Författare: Tobias

Plan Digital har genererat budget i flera år

Det var ca fem år sedan vi exporterade personalkostnader för första gången och egentligen har utvecklingen inom det området stått stilla sedan dess. Verktyget gjorde vad det skulle och kunderna var nöjda. Men nu stödjer vi fler kommuner samt att fler och fler utforskar de ekonomiska bitarna, vilket helt enkelt innebär ett ökat användande. Men vad ställer det för krav på oss?

Vi vill inte att skolorna anpassar sig efter oss

Vissa vill ha en summarad på slutet, andra inte. Vissa vill att programmens kostnad ska innefatta läxläsning, andra inte. En del vill summera per person, andra per program.

Plan Digital erbjuder generellt nya arbetssätt, ibland är de bättre än skolornas befintliga, men vi vill inte tvinga in kommunerna i arbetssätt de inte gillar. För några år sedan visste vi ingenting om hur skolor arbetar med ekonomin, men vi har absolut börjat lära oss att alla skolor inte arbetar med budget på samma sätt. Således duger det inte med en enda typ av budgetexport. Kunderna kräver anpassning för att få nytta av funktionerna.

Vi designar verktygen med ekonomichefer

Första versionen av budgetexporten är byggd tillsammans med en kanslichef. Den här versionen byggs tillsammans med en gymnasiechef och en ekonomichef i andra delar av Sverige. Vi ser två olika vägar att välja mellan för att ge alla ett bra gränssnitt.

Antingen har vi olika exporter, där skolan får välja modell A, B, C eller D, den som passar skolans arbetssätt bäst. Eller så är det samma exportverktyg, men det går att justera ett antal parametrar. Just nu testar vi det sistnämnda, så får vi se om det räcker för alla skolor utan att programmeringen på vår sida blir för svår att underhålla.

Vi har byggt en Excel-klon, som gör 12 sekunder till 3

Eftersom exporten nu har fått ett antal parametrar för att styra vad som ska hamna i Excelfilen så har vi insett att det är trevligt att få svar på skärmen i realtid som visar hur exporten kommer se ut. Därför har vi roat oss med att lägga några dagar på att bygga en Excel-klon med fungerande formler som fungerar direkt i webbläsaren.

Det här är tekniska detaljer som vi inte brukar dela med oss av, men vad är syftet? Poängen är att det är väldigt trevligt att kunna arbeta med sina parametrar för exporten och se resultat direkt, utan att vänta på att en Excelfil ska genereras, som ska laddas ned, sparas, öppnas och slutligen visa en varning för att man inte ska ladda ned filer från Internet. Här ser du resultatet direkt, på skärmen, med formler och allt. Nödvändigt? Nej, men du vet hur stor skillnad det kan göra att spara en sekund i de mest frustrerande laddningstider. Vi sparar 12 sekunder, förutsatt att du inte dessutom behöver leta efter var du vill spara filen.

Vi gjorde nog detta framförallt för att det var en kul utmaning och vi verkar ha lyckats rätt så bra. Det är kul med programmering. Vad gör ni andra under en februarihelg i -18 grader?

Vet du vilken klass som får flest lärartimmar?

Verktyget summerar tid som kan utläsas från olika perspektiv. Vill du veta vilken klass som får flest lärartimmar? Vilket program har flest lärartjänster? Hur många lärare är det som undervisar hos Teknikprogrammet?

Alla behöver inte bemästra pivot-tabeller

Allt det här presenteras på ett lättläst sätt för våra användare. Du behöver inte vara Excelexpert eller matematiker för att kunna ta fram detta. I så fall hade vi hos Plan Digital inte fyllt någon funktion. Vår idé är att verktyget läser in all data från ett antal olika källor och presenterar det här på ett sätt som går att förstå, oavsett vilken roll i skolan du har. Vi älskar ju Excel och alla dess verktyg, men vi som leverantör vänder oss till dig som gärna slipper gå den vägen.

Versionen finns ute på remiss hos några kommuner

Tre kommuner har fått nya ekonomin på plats och ni vet vilka ni är. Dock ser det inte ut att fela, så vi tror att det här rullar ut till alla kommuner vilken vecka som helst.

Men kom ihåg att vi aldrig nöjer oss. Kompromisser är inget som intresserar oss och därför vet du var vi finns om du saknar någon kolumn, rad, Excelflik eller något annat.

