Etikett: Tjänstefördelning

Vi jobbar med överblick!

Vi är ganska skickliga inom ett flertal områden. Vi påstår oss vara bra på t.ex. effektivitet, prestanda, driftsäkerhet och rätt många frågor inom skolplanering. Det vore kanske konstigt annars, eftersom vi fortfarande rör oss i Skolan varje vecka, allihop.

Men det finns några områden där vi har en del att jobba på – och det är vad vi gör just nu. Vi räknar med att ni känner hur mycket vi lyssnar på era önskemål!

Den har inte varit helt till belåtenhet

Ett antal skolledare har under åren undrat över var man ser överblicken, alltså resultat och sammanställningar som visar hur planeringen blev. Vi har väl i viss mån haft sådana, men inte på samma sätt som efterfrågat. I ”högerspalten” har vi alltid haft sammanställningar och den blev ju bättre här om året i samband med avtalsfunktionen. Men nu, nu har vi varvat upp ordentligt.

Fyra helt nya sätt att se på tjänstefördelning

Vi har byggt fyra helt nya vyer för att se sin lagda planering. Vi har byggt matrisen, visitkorten, tabellen och staplarna. Vi tror och hoppas att flera av dessa vyer är bekanta, men också något helt annat än vad du har arbetat med förut. Vi tror att vi har sammanställt automatik på ett sätt som är mer bekvämt än vad du trodde att du kunde hitta. Ring gärna VD Tobias ifall du kan opponerar dig mot vår tes (ja, vi kanske är lite skadade av skolans miljö för stunden). Hur som, vi demonstrerar gärna för dig allt vad du kan ta fram.

Vi vet ju inte om din skola har 10 lärare eller 200. Jo, det kanske vi vet, men vi måste vara flexibla. Vi jobbar med båda storleksordningarna och allt där emellan. För att kunna publicera en överblick som passar just er så måste vi tänka till och det tror vi att vi har gjort. Alla typer av sammanställningar passar inte alla, så vi gjorde 4 nya vyer som försöker vara varandras motsatser. Vill du se det på höjden? Eller bredden? Eller en konstig diagonal? Vill du fokusera på vad som är gjort? Vad som inte är gjort?

Åtminstone en av de nya vyerna borde passa dig helt perfekt. Annars ser vi fram emot att du berättar för oss hur din drömvy ser ut, så publicerar vi snart en femte variant. Vi är stolta över vår grund vi har byggt och vi är säkra på att vi kan ta fram fler vyer av det här slaget under sommaren och hösten, det är bara att vi har tömt oss på idéer nu.

Färgchock!

Om du inte missade det på ovanstående miniatyr så introducerar vi ett gäng färger, i alla fall som experiment. Det är standard sedan många år att t.ex. schemaprogram och annat färglägger olika ämnen i olika färger. Vi försöker oss in i den världen lite grann, utan att veta var vi ska landa. Just nu sätter vi färger på nästan allt. Vi började med att färglägga avtal för några år sedan vilket används någorlunda flitigt hos er. Kanske var det en inkörsport, för nu är vi gränsfall till missbrukare.

Dock – vill du inte ha färgerna så kan du stänga av dem. Vi har all respekt för att det för många kan bli för mycket.

Vi är skickliga tekniker och sämre grafiker

Ingen av oss kallar sig designer frivilligt, även om Mikaela är mycket längre åt det hållet än grabbarna i gänget. Vi är alla tekniker och älskar att diskutera struktur i koden, allt från smarta basklasser till skillnaden mellan i++ och ++i och annat som ni kunder inte bryr er om, annat än indirekt. Vi ser att de flesta tjänster runt omkring oss är snyggare än våra. Men det handlar inte bara om utseende, det handlar om tydlighet och att få användaren att klicka rätt på första försöket och att man förstår skillnad på olika funktioner utan att behöva fråga.

Vi är också pedagoger, men det räcker inte alltid

Förvisso är ju några av oss pedagoger och kan skapa pedagogiska gränssnitt, men det räcker inte med att vara pedagog för att ta fram en bra användarupplevelse, det krävs förståelse för hur ögat, vanor och människor i allmänhet fungerar. God design behöver ha beteendevetenskap och annat i åtanke, vilket är en bra bit utanför vårt kompetensområde.

