Två kommuner uppstartade i veckan

Under veckan har vi spenderat två dagar ute hos kunder för att rulla igång den nya verksamheten inför att deras tjänstefördelningsperioder är runt hörnet.

Vi har också en ny anställd.

Under fredagen besökte vi Martin Koch-gymnasiet i Hedemora där vi träffade skolledare från både gymnasiet och grundskolan. Syftet med träffen var att ge en uppstartskurs för att rulla igång rektorerna i både testmiljön och den skarpa produktionsmiljön

Den andra kommunen får vi enligt avtal inte skriva offentligt om, men det är vår största kund, som också håller på att starta igång. Vi kommer nog nämna dem mer framöver.

Men vem är det på bilden?

Jesper Sundin

Vi är glada att presentera våran nya medarbetare hos oss på Plan Digital – Jesper Sundin.

”Jag är väldigt ödmjuk inför denna chans och tror att Plan Digital kan gå väldigt långt och jag är glad att jag får möjlighet att vara med på denna resa!”

Jesper började hos oss under slutet av 2019 och har vid det är laget redan träffat sju av kommunerna vi arbetar med, så flera av er känner redan honom. Han har bland mycket annat försökt att lösa ett flertal av skolans utmaningar, kanske framförallt tillsammans med IM-rektorer.

Jesper är gymnasieingenjör sedan tidigare och har förutom Plan Digital, andra uppdrag inom skolvärlden. Med tanke på Jespers trevliga personlighet och breda kompetens så kommer han att ha ett antal olika funktioner. Allt från att hjälpa kunder till att vara med och programmera nya funktioner.

”Det är jättekul att jobba på Plan Digital. Det är en kul arbetsplats med väldigt varierande uppgifter från dag till dag vilket passar mig utmärkt! Jag älskar också hela processen där jag får vara med att påverka ända från första kontakt, till underskrivet avtal och vidare till att sitta tillsammans med kunden och ta fram nya funktioner för kommande terminer.”

”På fritiden är det att umgås med mina vänner, flickvän och spela tok för mycket golf är det som står högst upp på intresselistan. Utöver det så älskar jag allt inom it, vilket innefattar allt ifrån utveckla produkter till att skruva på datorer!”

Vi på Plan Digital är extremt nöjda med rekryteringen. Han är inte bara ett bra tillskott med sina goda ambitioner, han tycker nämligen också att VR som friskvård i samband med förmiddagsfikat är en självklar del av arbetet. Förmiddagskaffe utan Beat Saber är naturligtvis oacceptabelt.

Jesper är stöpt i Plan Digitals form

Ja, alltså, är planerad via våra timplaner.

Vi har under rekryteringen inte tittat på Jespers betyg. Dock vet vi att hans tre gymnasieår samt det fjärde i gymnasieingenjörsutbildningen alla är planerade genom Plan Digital. Således har vi redan från början gjort vad vi kan för att försäkra Jesper om att han ska få en bra utbildning. Och bra blev det, kanske inte så mycket tack vare oss, men vi tar absolut åt oss äran för att Jesper blev så klok. Denna studieväg är dock inte ett kvalifikationskrav för framtida rekryteringar, men vi tycker att det är kul att Jespers timplaner finns kvar i systemet, som inte allt för sällan används som exempel i demonstrationer.

Vi välkomnar Jesper till företaget och hoppas på ett långt och framgångsrikt samarbete!

Hedemora planerar på bred front

Under senhösten har vi rullat igång Mora, Älvdalen och Orsa. Nu går Hedemora samma väg och planerar sin totala skolverksamhet från F till vux tillsammans med oss.

Vi bygger fortfarande funktionalitet till Mora

Under hösten har vi ju arbetat med Moras stora satsning på F-vux. Tillsammans med Mora har verktygen utformats för att passa deras verksamhet. Här har vi sett flera utmaningar. Den största utmaningen har varit att Plan Digital tidigare inte har använts hos grundskolan, vilket innebär att vissa delar har behövt anpassning. Men nu har vi tillsammans med Mora byggt vidare på alla verktyg och gränssnitt, framförallt bland timplaner för att hantera grundskolans behov.

