Vi träffar skolledare, administratörer och schemaläggare under olika konstellationer. De flesta har positiva kommentarer och det är flera som har bokat in vidare demonstrationer och fler möten.
Vi har träffat ett dussin personer under förra veckan som vi förhoppningsvis kommer att få jobba tillsammans med i framtiden. Mest rektorer, men också administratörer och schemaläggare.
En trend som vi har nämnt tidigare är att vi pratar mer och mer om schemaläggning. Vi har inga planer på att utveckla ett schemaprogram, den biten sköter våra vänner hos t.ex. Nova bättre än vi. Däremot kan Plan Digital exportera rätt mycket material till schemaprogrammet som gör att schemaläggaren kan påbörja sitt arbete där hälften av arbetet redan är gjort. Ibland är det de mest oväntade funktioner som blir mest populära.
Vi fortsätter med att prata med skolor i regionen under vägen fram till jul samtidigt som vi vidareutvecklar funktioner enligt nya och gamla kunders önskemål. På agendan nu finns ekonomi- och exportfunktioner.
Under förra veckan skrev vi avtal med Hagagymnasiet. Idag träffade vi en logistiker som skulle meddela sin rektor att Plan Digital är ett krav att införa för att arbetssituationen ska vara hållbar. Den typen av kommentarer värmer lika mycket varje gång!
Vi tror att ytterligare några avtal kommer skrivas innan snön är borta. Men det finns arbete att göra oavsett, t.ex. att bygga nya timplansfunktioner till Leksands gymnasium.
Citatet i ingressen kom från en av våra senast tillkomna rektorsanvändare som var nöjd med den automatik som erbjöds i timplansarbetet.
Vi träffar skolor varje vecka just nu och har äntligen kommit vidare med högstadiet. Vi har också några gymnasieskolor som testar, utvärderar och förbereder sig inför nästa år.
”åh, vad flashigt”
Det brukar inte vara schemaexporten som lockar mest
De flesta skolor vi träffar faller för tjänstefördelningsarbetet, eller snarare, att få undvika arbetet eftersom Plan Digital automatiserar så mycket av det. Vissa faller också för den säkerhet och kontroll som arbetet med timplanerna medför. Idag träffade vi skolledare som säkert tyckte att de delarna var lockande, men som kanske framförallt föll för hur all information paketeras på ett pedagogiskt och lättanvänt sätt. De blev också lockade av exporten till Skola 24 Schema, där de idag har manuellt arbete i att mata in alla grupper. Manuellt, upprepat arbete ska inte utföras, det ska automatiseras. Punkt.
God arbetsmiljö kräver kontrollerat informationsflöde
Plan Digital är byggt för gymnasiet, men LGR 11 (grundskolans läroplan) har alltid funnits med i systemet. Detta är på grund av att gymnasiet har introduktionsprogram och andra verksamheter där grundskolans ämnen förekommer.
För att optimera alla våra kunders arbetsflöden så ser vi till att varje person och skola ser det den behöver se och inte så mycket annat. Informationsflödet är en arbetsmiljöfråga och vi vill ha informationen vi behöver, utan att dränkas i för mycket. Här handlar det om genomtänkta gränssnitt med användaren i fokus.
Eftersom Plan Digital är så specialanpassat gymnasiet så handlar det nu om att skära bort information som grundskolan inte behöver se. Som tur är har vi filat på det här i några år, så det kommer gå galant och vara redo för visning nästa vecka. Men ni gymnasieskolor behöver inte bli rädda, era vyer kommer naturligtvis inte att få raderad information, tvärt om kanske den blir ännu mer tydlig för er.
Träffar varje vecka just nu
I övrigt har vi just nu träffar med skolor runt om i länet varje vecka för tillfället. Det här är inget vi är vana med, men allt har sin tid och just nu är det många skolor som har tagit digitaliseringen och dess styrkor till sig. Det ser troligt ut att vi får installera ett par nya skolor inför januari, men vi tar inte ut något i förskott, ingenting är klart innan avtalet är underskrivet.
Vi har utrymme för en till uppstart inför nästa år, så hör gärna av dig för en visning, oavsett huruvida ni är en grund- eller gymnasieskola!
Trevlig helg – det har du förtjänat.
Citatet iinledningen kom från en person som råkade titta in i konferensrummet vid dagens dragning för rektorerna. Han tittade upp på bildskärmen som visade Plan Digitals tjänstefördelning och utbrast ”åh vad flashigt” och lämnade sedan rummet. Vi tackar för den reaktionen!