Således lyssnar vi just nu särskilt på några av er kunder som har åsikter i dessa frågor och vi ser fram emot att på något sätt rekrytera eller blanda in mer UX-kompetens i vårt lag framöver. Vi tittar just nu på flera sådana möjligheter, och vi hoppas på att släcka de största bränderna under hösten och sedan får vi se vart det bär av.

Vi börjar få oändligt mycket tid igen

Vi har ju alla inblandning i skolverksamhet och det är Studenten om en vecka och Examen på högskolan runt hörnet som både har börjat och fortsätter ett tag till. Redovisningar, opponeringar och finputsar pågår, men det lugnar ned sig och flera betyg är redan registrerade. Det är nedförsbacke nu och vi tror att det i viss mån börjar kännas så för er rektorer också, även om det är en vecka till av högt tempo innan ni kan släppa taget helt.

Vi märker i alla fall att det är ganska lätt att boka möten med flera av er. Vi har under den här veckan lyckats boka in tre möten under nästa vecka med er skolchefer. Så enkelt var det inte i mars, det kan de flesta av er skriva under på.

Nyheter varannan vecka

Vi kommer skicka ut en ny version till alla kunder under närmsta dagarna. Det här blir den 14e versionen vi släpper i år, vilket är helt galet. Vi släppte 10 versioner under hela 2021 och vi är redan nästan 50% över under 2022. Det är inte alla kunder som hinner få alla versioner, ibland hoppar vi över några, men man kommer alltid ifatt. Får du inte veckans version så kommer nästa veckas om en vecka, så det enda är att du blir dubbelt så glad någon vecka senare.

Det känns magiskt att vi lyckas att skicka ut mer än två versioner i månaden, men vi vill ju hela tiden putsa på allt och göra det lite bättre. I nya versionen kommer ni bland annat att få de fyra nya vyerna för tjänstefördelning. Titta under menyn Export eller Special så kommer du hitta vad vi pratar om.

Vi verkar fortsätta att växa lite i sommar

Inget är helt klart än, men vår kundnöjdhet fortsätter att ge resultat. En kommun har en så pass nöjd grundskola att det har skapat ringar på vattnet hos ett par andra skolformer.

Vi behöver fortsätta vår tillväxtresa för att kunna blanda in ett par roller till, så vi är jätteglada för alla tips ni delar med er av. Tack och åter tack för allt ni gör, utan er är vi ingenting!

Supporttjänsten är förbättrad

Vi har också släppt nya versioner av supporttjänsten, minst två gånger under våren. Vi stödjer nu t.ex. att ni kan klistra in bilder i era ärenden, vilket gör det lättare för både oss och er att visa vad vi ser på våra skärmar. Vi nöjer oss inte där, vi tror att det kommer lanseras någon mer version under sommaren.

Vi jobbar också vidare på vår ej ännu publicerade tjänst, som vi återkommer om. Vår första pilotkund får en ny version vilken vecka som helst!

Det här är inte junis sista inlägg, men ändå

Det skadar inte att vara övertydliga kring att vi fortsätter att ha öppet precis hela året, så supporten kommer vara igång även under sommarlovet. Men vi får orsak att höras av mer vilken vecka som helst.

Version 8.6 och största supportberedskap

Precis innan rektorernas arbete är som mest intensivt så ser vi till att ni har en ny och fräsch version där vi har realiserat några av era drömmar.

Sportlov = tjänstefördelningslov

Sportlovsperioden är igång och i våra trakter har den varit under denna vecka. I vår bransch betyder det att rektorerna är mer eller mindre nedgrävda i tjänsteplaneringsfrågor, men eftersom alla anställda i Plan Digital rör oss i skolan så får vi faktiskt en vecka som är lugnare än vanligt, vilket också skapar mer utrymme för er.

Vi har nog haft våra värsta veckor

De senaste två veckorna har varit kanske våra mest intensiva hittills. Vi har haft fyra gånger fler möten och visningar än vad vi brukar ha, vilket har gjort att vi har lika mycket möten som vanligt folk. Vi har rätt få möten, eftersom vi brukar vara rätt bra på att faktiskt använda tiden till produktion.