Det har varit vissa anpassningar för gymnasieskolan också, men de får vi orsak att återkomma mer till i ett annat inlägg. Vi jobbar vidare, för Plan Digital ska vara styrt av användarna och vi anpassar oss så mycket vi kan efter kundernas önskemål. Nu har vi ju fått ett nytt tillskott av skarpa hjärnor bland avtalskommunerna också.

Hedemora kör F-vux genom Plan Digital

Mora har visat att Plan Digital fungerar för grundskolan och de 10 andra kommunerna har under flera års tid har gått i god för det här arbetssättet förbättrar gymnasiet, IM och vuxenutbildningen. Detta har resulterat i att Hedemora nu har tagit steget att planera verksamheten med hjälp av våra verktyg.

Hedemora har 9 skolor och LIU

Hedemora som är vår mest östra kommun har 8 kommunala grundskolor och en gymnasieskola. Martin Koch-gymnasiet har precis som flera av våra andra kommuner också idrottsutbildningar. Som LIU erbjuder de både innebandy och ishockey som kan kombineras med i princip alla gymnasieprogram.

Vi välkomnar Hedemora och ser fram emot att köra igång er verksamhet i början av 2020!

Grundskolan växer fram

Det kommer nya versioner varje vecka för de senast tillkomna kunderna. Det mesta handlar om grundskolefunktioner, men vi breddar möjligheterna för alla.

Vi är dåliga på att uppdatera bloggen, men vi är väldigt bra på att uppdatera Plan Digital. Just nu läggs den största delen av tiden på att rulla igång allt som behövs hos våra nya kollegor i Mora, Orsa och Älvdalen. Det är funktionalitet till gymnasiet, men framförallt till grundskolan.

Hur flexibelt Plan Digital än uppfattas som, så uppstår ändå situationer där nytillkomna skolor har arbetssätt som Plan Digital inte lirar riktigt bra med. Således har det tillkommit ett par, tre fält i databasen inklusive ett antal inställningar i kontrollpanelen. Vi nöjer oss inte med annat än att det ska fungera friktionsfritt.

Detta är inget som ska påverka befintliga kunder, annat än att ni kommer att få fler möjligheter att byta arbetssätt, om ni skulle vilja.

Exempel på nya funktioner

  1. Timplaner och klasser kan döpas och hanteras utifrån elevernas födelseår (istället för studiernas startår)
  2. Lärarsignaturer kan vara blandade gemener och versaler (detta innebär också att ABc och ABC kan tillåtas vara olika individer)
  3. Timplaner och tjänstefördelning kan hanteras och kvalitetssäkras utifrån minuter per vecka.

I stora drag handlar det om anpassningar som grundskolan vill ha, men alla kunder kan använda dem. Hör av er om ni vill veta mer.

Som alltid – alla funktioner blir tillgängliga för alla

Alla kunder får alla funktioner utan extra kostnad. Det är bara att säga till om ni vill ha hjälp att komma igång med dem.

Välkommen Mora, Orsa och Älvdalen

Mora, Orsa och Älvdalen kör igång omedelbart. Dessutom planeras den totala verksamheten, från F till vux.

Eventuellt finns snart en ny kollega också.

Jättesatsning: F-vux igång om två veckor

Vi har precis skrivit avtal med Mora, som är i gymnasieförbund med Orsa och Älvdalen. Förutom att det är fantastiskt med tre nya kommuner så är det extra trevligt att de har valt att använda Plan Digital för den totala skolverksamheten, från F till vux. Det här tycker vi är synnerligen utvecklande eftersom de är först ut med den här typen av helhetsgrepp.

Inte så konstigt att Mora är proffs på innebandy, skidor och hockey

Mora gymnasium är en framgångsrik gymnasieskola inom flera områden. Det som kanske är det tydligaste utifrån är den breda satsningen inom idrott. Det finns ett flertal lokala och nationella idrottsutbildningar (NIU + LIU) samt flera Riksidrottsgymnasieprogram (RIG). Att Mora är betydande på Sverigekartan inom innebandy, hockey och skidåkning blir genast synnerligen logiskt.