Den nya versionen är på plats sedan några dagar. Vi träffar också några skolor och pratar framtid och effektivisering av verksamheten. Här går vi igenom de största nyheterna.
Nya versionen rullar – och det går fort!
Plan Digital version 5 är installerad hos de flesta kunder sedan några dagar. Två kommuner får vänta till imorgon.
Många av nyheterna har vi redan visat, men de har finputsats och förbättrats sedan dess.
Det vi vet är att tjänstefördelningen har snabbats upp ordentligt, mot den redan snabba lösning vi har erbjudit länge. Vi vet naturligtvis inte om den här lösningen är snabbast i världen, men ingen har tidigare visat en lösning med liknande mängd automatik. Inte vad vi har sett. Har du?
Tjänstefördelningsvyer
Tjänstefördelningsvyer
Det kanske mest uppenbara som du ser direkt vid inloggning är de perspektiv du kan tjänstefördela utifrån. Historiskt har det varit utifrån klass, kurs och lärare, men nu går det också att tjänstefördela utifrån ämne eller program, vilket skapar lite bättre översikt samt några nya möjligheter. Den kanske största vinsten med dessa vyer är massregistreringen, vilket vi återkommer till nedan.
Massregistrering av tjänster
Tjänstefördelar hela ämnet Engelska i 3 klick.
Vi har sedan ett år tillbaka erbjudit AI-stöd i tjänstefördelning för enskilda tjänsterader, att en lista med lärare föreslås när du t.ex. ska tjänstefördela TE18 i Fysik 2. Listan visar lärare som är lämpliga att ha just denna grupp utifrån bl. a. tidigare erfarenheter.
Men nu har vi dragit det här mycket längre, att det går att tjänstefördela en hel vy med denna automatik i ett och samma moment. I praktiken går det att tjänstefördela ett helt ämne eller ett helt gymnasieprogram på en kvarts sekund, med undantag för specialuppdrag som t.ex. mentorskap eller samläsningar som kräver viss manuell inblandning. Än så länge.
Ju större vy desto mer får du gjort i ett klick. I praktiken skulle vi kunna tjänstefördela hela verksamheten i samma moment, men vi tror det är bra att kombinera automatiken med god översikt så att skolledningen har god inblick i vad som gjorts och varför samt vad som återstår att göra manuellt.
Specialuppdrag med kopplingar
Specialuppdrag har alltid funnits i Plan Digital, men de kan nu knytas till valfri data. T.ex. kan mentorer kopplas till sin klass. Eller att programlagsledare kan kopplas till program. Eller att övningskörning kan kopplas till Yrkestrafik 1b.
Specialuppdrag kan knytas till t.ex. en klass
Vilka är nu fördelarna med detta? En av dem är att om man slår upp en klass i tjänstefördelningen så kommer deras mentor att visas i listan. Förutom det blir även tjänstefördelningen tydligare och färre manuella anteckningar behövs. Ett annat exempel är att om en lärare har stödundervisning i Matematik i sin tjänst så visas läraren om Matematikvyn i tjänstefördelningen visas.
Även uppdragstyperna (t.ex. mentor) går nu att redigera på ett bättre sätt där varje skola kan styra mer fritt än tidigare.
Välkomna in att testa
De flesta av er har redan sett förändringarna och ni andra är välkomna in att testa när som helst. Kontakta oss för en visning!
För snart två veckor sedan visade vi kommande version, som är den största uppdateringen på riktigt länge. Ett par år kanske?
Vi jobbar på med nya versionen, det handlar om att förfina koden, testa (både automatiskt och manuellt) samt att hålla koll på att databasen är tillräckligt fin. Det är nämligen så att under huven görs databasen om helt galet mycket, så mycket att det nästan inte går att testa för mycket. Hela definitionen av vad en ”tjänsterad” har varit är nu förändrad. Från en tabell i databasen till nio.
Du som har jobbat med databaser har kanske en uppfattning om komplexiteten av detta och du som inte har det, tänk bara att projektet är så stort att det är naturligt att testa och experimentera strax förbi absurdum!
Bakgrunden till den här förändringen är för att hålla databasen renare och mer tydligt strukturerad. Det är också en konsekvens av de nya funktionerna, att tjänsterader på ett nytt sätt kan knytas till annan data, som t.ex. klasser, kurser, program och potentiellt vad som helst.