Varför har det då sett ut såhär? Vi tror att det är många skolor som har taggat till inför tjänstefördelningen och vill se till att maximera chanserna att spara tid. Både befintliga kunder som har idéer om nya verktyg och nya kunder som precis kommit igång, eller som utvärderar inför framtiden. Det är också en del av våra nya skolor som har haft kom igång-kurser av olika slag inför den period som är runt hörnet med alla tjänstefördelningar.

Ny version är ute hos alla

Under dessa två veckor har vi också lyckats klämma ut en ny version till samtliga kunder. Vissa har inte fått nyheter sedan juli, vilket innebär att det har varit ett halvår av utveckling som vissa inte har fått ta del av. Alla skolor har fått utskick där vi har berättat om vad som tillkommit sedan sist, men vi listar ändå några av de största nedan.

Freja eID

Några av våra skolor har haft stöd för detta under någon månad, men nu är det på plats hos alla. Idén är ungefär samma som BankID, men Freja kan göra lite mer och det är en tjänst som vi absolut tror på för framtiden. Plan Digital använder Freja eID plus som säkerhetsnivå och vi kör det för alla som har åtkomst till våra tjänster, inklusive lärare.

Vad är Freja? Idén i grund och botten är samma som BankID, en 2-faktors-autentisering, ett sätt för dig att beskriva för webbplatser och appar vem du är. BankID är bara precis det. Freja är rätt mycket mer. Det är ställbart vilken information du lämnar ifrån dig, det finns olika säkerhetsnivåer samt att Freja också kan användas till att legitimera dig på många ställen IRL, plus covidbevis och en massa annat. Vi gillar det mesta vi har sett med Freja hittills och tror att de kan bli en storspelare på sikt.

Läs gärna vidare på https://frejaeid.com/

Bättre schemaexport

Schemaexporten är lite bättre och har fler inställningar och bättre valfrihet. Vi kommer snart också erbjuda export till ytterligare minst en schemaleverantör. Första testet har fungerat, men vi återkommer mer definitivt när vi har blivit bättre på detaljerna.

Fler trevliga vyer

Vi bygger fler samlingsvyer och bättra statistik av allt som systemet vet. Vi kommer aldrig försöka sälja på er några statistikmoduler på något sätt, utan säg till vad ni behöver, som systemet redan vet så ser vi till att sammanställa det som ni behöver. Det är precis vad vi nyss har gjort och vi låter alla ta del av det.

Ett flertal buggfixar

Vi har nog inte färre buggar än någon annan. För varje ny funktion vi bygger så finns det risk att vi skapar några nya fel. Ibland växer kopplingarna exponentiellt. Om vi bygger 1 ny funktion, men som knyts till 10 befintliga funktioner, då blir det i teorin 10 delar som kan börja trassla. Om allt vi bygger kopplas ihop med allt tidigare, då blir det mycket spännande som kan ske. Vi rättar till något litet nära på dagligen och en bunt åtgärder levererades i samband med denna uppdatering.

Vet ni vad det häftigaste av allt är? Vi nämnde ju tidigare vår automatiska supporttjänst. På grund av den så kan vi se vilka fel som är vanligast hos er och beta av det viktigaste först, utan att ni behöver höra av er. Ibland har vi till och med sett felen innan ni har det, eftersom vi i bästa fall känner av fel som inte ännu upplevs som fel. Det är oväntat kraftfullt.

Närmsta tiden är till er

Nu är det rätt luftigt i vår kalender och flera dagar är helt blanka, vilket innebär att vi har rejäla resurser avsatt för support, samtidigt som vi fortsätter med nyutveckling och andra förbättringar. Ni vet, vi har ju ingen särskild supportavdelning. Kanske kommer vi ha det framöver, men supporten sköts av oss som utvecklar och det innebär att ni kommer rakt in i kärnan av kompetens och inflytande, vilket vi hittills är nöjda med. Ni med för den delen, det syns ju av det beröm vi får i svaren. Vi har förberett oss ett tag för den mest intensiva supportperioden i Plan Digitals historia, men tydligen fungerar våra tjänster tillräckligt bra i kombination med det att de verkar vara tillräckligt självförklarande. Vi får inte ens ärenden varje dag, trots att vi var beredda på att anställa en person för support, nu när vi fyllt 100. Men vi ropar inte hej innan mars är förbi, det kan fortfarande explodera i arbetsmängd utan förvarning.