Först ut med denna typ av helhetsgrepp

Kundens kanske största argument till att planera hela skolverksamheten i Plan Digital är överblicken, att skolförvaltningen kan se alla skolor och all personal samtidigt samt att de får skarpa verktyg för att hantera planering av personal som rör sig mellan skolor.

En konsekvens av överblicken, som kunden också tydligt har reagerat positivt kring är ekonomifunktionerna. Bland annat presenterar Plan Digital lärarkostnaderna på en bra detaljnivå som är lätt att arbeta vidare med i Excel, för den som behöver. Kunden har lärare som jobbar åt flera grundskolor, vilket gör det manuella arbetet omständligt för att räkna ut hur mycket lärarkostnader en skola har, eftersom vissa lärare inte tillhör skolans ordinarie verksamhet.

Vi tycker att det är spännande och superkul med den här satsningen, men den ställer höga krav på utveckling av systemet. Två andra kommuner har testat och hjälpt oss med att ta fram tankesätt för grundskolan, men här tänker vi helt annorlunda, på tvären! Tänk dig att du tar en Excelfil och lägger den på sidan. Kolumner blir rader och rader blir kolumner. Ungefär så gör vi för grundskolan, vilket vi tror kommer ge ett bra utfall, men först måste vi programmera i en vecka. Vi återkommer med detaljer en annan dag.

Vi bygger lösningen tillsammans med grundskolan, vilket är angenämt för båda parter. Vi som leverantör är ödmjuka inför att vi inte vet hur man bäst arbetar med Plan Digital i grundskolan. Grundskolan är också ödmjuka inför att de inte riktigt vet hur de helst vill jobba eftersom detta möjliggör helt nya arbetssätt. Därför bygger vi systemet ihop, vilket gör att Mora i stor mån får skräddarsy verktygen efter sina önskemål, utan att det kostar något extra. Vi tror att det här är bra för alla, eftersom verktyget utformas av dem som kan verksamheten bäst.

Vi har intervjuat två potentiella kollegor

Vi är i slutförhandlingarna med ytterligare en kommun och vi har lovat dem att när (inte om!) de och Mora har skrivit avtal med oss, så kommer vi att rekrytera en ytterligare medarbetare till Plan Digital. Två personer som båda tycks vara strålande tillskott är kontaktade, men vi har inte valt väg än. Förhoppningen är att välja båda, men att dela upp det i två steg. Att vi som leverantör växer är bra för alla kunder, eftersom vi blir fler som utvecklar systemet och fler som kan ge support. Det kanske bästa är att ytterligare en hjärna dyker bidrar med nya fräscha idéer.

Högst efterlängtat, på alla sätt.

Årets kundträff i Borlänge blev fullsatt

Idag har den årliga kundträffen ägt rum. Även denna gången i Galaxen.

Fyra kommuner på plats

Förutom befintliga kunder, de flesta från Borlänge och Rättvik så gästades vi också av några nyfikna från ytterligare en Dalakommun, som jämför olika alternativ inför framtida upphandlingar. Vi välkomnar alla eftersom detta egentligen inte bara är en kundträff, utan informationsträff och grundkurs för alla som är intresserade av vad Plan Digital och dess arbetssätt erbjuder.

Vi började med grundkurs

Precis som förra året började vi med en timmes grundkurs där vi går igenom de absoluta grunderna för nytillkomna och blivande användare. Även den som har arbetat med systemet i några år har ofta något att lära sig, eftersom verktyg och gränssnitt förbättras då och då. Vi tittade på hela arbetsflödet, där vi börjar med att skapa timplaner, kika på tjänstefördelning, all automatik och slutligen rapporter och exporter.

Fika med mingel

Förra året fick vi lite feedback om att det önskades mer tid för alla skolor och kommuner att kika på varandras lösningar. Därför tog vi den här gången en lång fika & kika-paus där alla fick chansen att prata med varandra, vilket förhoppningsvis var värdefullt. Inte minst för våra gäster som inte använder Plan Digital (än?), som fick chansen att se hur de olika kommunerna jobbar och hur det fungerar med support, service och annat praktiskt.