Det handlar också om att förfina vissa gränssnitt. Det är några aktiviteter som kostar ett klick eller två för mycket. När allt det här rullar, då kör vi. Blir det kanske under veckan? Vissa delar av gränssnittet måste också begränsas. Ibland tillåts användaren att skapa kombinationer som ställer till det i systemet. T.ex. kan tjänsterader knytas till både program och klass. Vad händer när man knyter den till Programmet BA och klassen TE17? Vissa friheter måste systemet ta ifrån användarna, annars kan resultatet bli inte bara ologiskt, utan också trasigt.
Men innan uppdateringen kommer så ska vi besöka den 8:e kommunen som får Plan Digital demonstrerad för sig. Vi hoppas att de gillar vad de ser. Men statistiken talar för att de kommer bli mycket nöjda, håll tummarna!
Idag har vi haft vår första kundträff & kurs. Det var fantastiskt trevligt att få träffa några nya och gamla användare. Träffen gick bra och flera deltagare frågade när nästa träff äger rum, vilken inte är planerad än. Däremot hade det inte skadat med mer tid, det finns så mycket spännande att prata om! Men mest populärt av allt kan ha varit kaffemuggen. För visst tar vi ansvar för vår digitalisering?
Vi började med grunderna
Vi började efter lunch med att gå igenom grunderna av Plan Digital, med inledande beskrivning om varför verktyget finns och vilka problem det avser att lösa. Eftersom i princip alla deltagare är befintliga kunder så kändes det rätt att dubbelkolla att de upplever att Plan Digital lever upp till sina tänkta funktioner, vilket det ansågs göra (vara tidssparande och skapa ordning mm).
Efter ungefär en timme av grundkurs där vi gick igenom hur timplaner och tjänstefördelning med mera hänger ihop så blev det fikapaus med efterföljande fördjupning.
Plan Digital-profilerad fika
Man kan mena att fika är en viktig ingrediens i ett effektivt arbetsflöde, vilket Tobias tycker. Därför tog vi fikat på stort allvar och såg till att ordna Cup Cakes som var Plan Digital-profilerade. Säsongens smak var blåbär och vit choklad. Okej, nog om det.
Fördjupning inom nästan allt
Sista halvan av kursen gick ut på att vi visade våra bästa arbetssätt. Plan Digital har ju inom Ludvika och Smedjebacken använts under 7 år, så de tre kommuner som besökte kursen som har använt verktyget i bara 1 år fick lära sig några nyheter. Det finns väldigt många inställningar i Plan Digital som går att arbeta med, men det mesta ska inte behövas. Ofta finns inställningarna för att tillåta olika arbetssätt på olika enheter. T.ex. kan det på en enhet vara rektorn som tillåts bestämma timplanerna, medan det på en annan är en arbetslagsledare.
Det händer också att kurser byter kurskoder då och då. Hur hanterar vi det på bästa sätt? Det finns bra och mindre bra sätt, vi visar vad vi tror är bäst.
Tobias har genomgång om hur kurskoder och kursversioner förändras av Skolverket ibland.
Höstens nyheter
Vi gick även igenom några stora nyheter för hösten. Plan Digital fungerar ju bra och har gjort det i många år. Men trots det kommer det lyckas vi ändå varje år komma med en eller två stora uppdateringar som medför funktioner som vi snart inte kan leva utan.
Förra hösten, för ett år sedan, då infördes ämnen (förut fanns bara kurser) och legitimationer. I våras införde vi de totalt nya vyerna för hur schematid och arbetstid presenteras i tjänstefördelningen. Där kom också de första versionerna av AI in i bilden för att ge förslag på lärare till olika grupper.
Nu växlar vi upp och ger er den kanske bästa uppdateringen hittills.
Ny layout
Plan Digital har utseendemässigt blivit något bredare, för att klämma in mer data enligt behov. Användarna behöver se mer och mer info i sitt arbete, både i tjänstefördelning och i timplansarbetet. I stora drag är hela Plan Digital också något snyggare. Mindre känsla av system och lite mer designkärlek. Men det är sig likt, det sitter mest i detaljerna.
Tjänsterader som kan knytas till vad som helst
Det finns två typer av rader i tjänstefördelningen. De vanligaste är de som kommer från timplaner. Men det finns också den typ som skapas manuellt, t.ex. särskilda uppdrag som arbetslagsledarskap, fackligt arbete eller annat ansvar. Den här typen av tjänsterader har förr bara gått att knyta till en lärare, men de kan nu knytas till i praktiken vad som helst. Aktiverat just nu är att de kan knytas till kurs (t.ex. allmänt stöd i Matematik, till alla), klass (t.ex. mentor till TE18), program (Programlagsledare hos NA) eller en kombination av flera.
