av supporten, upplever du att det brukar gå fort att få hjälp?
Det är alltid en trevlig och snabb support, om det är något jag behöver så löser de det. Så jag trodde de skulle lösa det nu också, men kanske inte på bara 19 minuter.
Ett exempel från tidigare är att vår skola ville kunna arbeta med tidsenheten ”timmar per vecka” i Plan Digital, det hade de aldrig hört om innan. Gymnasieskolor jobbar normalt med timmar per termin och grundskolor med minuter i veckan, men vi ville testa en annan väg. Den funktionen finns sedan dess och upprätthålls löpande, trots att vi kanske är ensamma i Sverige om att använda den. Vi tycker det är toppen att det alternativet finns!
Är du van vid att det går så här fort när du kontaktar andra leverantörer för att du behöver en ny funktion eller liknande?
Nej, inte alls såhär fort. Är det något brådskande som de ger hög prioritet kan det ta kanske en timme att få ett första svar. Är det inte hög prioritet så kan ett svar komma inom en vecka. Så det är underbart att ha att göra med Plan Digitals support.
Emilia har tagit sig an att förnya utseendet på Plan Digitals support, resultatet ser ni här på huvudbilden. Visst blev det ett lyft?
Emilia, vad har du jobbat med idag?
Jo, jag och mina kollegor hade bestämt att vi skulle lägga till en del interna vyer och funktioner för supportärenden så jag kände att det var hög tid att ge hela tjänsten ett visuellt lyft och ett bättre gränssnitt.
Såhär såg supporten ut före Emilia förnyade den.
Jag ville i den nya versionen fokusera på ett tydligare och visuellt trevligare flöde när våra kunder skickar in supportärenden. Den nya vyn är givetvis också mobilanpassad, så det är enkelt att få hjälp oavsett enhet.
Designen återanvänder mycket vi sett på andra platser i vårt verktyg och behåller samma struktur och upplägg som tidigare – fast med ett nytt utseende. Framöver kommer även vyn där kunderna följer upp sina ärenden att uppdateras, samt interna vyer för oss inom företaget.
Jag tycker att detta var ett bra första steg och hoppas att ändringarna uppskattas!
Vi är laddade för support, men ni verkar inte behöva oss. Istället har vi passat på att bygga nya generationer av samtliga våra verktyg, samtidigt som vi bjuder in alla kunder till två träffar i maj.
Vi har ju varit beredda på att veckorna från sportlov till påsklov skulle vara intensiva, men det har varit hur lugnt som helst, med 0-2 ärenden om dagen. Alltså kan vi inte direkt känna av att vi jobbar med minst 10 ggr fler skolor i år än året innan.
Vi har ju under vintern byggt vårt eget supportverktyg, som är integrerat i våra tjänster.
Detta verktyg har mestadels fungerat bra, men det har haft sina brister. Inom några dagar släpper vi version två av detta, som gör det ännu enklare för oss att hjälpa. För dig blir det ingen större skillnad, förutom att du kan klistra in bilder (t.ex. skärmdumpar) i själva meddelandetexten. Det blir ett litet lyft. I bakgrunden får vi bättre koll på dig och dina tidigare ärenden och sånt som behövs för att vi ska bilda oss en optimal bild av din situation.
Hur som helst, det ska bli spännande för oss att få lansera det nya verktyget, så vi hoppas väl att det blir några supportärenden framöver. 🙂
Rektorerna har slutat jobba
Att det är så lugnt i supporten betyder att våra rektorer inte jobbar, eller att våra gränssnitt helt enkelt är ganska lätta att arbeta i. Eller är det våra videoinstruktioner som gör jobbet åt oss? Vi vet inte och kanske kommer vi göra en analys på det senare, men vi ser faktiskt att skolornas planering rullar framåt och vi har stämt av läget där det ser ut att bli mindre framsteg. Vi bokar gärna in extra träffar med våra nya skolor så att ni får en bra start. Hör av er!