Eftersom kursledaren och Plan Digitals skapare Tobias har fika som ett av sina stora glädjeämnen i livet så tas fikat på största allvar där Plan Digital-profilerade bakelser är ett nödvändigt inslag.

Tack för er feedback inför nyutvecklingen

På grund av längre mingel blev det en kortare fördjupning, men vi kikade på schemaexport, kommande funktioner och diskuterade idéer inför framtida verktyg. Det var både högt och lågt och några av våra idéer togs emot med längtan och andra med svalare reaktioner. Det är svårt på förhand att veta vilka idéer som är bra och vi är tacksamma för att få chansen att bolla dem med er.

Det kom också in en mycket intressant utvecklingsidé som aldrig tidigare förts på tal. Så kan det bli när rektorer från Ludvika och Borlänge träffas och slår sina kloka huvuden ihop.

Imorgon blir det en liknande kurs igen, men på annan ort. Du kommer få höra om det också.

Kurser och nya versioner i veckan

Kurs på torsdag och fredag

På torsdag är det höstens kurs i Borlänge där det kommer deltagare från Ludvika, Smedjebacken, Borlänge, Rättvik och Mora.

Just nu håller vi på att förbereda det sista och se till att deltagarlistor o.s.v. stämmer. Det finns några platser kvar och det går absolut att panik-anmäla någon ytterligare, men vi är rätt nöjda med nuvarande antal.

På fredag kör vi en repris på kursen, men hos NVU där närmare 20 personer inom, antagligen, alla Plan Digitals roller deltar.

Ny version på gång

Det är också en ny version på gång, men det dröjer nog några veckor innan den når ut till allmänheten. Just nu är det NVU som kommer att få känna på versionen först och när vi är nöjda med hur allt fungerar så rullar den ut till resten.

Det är trevligt att jobba från soffan, men när hunden somnar med hakan i ens famn och med en tass på tangentbordet så får man ta en paus och njuta lite.

Vi ses på torsdag!

Tre nya kommuner och nytt AB (igen?)

Måndagen var en bra dag. Nytt aktiebolag och tre nya kommuner! Vår Dala-karta har växt ut över Västmanland.

Plan Digital handlar om att skapa ordning, därför ser vi om vårt eget hus

Måndagen var en fin dag för Plan Digital. För några veckor sedan tog moderbolaget, Deserve it AB form och igår blev Plan Digital Sverige AB registrerat. Tidigare har Plan Digital varit en del av en enskild firma, vilket var hållbart i början, men inte längre.

Denna omorganisation har en liten, eller ingen betydelse alls för er kunder, men för oss blir det tydligare, säkrare och en mer renodlad verksamhet. Vi har flera tjänster inom programmering och flera tjänster mot skolor och nu får Plan Digital hållas separat, vilket blir bättre för alla!

Vi välkomnar Norra Västmanlands Utbildningsförbund, NVU

Norra Västmanlands Utbildningsförbund, NVU, bildades 1997 av Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg och är ett av de äldsta i landet. Förutom vuxenutbildning och gymnasiesärskolan har de 11 nationella gymnasieprogram.

Wakeboard och vattenskidor

Skolans flaggskepp är nog ändå deras riksidrottsgymnasium (RIG) inom wakeboard- och vattenskidåkning. Dessa aktiviteter äger rum synligt från riksvägen där många av oss har passerat flera gånger när vi åkt västerut från Fagersta, t.ex. mot Smedjebacken där Plan Digitals verksamhet finns.

Första kommunen utanför Dalarna ❤, extra kul!

Vi har ju valt att expandera ansvarsfullt och försiktigt, med ca tre skolor per år. Vi siktar på att sprida oss som ett litet gulligt strukturvirus, från kommun till grannkommun. Det är uppenbart att skolledare och schemaläggare pratar med kollegorna i grannkommunerna, för det är på den vägen Plan Digital sprider sig. Nu har vi växt ut ur Dalarna och välkomnats av Västmanlands nordvästra delar. Extra kul, nu får vi byta dialekt i våra gränssnitt!