Äntligen kan vi knyta mentorskap till klass på ett sätt som även visas när vi visar tjänstefördelningen för en klass. Fordonsprogrammet i Grängesberg får också äntligen knyta övningskörning till både kurs och klass! Förlåt att det här inte kom för flera år sedan. 🙂
Tjänstefördela hela program och ämnen
Tjänstefördelningen kunde tidigare visas per kurs, klass eller lärare. Nu kan vi också se tjänstefördelningen per program (”Utbildningar”). Antagligen snart också per ämne. Då går det lite fortare att få fram en komplett vy, även om det gick förut också genom att markera flera kurser. Det här blir lite smidigare.
Det nya alternativet ”Utbildningar” ger vyer för hela program (alltså flera klasser samtidigt).
Se direkt vilken tjänstefördelning som är legitimerad – och legitimera på plats
Alla tjänsterader är nu markerade med en symbol som visar huruvida undervisningen är utförd av legitimerad lärare. Genom att klicka på den symbolen går det också att automatiskt lägga till / ta bort legitimation för vald rad. Extremt kraftfullt och det går fort att se hur stor del av skolans totala tjänstebehov som utförs av legitimerad personal. Legitimationer kan också synkroniseras med skolverket, men har ni inte gjort det så går det här riktigt fort.
Legitimation visas och administreras direkt i tjänstefördelningsvyn.
AI: Massregistrering av ett helt program på en kvarts sekund
Plan Digital tar AI in i rektorernas arbete på sätt som vi antagligen är världsunika med. Det här har vi filat på länge. Det har ju i ett år nu gått att få förslag på lärare genom att markera fältet där lärarsignatur skrivs. Detta har fungerat bra, men den har blivit mycket smartare. Det finns ett flertal nya parametrar som styr vilka lärare som föreslås. T.ex. prioriteras nu också att lärare ska följa sina elever i nästa kurs. Även mentorskap vägs nu in eftersom mentorskap nu kan knytas till klass (äntligen!).
Det allra bästa är att nu behöver inte den som tjänstefördelar längre markera varje fält och skriva in lärarsignaturerna, AI:n kan massfylla hela formuläret. På 235 millisekunder har Plan Digital föreslagit lärare för hela Teknikprogrammet för vår största kund, vilket är 35 tjänsterader. Gör AI:n rätt? Är varje lärare den bästa kandidaten? Svårt att säga, men systemet föreslår bara de lärare som med stor säkerhet är rätt, så om 70% kan göras på en sekund så sparar rektorn massor av tid.
Om du som rektor är riktigt snabb på huvudräkning. Du har koll på alla dina lärares legitimationer. Du har koll på vad lärarna har undervisat i historiskt och du har bra koll på exakt vilka grupper läraren hade under förra året, så att den kan följa sina grupper. Då kommer du antagligen bara tjänstefördela ganska mycket snabbare på grund av det här. Du som inte har allt det här i huvudet, du skulle utan Plan Digital antagligen lägga timmar på just det här – och ändå riskera att inte ta hänsyn till hela bilden.
AI tjänstefördelar hela teknikprogrammet på en kvarts sekund
Däremot kan ju inte allt automatiseras. Självklart är tjänstefördelningsarbetet en stor fråga, även om vi kan automatisera delar av det. Vilka grupper kan samläsa? Hur löser vi att Fysikläraren blev plötsligt långtidssjukskriven. Kan vi låna en lärare från grundskolan? Där kan vi inte automatisera mycket, däremot kan Plan Digital hjälpa dig med att hitta andra fysiklärare om t.ex. din grannkommun eller er närmsta högstadieskola också är vår kund.
Visa oss gärna om du har sett något liknande på annat håll, vi är säkra på att det här är innovation i stor grad! Är du nyfiken på en demonstration? Vi ordnar det, när som helst. Finns ni i närheten så besöker vi er inom kort!
Profilprodukterna gick åt
Vi har ju köpt in mössor, nyckelband, muggar och diverse annat smått som gick åt riktigt bra. Kul, vi är tacksamma att ni väljer att hjälpa till genom att använda våra prylar både privat och på jobbet.
Den överlägset mest populära produkten är ju våra muggar. Ja, den blev riktigt bra. Den har redan spridit sig även utanför våra kunder och finns bland andra som jobbar med digitalisering. Är det Sveriges enda mugg på digitaliseringstemat?
Jag tror varje deltagare tog en mugg. Oväntat populärt, men den är redan en favorit på flera håll!
Mugg med texten ”Jag tar ansvar för vår digitalisering”
Förberedelserna har varit igång i flera månader, men nu börjar vi packa det fysiska innehållet. Tisdagens kurs ska bli grym!