Vi har skickat ut ytterligare en uppdatering med småsaker idag och vi kommer säkert skicka ut fler, även om vi kloka av erfarenhet vet att vi inte ska ge er för stora uppdateringar nu inför er mest intensiva period. Nu gäller det att vi tar ett steg tillbaka och låter er jobba med de rutiner ni är vana vid.

Det vi däremot håller på att bygga nu är en särskild analysmodul för huvudman som behöver få sammanställda data över sina skolor, som förhoppningsvis kommer rulla ut till första kunden vid månadsskiftet. Men vi tror att fler kommer vilja ha dessa uppgifter framöver. Vi får orsak att återkomma om dem.

En rektor fick önskad funktion dagen efter

Vi tror att det här måste vara ett rekord. En rektor i Uppsala bad om en funktion under förra veckan och fick den levererad dagen efter. Vi vet inte om vi är fantastiska, eller om vi är vårdslösa. Kanske lite av varje, men vi kallar också funktionen beta och vi har berättat att vi kan dra tillbaka den utan förvarning. Men det är ungefär såhär vi vill leverera till er. Berätta vad du behöver och beroende på din grad av desperation så släpper vi olika mycket av det vi har i händerna just nu. Om vi kan rädda 3 dagar för dig genom att lägga en dag på att skapa ett verktyg, borde vi då inte göra det? Världen går +2 dagar på det beteendet och det ser vi som en vinst för världen. Det bästa är att vi tillgängliggör verktyget för alla andra kunder också och förhoppningsvis kan spara en dag eller två för några rektorer till.

Ungefär det här hände för ett par veckor sedan också när vi skulle rädda en vecka för en superstressad schemaläggare i Västmanland också. Vi får känna oss som hjältar medan ni hjälper oss att skapa bra funktioner. Vi tar nästan aldrig ens extra betalt för sånt här, det har bara hänt ett par gånger under alla år.

Rektorernas intensiva vecka är förbi

Kunderna jobbar fem gånger så mycket i våra verktyg under den här veckan jämfört med andra veckor. Diagrammet visar antal utförda arbeten i systemet under denna vecka, samt snittveckan under detta läsår hos tre slumpvis utvalda kunder.

Sportlovsveckan är alltid intensiv

I vår del av Sverige har det varit sportlov den här veckan. Som alltid är det en av de mest intensiva veckorna för våra kunder. Under den här veckan jobbar rektorerna hos vissa av våra kunder 5 gånger så mycket som en vanligt vecka, och ibland bara ungefär dubbelt så mycket.

Ska vi göra en timplan med 100 rader eller 5 timplaner med 20?

Servrarna går absolut varma och det kommer något mail eller telefonsamtal i princip varje dag där en användare funderar på hur utbildningsvägar bäst struktureras. Som exempel har vi fått frågan av IM som undrar hur de ska minimera mängden arbete, genom att maximera det utfall som timplanerna genererar. Genom att bygga upp smarta träd och ansluta rätt antal klasser så multipliceras antal grupper till en total mängd arbete som i nästa steg ska tjänstefördelas.

Är det smartare att göra en stor timplan eller flera små? En av våra kunder som erbjuder många LIU / NIU-utbildningar valde att göra flera små timplaner, en per idrott, för att det genererar en något tydligare tjänstefördelning. Dock, för att maximera nyttan så valde de att koppla ihop idrotterna i en trädstruktur, med de gemensamma kurserna i bastimplanen. Snyggt och kreativt, tummen upp från oss!

En skola som har stor IM-verksamhet valde att lägga ihop flera timplaner till en stor, eftersom det skapar en bättre överblick i planeringsfasen där mindre tid behöver läggas på timplansunderhåll.

Ofta genereras precis samma material i slutändan, det handlar bara om att klura ut den väg som ger en så korrekt automatiskt genererad tjänstefördelning som möjligt.

Men det är tjänstefördelning som är aktuellt just nu

Oftast kan vi se hos våra kunder att majoriteten av timplansarbetet görs under höstterminen. Det finjusteras fortfarande, men nu är det framförallt tjänstefördelning som äger rum. Några kunder är nästan klara, några började med grovarbetet under denna vecka. Vissa kunder är klara, men vi som jobbar inom skolan vet att det sällan är helt klart innan augusti. Mycket kan hända under sommaren, både bland personal och elever.