Dock, om du representerar en kommun 50 mil bort så kan vi absolut hjälpa er, det har bara inte slumpat sig så hittills. Hör av er så får ni en visning! Vi har investerat i en elbil, så nu skäms vi inte över våra långresor!

Det finns platser kvar till kursen om två veckor

Under några dagar var kursen helt fylld, men sedan har två skolor bett om att få en egen kurs, lokalt i sin egen verksamhet. Detta medför att t.ex. NVU fyller en hel kurs själva, men hos dem på plats i Fagersta. Detta är både bra och dåligt. Det är bra för miljön och skolans personal som inte behöver resa så långt. Å andra sidan är det synd för kursdeltagarna som inte får chansen att träffa alla andra skolor och lära sig av deras erfarenheter. Å ena sidan, igen, så möjliggör det att skapa plats för just dig.

Således finns det ungefär 10 platser kvar. Det är gratis och vi bjuder på gofika, mingel och massor av kunskap.

Kursen är den 12:e september i Borlänge och här finns din inbjudan!

https://kurs.plandigital.se/inbjudan2019.pdf

Ny kurs om en månad och nytt bolag

Efter att ha varit en lugn period i ett par månader är vi nu på gång inför höstens kurs den 12:e september.

Välkommen till kurs!

Det är dags för kurs.

Länk till inbjudan

Torsdagen den 12:e september kör vi en favorit i repris, vilket i stora drag är lika som förra årets kurs, men med mer tid för er att titta på varandras lösningar, vilket är något ni bad om i utvärderingen.

Kursen är precis som förra året i Galaxen och alla nuvarande och potentiellt framtida användare är välkomna att delta. Det finns inga kostnader iblandande (annat än er resa till Borlänge) och alla är välkomna. Dock har vi begränsat antal platser, så det är bra att du bokar in dig tidigt. Det är fyra kommuner som pratar om att komma igång under hösten, så det kanske är många som väljer att delta. Däremot har vi lovat flera av kommunerna att vi kommer till er och gör ytterligare dragningar, så om ni inte lyckas komma loss, eller få en plats, så ordnar det sig en annan gång under hösten.

Nytt bolag

Vi håller på att justera lite i organisationen kring Plan Digital, som nu flyttar ut i ett eget AB. Detta har ingen praktiskt betydelser för er, men det är ett sätt för oss att hålla isär olika verksamheter. Eventuellt kommer vi att förändra något PUB-avtal till nya bolaget, men det löser vi smidigt efter hand mellan oss och era personuppgiftsansvariga.

Vi ses i september och vi önskar er en fortsatt härlig sommar!

Kommer fem kommuner igång i sommar?

Under förra veckan träffade vi en kommun som vi länge har hoppats på att få göra en visning för. Nu en vecka efter visningen har de signalerat intresse och gått vidare till nästa fas i förhandlingarna där vi kikar på konkreta behov, användningsområden och offert.

Vid sidan av detta har även ett utbildningsförbund bestående av flera kommuner muntligt tackat ja till offert och således är det bara två steg kvar; att skriva avtal och att komma igång med inställningar och timplaner. Vi räknar med att hinna med allt det här innan midsommar.

Vi ska träffa ytterligare en kommun innan veckan är över och i början av nästa vecka ska vi försöka att komma vidare med vår pilot hos grundskolan.

Vi återkommer när vi har skrivit avtal eller nått andra framsteg.

Nästan hälften av Dalarna har valt Plan Digital

40% av Dalarnas gymnasieelever planeras genom Plan Digital.
100% av kommunerna som har sett Plan Digital har valt att använda det. Om det håller i sig så är vi uppe i 70% av Dalarna redan inom ett år.

Dalarna, där vi verkar, har drygt 287 000 invånare i sina 15 kommuner. Vi har samarbeten med fem av dessa kommuner, vilka från norr till söder är Rättvik, Leksand, Borlänge, Ludvika och Smedjebacken.

Angränsande till några av dessa kommuner har vi också Gagnef och Säter, som båda saknar gymnasieskolor och således har sina gymnasieungdomar i sina angränsande kommuner. Enligt vårt sätt att räkna så har vi antagit att eleverna är jämnt fördelade över grannkommunerna och således räknar vi med att ett stort antal av dessa elever rör sig i verksamheter som planeras genom Plan Digital.