På tisdag kör vi!
Förutom att vi försöker fylla de sista platserna så förbereds prylar till tisdagens kurs i Galaxen. Företaget har funnits i snart 15 år, men med undantag för visitkort i två omgångar så har vi inte investerat i några reklamprodukter alls, inte ens en skylt. Men nu när vi ska ha första Plan Digital-träffen så tänkte vi slå på stort och rama in den med rätt profil. Vi råkade göra en investering på över 20 000 för de här prylarna, det var inte tänkt så, men det var så mycket som kändes som trevliga give aways. 🙂
Tobias som håller i kursen har ju undervisat i över 10 år, men det är första träffen i företagets namn, så lite uppspelt är han helt klart. Det måste bli bra, det måste kännas välkomnande. Ingen ska känna att den hade kunnat spendera sin tid bättre på sitt kontor. Går det ens att uppnå? Naturligtvis handlar det inte främst om profilprodukter, utan det mesta måste bli bra, allt från hur gästerna hittar till parkeringsplatsen till att kursinnehållet är utformat enligt deltagarnas behov.
Om någon dessutom väljer att använda någon av profilprodukterna och sprida vårt budskap bland kollegor och vänner så är det fantastiskt trevligt. Annars kommer prylarna helt enkelt räcka länge, oändlig länge. Det låter som en prisvärd investering! 🙂
Vi ska också presentera ett flertal mycket trevliga nyheter i Plan Digital också, men det tar vi senare!
Hoppas vi ses på tisdag kl 13.30 i Galaxen i Borlänge! Om du vill anmäla dig och inte vet hur du gör, kontakta oss!
Det var länge sedan vi skrev något nu. Låt oss något förenklat kalla det ”semestertider”, men nu börjar skolorna komma igång igen och så även vi. Det som är på gång just nu är att planera träffar med några skolor i regionen. Vi kommunicerar med skolor runt om i Dalarna även en skola utanför. Vi tar tydligen en region i taget. Dessutom ska vi träffa högstadiet och se vad vi kan göra för dem. Vi samtalar också med två frigymnasieskolor som vi räknar med att träffa under hösten.
Sen planerar vi för höstens Plan Digital-kurs som är om 3 veckor. Det ska bli kul, det är den första av sitt slag. En utmaning är att det är högt och lågt kring deltagarnas erfarenhet, men vi har en idé om hur det ska bli väl spenderad tid för alla. Vi siktar på att framöver ha fler kurser, som är lite mer vinklade till olika roller. Mer om det senare.
Den inbjudan vi skickade ut innan semestern om kursen finns här. Du är välkommen, det finns fortfarande platser kvar (men du måste anmäla dig):
Semester kan väl vara att skriva kod? Solen skiner, men i skuggan och svalkan skrivs kod. Plan Digital kommer aldrig att bli färdigt, allt måste förbättras, alltid. I höst ska vi göra massor av rektorer och administratörer glada, kanske till och med några fackliga!
Jag har svårt att tro att Plan Digital någonsin kommer anses vara färdigt. Det går alltid att göra stora och små förändringar för att spara ytterligare tid för någon. Det var bara två veckor sedan en rektor bad som en funktion som skulle förbättra överskådligheten något.
Sen finns det mycket annat, både egna och andras idéer som vi har haft på listan i flera år att försöka realisera. Sådant jobbar vi med idag. Jag har ju jobbat som lärare i många år parallellt med den här utvecklingen och de stora nyutvecklingsperioderna har varit sommarlov, jullov och sportlov. Sporlovet har alltid varit synnerligen intensivt på grund av att det brukar vara i anslutning till intensiva perioder för rektorer, som ofta har nya idéer på ytterligare förbättring från året innan.
Just nu jobbar vi med att tjänsterader ska bli ännu mer flexibla. Förutom de nya sätten att beräkna arbetstid som kom i år så har tjänsteraderna sett rätt lika ut i ungefär 5 år. Nu ska vi kunna knyta tjänsterader, i synnerhet ”specialtjänsterader” till fler typer av data, t.ex. att fackliga tjänster kan knytas till fackförbund. Eller att övningskörning kan knytas till en kurs, samt mycket annat. Vi återkommer när det rullar!