Ett flertal nya skolor är på plats
Vi har besökt skolor både norrut och söderut, båda gångerna på era initiativ, inte våra. Det brukar båda gott och bara ett par veckor senare så är samtliga installerade och igång med arbetet. Således har vi expanderat inom både nya kommuner och befintliga, vilket vi så klart är tacksamma för. Både grundskolor och gymnasieskolor har startats upp under senare veckor och det ska bli spännande att lära oss mer om era verksamheter. T.ex. har vi fått stifta bekantskap med ett schemaprogram som vi tidigare inte jobbat med, vilket alltid är spännande.
Vi har också skapat ett par fantastiska gränssnitt
Även om vi är fantastiskt stolta över vad vi har lyckats skapa kring Plan Digital, så har vi också fått en återkommande förfrågan som er. Flertalet av våra kunder har önskat andra typer av överblick än vad vi har lyckats skapa. Ett exempel är att titta på många lärare samtidigt med en lagom mängd tillhörande information.
Vi har nu lanserat två helt nya sätt att titta på tjänstefördelningen och ett tredje är på ritbordet. Alltså nya perspektiv och vinklar av all data som redan finns. Vi visade skisser på dessa för ett tiotal rektorer här om halvåret och några av dem föreslog den ena nya vyn och suckade åt den andra, några andra rektorer uppfattade det precis tvärt om. Så jag tror att ni kan välja den modell ni föredrar och så får ni undvika de perspektiv som inte linjerar bra med era behov. Det handlar mycket om hur skolan ser ut.
”Det har mottagits väl och jag tror absolut att det är rätt väg att gå vidare på”
En skolchef berättar om rektorernas feedback om nya vyerna
Detta är lanserat till en del skolor på test, så får vi se vad det ger. Vi har ställt in oss på en massa jubel och tårta, men än så länge är det bara den något svalare kommentaren ovan som har kommit in. 🙂
Gamla hundar ska lära sig att sitta och rulla runt
Ni som varit med i 5 år ska få lära er nyheterna
Vi har bjudit in till två olika kurser i maj, den ena riktas till gamla rävar som varit med sedan Plan Digitals födelse och kanske har missat nyheter. Vi har sett flera exempel på skolor som faktiskt inte använder några av våra bästa funktioner, just för att de inte fanns när de lärde sig Plan Digital från början. Det vill vi så klart ändra på.
Helt vanlig introduktionskurs för nya kollegor
Den andra kursen är en klassisk introduktionskurs för nya användare. Vi går igenom lite av allt, så oavsett om du är förvaltningschef eller programansvarig så kommer du få lite av det mesta. Vi kommer i den här kursen räkna med att ni redan har Plan Digital etablerat i er verksamhet, så ni som behöver hjälp som helt nya kunder och ska göra rätt konfiguration, ni får boka in en individuell kurs där vi hjälper bara er.
Vi ska ha skickat ut inbjudan till alla skolor, men om du saknar din inbjudan så vet du var vi finns.
Den här gången är båda kurserna på distans, men vi kanske tar en fysisk träff igen i höst, vi får se!
Nyheterna visas på träffarna
Oavsett vilken träff ni går på så kommer vi visa nyheterna. Alla ni som kommit igång under senaste månaden har nog sett allt.
Vi fortsätter att prestera och känner att hårt arbete ger utdelning. Vi sliter vidare varje dag och det känns som
att det mesta blir lite bättre hela tiden. Samtidigt som vi registrerat rejält med skolor så har vi ändå lyckats med en hel del nyutveckling.