Ett exempel är att Gagnef angränsar till Ludvika, Borlänge, Leksand och Vansbro. 75% av eleverna tillhör kommuner som planerar med Plan Digital och 25% är rimligtvis i Vansbro. Dessutom gör vi den procentuella uträkningen utifrån kommunernas hela befolkningsmängd, utan att ta hänsyn till vilka som är i gymnasieåldern. Detta är knappast en vetenskaplig metod, men borde ge en bra fingervisning och felar förhoppningsvis inte med mer än några få procentenheter.

En tredjedel av kommunerna, men nästan hälften av eleverna

När vi räknar på kommunernas hela befolkningsmängd (oavsett ålder) så täcker Plan Digital 132 000 personer och saknar 155 000. Om vi tittar på kartan ser det ut om att en större del saknas, men några av de saknade kommunerna är klart mer glesbefolkade än de vi arbetar med idag. Älvdalen är t.ex. störst till ytan men har bara hälften så många invånare som Leksand.

Vi har länets andra och tredje mest befolkade kommuner (Borlänge och Ludvika), vilket väger tungt. Falun är länets största kommun och vår största motvikt på minussidan i Plan Digitals statistik.

Dalarnas kommuner
Dalarnas kommuner

Med hänsyn till gårdagens inlägg här på bloggen så kan statistiken bli bättre redan i år. Vi kanske passerar 70% i höst? Vi får se, vi tar inte ut något i förskott och vi vill växa med förnuft. Precis som undervisningen har eleven i fokus så har vi användarna i fokus, vilket främst är rektorer och schemaläggare. Detta ska gå i ett behagligt tempo där samtliga parter och användare ska känna sig stärkta i sina metoder.

Nästan alla kommuner har erbjudits en visning, en träffar vi på tisdag och ytterligare två träffas innan maj är över. Några andra avvaktar att ge besked efter tidigare visningar. Alla kommuner som har sett Plan Digital har valt att börja använda det, vi har fortfarande 0% avböjda erbjudanden. Det är vi stolta över!

Gymnasiet har störst vinster, vilket är tydligt

Men det här är ju bara gymnasiet. Vår grundskoletäckning är i praktiken noll, men vi kommer framöver erbjuda fler visningar för grundskolan och vi ska träffa vår pilot under maj igen. Orsaken till att vi kommunicerar så gymnasieorienterat är att deras verksamheter i regel är mer komplexa och behöver mer strukturerat stöd. Några exempel på gymnasiets utmaningar, utöver den generella skolverksamheten är:

  1. Program (och därmed timplaner) med flertalet inriktningar och vidare förgreningar (vissa grundskolor har också valbara paket, men inte i samma utsträckning)
  2. Större utbud av fristående valbara kurser (t.ex. i-val och språk) med enhetsövergripande undervisning (satellit-lärare med mera)
  3. Samläsningar mellan olika klasser och rektorer
  4. Behov av ekonomiska sammanställningar för t.ex. interndebitering mellan program, där t.ex. en samläst grupp bekostas av två olika program samtidigt.

Dessa är några av de områden där Plan Digital avhjälper genom att kvalitetssäkra, beräkna och sammanställa uppgifterna på ett sätt som skolornas personal förstår. Även om grundskolan ibland har delar av dessa utmaningar så är de i regel mildare än gymnasiets situationer.

Visning för fler grundskolor i höst

Det är fortfarande bara en grundskola som fått en visning sedan Plan Digital lanserades. De kommer få vara exklusiv pilot så länge en stund till, men vi gissar på att fler högstadieskolor ska få en visning i höst. Vi välkomnar att ni hör av er om ni vill ha visningar. Trots att vi älskar Dalarna så ser vi inga som helst hinder att jobba med andra delar av Sverige. Vi har bara låtit vår verksamhet växa naturligt utan (köpt) marknadsföring, vilket har resulterat i att vi sprids som ett fantastiskt litet strukturvirus, från ledningsgrupp till ledningsgrupp.

Vilken skola blir först i Skåne att använda Plan Digital? Vi ses!