Nu ökar vi er datakvalitet ytterligare

Våra vänner i Västmanland fick en ny version igår (fler ’v’ får vi knappt in här) och minst två Dalakommuner får nya versioner under veckan. Det är inga större synliga nyheter, men under huven finns framförallt ytterligare massor av verktyg för att öka kundernas datakvalitet.

15 mil norrut och 15 mil söderut i veckan

Under kommande vecka kommer vi träffa långväga kunder och andra vänner i branschen. Vi räknar med att träffa tiotal rektorer, men antagligen också några schemaläggare. Vi återkommer säkert om det.

Nu får det vara nog för idag

Vi önskar er en trevlig helg och vi hoppas att många av er redan har haft helg i några dagar. Vi har sett att flera av våra rektorsvänner har fått lite semester och det vet vi ju att regionens lärare har haft under veckan också, vilket brukar vara välbehövligt.

Världens snabbaste tjänstefördelning?

Den nya versionen är på plats sedan några dagar. Vi träffar också några skolor och pratar framtid och effektivisering av verksamheten. Här går vi igenom de största nyheterna.

Nya versionen rullar – och det går fort!

Plan Digital version 5 är installerad hos de flesta kunder sedan några dagar. Två kommuner får vänta till imorgon.

Många av nyheterna har vi redan visat, men de har finputsats och förbättrats sedan dess.

Det vi vet är att tjänstefördelningen har snabbats upp ordentligt, mot den redan snabba lösning vi har erbjudit länge. Vi vet naturligtvis inte om den här lösningen är snabbast i världen, men ingen har tidigare visat en lösning med liknande mängd automatik. Inte vad vi har sett. Har du?

Tjänstefördelningsvyer

Tjänstefördelningsvyer

Det kanske mest uppenbara som du ser direkt vid inloggning är de perspektiv du kan tjänstefördela utifrån. Historiskt har det varit utifrån klass, kurs och lärare, men nu går det också att tjänstefördela utifrån ämne eller program, vilket skapar lite bättre översikt samt några nya möjligheter. Den kanske största vinsten med dessa vyer är massregistreringen, vilket vi återkommer till nedan.

Massregistrering av tjänster

Tjänstefördelar hela ämnet Engelska i 3 klick.

Vi har sedan ett år tillbaka erbjudit AI-stöd i tjänstefördelning för enskilda tjänsterader, att en lista med lärare föreslås när du t.ex. ska tjänstefördela TE18 i Fysik 2. Listan visar lärare som är lämpliga att ha just denna grupp utifrån bl. a. tidigare erfarenheter.

Men nu har vi dragit det här mycket längre, att det går att tjänstefördela en hel vy med denna automatik i ett och samma moment. I praktiken går det att tjänstefördela ett helt ämne eller ett helt gymnasieprogram på en kvarts sekund, med undantag för specialuppdrag som t.ex. mentorskap eller samläsningar som kräver viss manuell inblandning. Än så länge.

Ju större vy desto mer får du gjort i ett klick. I praktiken skulle vi kunna tjänstefördela hela verksamheten i samma moment, men vi tror det är bra att kombinera automatiken med god översikt så att skolledningen har god inblick i vad som gjorts och varför samt vad som återstår att göra manuellt.

Specialuppdrag med kopplingar

Specialuppdrag har alltid funnits i Plan Digital, men de kan nu knytas till valfri data. T.ex. kan mentorer kopplas till sin klass. Eller att programlagsledare kan kopplas till program. Eller att övningskörning kan kopplas till Yrkestrafik 1b.

Specialuppdrag kan knytas till t.ex. en klass

Vilka är nu fördelarna med detta? En av dem är att om man slår upp en klass i tjänstefördelningen så kommer deras mentor att visas i listan. Förutom det blir även tjänstefördelningen tydligare och färre manuella anteckningar behövs. Ett annat exempel är att om en lärare har stödundervisning i Matematik i sin tjänst så visas läraren om Matematikvyn i tjänstefördelningen visas.

Även uppdragstyperna (t.ex. mentor) går nu att redigera på ett bättre sätt där varje skola kan styra mer fritt än tidigare.

Välkomna in att testa

De flesta av er har redan sett förändringarna och ni andra är välkomna in att testa när som helst. Kontakta oss för en visning!