Över 100 skolor använder våra tjänster
Det känns ganska overkligt att det här lilla företaget har fått förtroendet av så många skolor och kommuner att hantera deras planering. Plan Digital har ju alltid varit ett seriöst hanterat projekt under de snart 11 år det har byggts, men det har ändå på papperet varit en bisyssla under nästan alla år. Vi fortsätter att jobba, på samma sätt som förut (kanske lite mer strukturerat) och gör helt enkelt det som vi tror skapar värde. Vad gjorde vi i helgen? Jo, vi visste att 22 grundskolor skulle komma igång med sitt arbete i Plan Digital på måndagen och det var ett litet gränssnitt som vi inte var riktigt nöjda med. Det var inga stora fel på det, men det var lätt att tänka fel och vi har sett flera skriva in fel siffror under tidigare veckor. Varför inte lägga en halvdag i helgen för att spara tid till 20+ rektorer som redan är stressade till max? Det var inget tvång, vi kände att det var rätt sak att göra. För oss är det exempelvis självklart att lägga en timme extra om vi tror att det sparar 3 timmar i andra änden. Det här har redan sparat tid för många och vi fick tackmail första dagen av personer som jobbat med både nya och gamla gränssnittet. 🙂
Vi har byggt två tjänster till
Vi har ju vår friskvårdstjänst som vi byggt under stora delar av förra året, som fortfarande finputsas och förbättras i omgångar för att helt enkelt bli lite bättre. Vi återkommer om den senare, precis som vi sagt några gånger förr.
Förutom den så har vi helt enkelt blivit så ”stora” att vi måste ha en strukturerad supportverksamhet. Förr skötte vi supporten genom att kunderna helt enkelt hade Tobias kontaktuppgifter och hörde av sig när det behövdes. Vi har växt ur det tankesättet och har nu utvecklat ett eget ärendehanteringssystem. Varför köpa ett färdigt när man kan uppfinna hjulet på nytt? Vi älskar att uppfinna hjul på nytt, för att få det att rulla extra bra i vårt ekosystem.
Vi kan dra ett exempel som varje dag syns hos våra kunder: Kunden behöver inte berätta vem den är när den kontaktar oss i supporten. Vi automatiserar detta genom att avläsa kundens befintliga inloggning i våra tjänster. Vi har till och med från några dagar tillbaka lyckats skapa automatiska supportärenden som kunden inte ens behöver skapa, eftersom vår automatik känner till när det går fel, i alla fall när det går riktigt fel. Den här tekniken har vi använt i 10 år, men nu har vi knutit in det i supporten med riktiga supportärenden och riktiga ärendenummer, som går att följa upp.
Tre år på en vecka, varje vecka
Om vi tar en godtycklig vecka under senaste kvartalet så har vi installerat lika många skolor som vi gjorde under våra tre första år från lansering. Låter inte det en aning galet? Man får nypa sig lite i armen…
Vi har förberett oss väl och vi har ingen särskild växtvärk. Vi har haft rätt kompetenser och rätt driv för att simulera och testa framtida belastningar. Redan i juni så simulerade vi år 2031 för att se om vår teknik håller och hittills klarar vi oss bra. Men vi är också fullt medvetna om att den mest intensiva perioden inte är här än, så det är först i april vi kan slå oss för bröstet, om det nu är vad vi vill göra. Det är därför vi har tagit fram supportverktyget, men vi har också tagit krafttag kring att utöka vår wiki, samt att vi producerat ett antal videoinstruktioner där vi går igenom alla olika moment.
Ny version till alla runt hörnet
På grund av nya supporttjänsten och lite annat kul vi bygger så är det nödvändigt att ni alla får nya versioner. En del av innehållet är tekniska detaljer under huven som du inte kommer se, men det är också synliga förändringar såsom buggfixar, förfinade gränssnitt och lite uppdaterade kurskoder för gymnasiet, bland mycket annat.
Ni får se i uppdateringsloggen, vilken vecka som helst.
Vi gillar era idéer
Som vi alltid berättar för våra användare så är Plan Digital ingen färdig produkt och ska inte bli. Vi lyssnar på era idéer och vill fortsätta skapa mästerverk utifrån dem. På grund av er så blir vi lite bättre och lite snyggare. 🙂 Som tack så får ni lite bättre tjänster, får lite bättre spenderad tid på jobbet och blir lite lyckligare. Win-win!
Så hör av dig om du har bra idéer eller om du bara tycker att något vi har skapat inte är riktigt så bra som det borde vara. Vi växer av feedback och är så prestigelösa vi bara kan vara!
Tack för nu och tack för förtroendet
/ Plan Digital-gänget som precis här skriver sekretessavtal för spännande framtidsprojekt.