Vi tror att att alla har hört hur läraryrket har blivit stressigare och fyllts med administrativt arbete. Rektorsyrket är kanske än mer påverkat och dokumenterade arbetsmiljöproblem är inte ovanliga. Här beskriver vi två delar ur rektorernas planeringsarbete samt vilket stöd vi ger dem i detta. Planeringen är bara en av rektorns många arbetsuppgifter, men om den är optimal så tror vi att det finns goda chanser för att även andra delar av rektorns arbete ska avlastas, t.ex. färre samtal med missnöjda föräldrar och bättre klimat bland lärarna. I artikeln utgår vi från en gymnasierektors arbete, men i stora drag tror vi att det är stämmer in rätt bra på på situationen hos alla rektorer.
Timplaner: Skolan planerar i förväg vad alla klasser ska göra
6 terminer planeras ett år innan klassen ens existerar
Rektor (oftast) börjar planera ungefär ett år i förväg vad framtida klasser ska hålla på med. Här bestäms vilka kurser som ska erbjudas och hur många timmar varje kurs ska få. Det bestäms också under vilka terminer kurserna ska äga rum. Ordningen på kurserna och dess tid går att styra i stor mån efter önskemål, men skollagen bestämmer vissa summor och vilka kurser som ska och får erbjudas. Rektorn tar i regel stöd av utvalda pedagoger att ta fram en bra pedagogisk plan, så att kurser kommer i en logisk ordning och att tiden för varje kurs prioriteras bra.
Kärt barn har många namn. Programplan, poängplan och timplan är tre etablerade begrepp, vi samlar alla uppgifter från samtliga och paketerar dessa som timplan.
Går väldigt fort och återanvänds ofta
Ofta är timplanerna ganska lika mellan åren, ibland får den nya klassen precis samma planering som förra årets. Vad vi har sett så är det ofta någon liten ändring ungefär varje år, men vissa timplaner har varit identiska i 5 år.
Enligt vår erfarenhet görs timplanerna under vintern och det brukar gå riktigt fort, ofta på några dagar. Men som med allt annat så kan allt justeras i efterhand, t.ex. såg vi nyligen ett program som blev större än väntat och fick en parallellklass. Nu måste timplanerna justeras så att klass a+b på ett effektivt sätt kläms in i verksamheten.
Tjänstefördelning: Alla kurser måste få en lärare
Varje lärares arbetsuppgifter planeras ett år i taget
När timplanerna är färdiga och skolan vet vilka klasser som kommer att finnas och vilka kurser de ska ha under de olika terminerna så går det att tillsätta lärare. Timplanerna planeras för 3 år i taget, däremot planeras tjänstefördelning oftast för ett år i taget, i vissa fall terminsvis. Vi har inte träffat någon skola som planerar lärartjänster för flera år framåt, men det vore spännande att prova.
Grupper och personal kommer och går
Kanske har någon klass tillkommit eller försvunnit, eller att någon lärare bytt jobb. Om för få elever har sökt till ett viss inriktning så kan den bli nedlagd, vilket kan innebära att en massa personal saknar arbetsuppgifter. Det är mycket som kan hända och således krävs en del pusslande med att få ihop allt. Vi vet flera lärare som haft precis samma tjänst flera år i rad, t.ex. alltid har Kemi med årskurs 3 samt all matematik på Naturprogrammet. Men det går inte alltid att få ihop den modellen på en föränderlig skola.
Ibland är det brist på lärare inom ett ämne och ibland överskott. Här ska rektorn både tillsätta en väl utvald lärare till varje grupp samtidigt som den ska skapa en total tjänst för läraren som den blir nöjd med. Vi har sett kommuner där lärarna varit missnöjda med sina tjänster och det har blivit konflikter, även fackliga sådana som också har uppmärksammats medialt. Här är det ofta kommunikationen och tydligheten som har brustit.
Bör bli färdigt under vårterminen
Tjänstefördelningen brukar bli ”färdig” under slutet av vårterminen, så att skolorna kan börja rekrytera under sommaren inför eventuella lärarbrister inför hösten. Många skolor vill också skriva avtal med varje lärare om dess färdiga tjänst innan semestern. Detta är värdefullt inte bara för rektorn, utan även för läraren som kan börja planera för höstens arbete i god tid.
Rektorn kan inte planera för allt. Sjukskrivningar, uppsägningar och föräldraledighet kan tvinga färdig tjänstefördelning att revideras. I vissa extremfall går det inte att få tag i lärare för att lösa problemet, då kan timplanerna behöva ändras, t.ex. genom att flytta en kurs till nästa år. Det här vill rektorn undvika till varje pris eftersom det riskerar att trassla till den röda tråden i pedagogiska planeringen, eller att en klass får alldeles för många håltimmar i år och alldeles för många timmar nästa år.
Tjänstefördelningen görs normalt för hela läsåret, men det brukar krävas en tjänstefördelningsinsats även på hösten, inför vårterminen på grund av väntade, eller oväntade händelser under hösten. Skolan är en dynamisk plats!
Hur Plan Digital kan hjälpa till
Timplanerna balanseras och varnar vid fel
Vi hjälper till med att skapa timplaner, så att de blir korrekta och eleverna får garanterad undervisningstid, utan att det blir för mycket. Systemet hjälper till med att balansera terminer och bidra med planering med en pedagogisk röd tråd. Vi hjälper till med att de olika inriktningarna blir balanserade i tid och poäng och gör det tydligt vad som kommer gå ihop, t.ex. inför framtida schemaläggning. Allt det här görs automatiskt och blixtsnabbt. Vi kan skapa hundratals timplaner på under en sekund.
Inga konflikter mellan program och rektor
Dessutom om rektor och en annan roll, t.ex. programlagsledare vill ta fram timplanen tillsammans så erbjuds digitala verktyg för att hantera detta, så att de kan jobba på varsin kant, men ändå tydligt visa varandra hur arbetet fortskrider. Det här gränssnittet har tagits fram tillsammans med skolan, bland annat för att undvika konflikter då detta säkerställer att både rektor och personalen är helt överens om utbildningens upplägg innan alla siffror spikas.
Hela bilden av tjänstebehovet, även för framtida år
När det kommer till tjänstefördelning så är det är lätt att få hela bilden av både årets och framtida års behov av personal. Så länge timplanerna finns så går kan ni se ett uppskattat personalbehov för flera år in i framtiden.
AI hjälper rektorn med att utse rätt lärare
Arbetet med tjänstefördelningen går fantastiskt snabbt eftersom systemets AI hjälper rektorn att reda ut vilken lärare som passar bäst för varje grupp. Vi vet att en erfaren rektor som har jobbat länge på sin arbetsplats och som känner lärarna har bra koll. Men om skolan har 40 klasser, 200 lärare, eller att rektorn är nyanställd så är det inte alltid uppenbart vilken lärare som borde ha klassen i Engelska. Rektorn kanske inte vet vad alla lärare har för legitimationer, eller vad en viss lärare gjorde för 7 år sedan. Det går givetvis att kolla upp, men Plan Digital vet allt och presenterar informationen direkt samt hjälper rektorn att fatta beslut baserat på allt vi vet om lärarens kompetenser och tidigare uppdrag. Hur snabb rektorn än är så är datorn snabbare.
Tjänstefördelningen går helt enkelt fort
Tjänstefördelningen är ett stort område, vi vill absolut inte förminska hur viktigt och noga detta är. Men våra användare säger att tjänstefördelningen går fort. Ingen har sagt något annat. Men ibland när vi pratar med andra skolor så är de extremt stressade över tjänstefördelningen där också rektorerna inte hålls kontaktbara under två tjänstefördelningsveckor för att de är så stressade. En skola har till och med tackat nej till att träffa oss, på grund av all stress de upplevde på grund av sitt manuella tjänstefördelningsarbete. Men de kan vara lugna, vi kommer erbjuda dem vårt stöd fler gånger. 🙂
All historik finns också här
Det är också precis lika lätt att backa till tidigare år för att jämföra hur kursen, eller klassen eller läraren har fungerat under tidigare år. Om rektorn vill veta vilken lärare som hade kursen förra året (eller för sju år sedan) så behöver den inte leta. Två klick för att växa till vilket år, eller vilken klass, kurs eller lärare som helst, vilket är svårslaget.
Det här och mycket mer jobbar vi och rektorerna med
Det vi beskriver i den här artikeln behandlar bara rektorns planeringsarbete, ingenting om den dagliga driften. Läs gärna vidare i andra inlägg eller på www.plandigital.se.
Vi besöker gärna er skolverksamhet och reder ut hur Plan Digital kan hjälpa er organisation. Kanske träffar vi en förvaltningschef, kanske träffar vi en rektor och en it-chef. Här visar vi exempel på hur visningar har gått till väga och vad vi kan göra för er.
Hur en visning kan gå till
Vi kommer hemskt gärna till er och demonstrerar Plan Digital när det passar er. Eftersom ni säkerligen har haft visningar av liknande slag tidigare så kan ni bestämma hur det ska gå till. Men här visar vi hur det skulle kunna gå till, baserat på två visningar vi gjorde under hösten 2017.
Exempel 1: Augusti 2017
Vi tog kontakt med gymnasiechefen i kommunen som erbjöd oss ett möte tillsammans med en teknisk kontakt. Mötet pågick under en timme och började med att vi ställer ett antal frågor för att få grepp om helheten och reder ut vilka behov de har. En av frågorna vi ställer till en gymnasiechef är vad den upplever som viktigast i sitt ledarskap. Det är viktigt för oss att försöka attackera stora problem, där vi kan göra skillnad. Vi kan så klart inte lösa rekryteringsbekymmer, men om vi kan tydliggöra effektiviseringar med hjälp av de resurser kommunen redan har så gör vi ju nytta.
Mötet föll ut väl och två månader senare kom vi tillbaka till samma plats och gjorde en halvtimmes visning för kommunens gymnasierektorer. De allra flesta signalerade stort intresse och en av kommunens skolor ville komma igång nästan direkt som kommunens pilotskola. Denna skola var en särskola, vilket var nytt för oss. T.ex. krävdes att timplanerna kan innehålla 8 terminer istället för 6. Således behövde vi göra några förändringar, som vi senare demonstrerar i december och skriver avtal med en nöjd rektor.
Exempel 2: September 2017
Vi stämde träff med en rektor som bjöd in ett flertal andra skolchefer, även från grannkommunen. Vi blev totalt 7 personer som tittade på systemet under två timmar, men vi började med ett flertal intervjufrågor där vi reder ut skolornas behov. Visningar som är längre än en timme är ofta i princip heltäckande, så även denna. Efter intervjufrågorna så rullade vi igång en förberedd presentation från vår sida som visar varför systemet ens skapats från början och hur grundfunktionerna är tänkta. Denna visning är ganska generell och används vid ungefär alla visningar.
Resten av tiden (kanske 45 min) användes till att deltagarna fick bestämma vad som skulle visas, utifrån egna funderingar och önskemål. Ofta vill deltagarna i det här momentet försäkra sig om att tjänstefördelning och timplaner går att beräkna på de sätt som organisationen redan gör, för att slippa införa nya modeller för beräkning.
Eftersom deltagarna kände att systemet skulle kunna göra bra nytta hos dem så beställde de några förändringar och viss vidareutveckling som vi bjuder på, samt en ny visning några veckor senare där förändringarna demonstrerades. Här var vi igång och skriver avtal med två nöjda kommuner.
Vi kommer till er och visar
Ni bestämmer villkoren så ses vi så att det passar er. Vi kör en digital visning över nätet, eller så besöker vi er på plats. Vår målgrupp är alla Svenska högstadie- och gymnasieskolor, men vi pratar gärna med andra skolformer också då vi vill lära oss fler perspektiv. Kanske kan vi redan idag effektivisera för vissa av dessa skolor?
Ni får en gratis testmiljö
Inför träffen så registrerar vi gärna användarkonton till er som ska utvärdera systemet. Så när vi väl ses så kan ni testa systemet live om ni vill, annars låter ni oss navigera omkring. Testmiljön får ni använda så mycket ni vill för att lära känna systemet och se vad det går för innan ni fattar ett beslut. Här får ni också titta på äkta exempel som visar hur andra skolor har använt systemet, vilket kan vara ett snabbt sätt att se styrkorna hos Plan Digital. Testmiljön får ni sedan behålla och använda parallellt med den skarpa miljön (produktionsmiljön) för att kunna experimentera utan att det påverkar verksamheten.
Vi anpassar systemet gratis efter er verksamhet
Alla befintliga kunder har behövt någon typ av anpassning. Det kan vara att APL-perioder ska visas på ett särskilt sätt i timplanerna, eller att skolan räknar minuter per vecka, istället för timmar per år. Alternativt att det behövs en integration till ett schemaprogram eller något helt annat.
Vad det än har varit så har vi fixat det hittills! Ni ska inte behöva uppleva friktion av att systemet nästan passar in i er verksamhet, vi ska anpassa det så att det flyter helt smärtfritt. Hela poängen är att vi ska spara tid och skapa ordning hos er och då ska vi ju inte börja med en lösning som passar ”halvbra”.
Däremot kan vi naturligtvis inte lova att vi kan göra precis vilka förändringar som helst, vi har t.ex. inget större intresse av att bygga om Plan Digital till en lärplattform eller ett salsbokningssystem. Nog kan vi, men det finns andra aktörer som redan sköter dessa uppdrag strålande. Men låt oss föra en dialog om förändringar så gör vi dem gärna. I synnerhet längtar vi efter att få träffa fler högstadieskolor och förändra så att det passar dem.