Vi tackar för i år med version 6.5

Som alltid innehåller uppdateringarna en massa smått och gott. Vi har förbättrat hur legitimationer presenteras, framförallt för grundskolebehörigheter. Vi har åtgärdat en massa små (och stora?) buggar. Vi har förfinat gränssnitt och en massa annat som ni kanske märker, eller inte. Men nu ska vi fokusera på de stora förbättringarna!

BankID där lärare också kan logga in

Egentligen har den här funktionen redan varit ute på test hos några innan, men nu går den ut på bredare front!

BankID innebär inte bara en säkrare inloggning, utan också nya funktioner. Vi inom Plan Digital älskar uppfinningar och innovationer och vi tror att vi har kommit på ytterligare en unik och strålande idé. Eftersom alla lärares personnummer redan finns i PD på grund av legitimationerna, vore det inte kalas om alla kunde logga in och se sin egen tjänstefördelning?

Detta gör att läraren kan titta på ett utkast av sin tjänst redan innan första mötet med rektorn. Det här borde minimera rektorns mötestid inför hösten när de nya tjänsterna planeras. Funktionen har varit ute på test i några veckor, men nu går den ut till alla.

Av erfarenhet vet vi att de flesta nya funktioner innebär en massa oanade vinster och det är rimligt att vi kanske också gör signeringar med BankID framöver? Vill ni att lärare och rektor gör en signering av tjänsten innan den går i lås?

Vissa av våra kommuner skriver idag ut dokumenten och stämplar och skriver under med penna. Ska vi digitalisera den biten kanske? Allt detta väcker naturligtvis frågor som vi ser fram emot att diskutera med er sen.

Det är t.ex. inte alls säkert att ni vill att era lärare ska logga in. Kanske inte under vissa perioder i alla fall. Detta kommer naturligtvis gå att lösa. Vi kommer inte tvinga er till någon rutin ni inte vill ha.

Avtal – nu kan du se när en tjänst är full (grön, röd, gul)

Äntligen, så ni har väntat! Varför kom inte funktionen tidigare?

Det är nämligen så att vissa skolor är så jädrans komplicerade. Många har bara ett eller två olika avtal, men en annan har fem. Det är ämneslärare, yrkeslärare, speciallärare, vux-lärare, särskolan. Vissa har ferietjänst, andra har semestertjänst. Sen kan en lärare ha kombinationer av flera och alla varianter har olika definitioner av vad 100% är.

Nu kan ni lägga in alla era avtal och knyta lärare till dem. Systemet hjälper er att hitta alla lärare som är under- och överbelastade och allt bara fungerar oavsett anställningsform eller typ av ämnen! När allt är grönt är tjänsterna i balans!

Pricken till vänster visar vilken typ av avtal personen lyder under och resten av färgerna signalerar hur lärarens tid ser ut jämfört med dess avtal. Grönt betyder att tjänsten är inom ramarna, gult visar att tjänsten har plats över och rött att det finns för mycket tid lagt på läraren. Planen är att de gula och röda staplarna ska sträcka sig olika långt beroende på hur fel tjänsten är, men det fungerar inte så än. Det finns också mer visning runt det här som kommer. Vi börjar någonstans och med hjälp av era tankar så putsar vi detaljer vidare i den riktning som känns bäst.

Fler funktioner kring detta kommer, vi har bara skrapat på ytan! Du vet väl att Plan Digital kan tjänstefördela stora delar av verksamheten helt automatiskt? Vad tror vi att det här kan innebära för dessa funktioner? Spännande framtid, bolla gärna idéer med oss!

Redigera lärarens anställning direkt i tjänstefördelningen

När du tittar på en lärares tjänst så har du hela tiden haft en lista med egenskaper, t.ex. programtillhörighet och chef strax ovanför alla tjänsterader. Nu har den listan kompletterats med avtal och kan dessutom justeras direkt i vyn utan att du behöver navigera in på personalsidan. Där kapade vi ett par klick och det blir nu mycket enklare att hålla uppgifterna aktuella.

Vi tror att vi kommer lägga till fler bra funktioner här också, kanske några snabbknappar där systemet t.ex. kan gissa vad som borde gälla.

Naturligtvis kan ni fortfarande importera dessa uppgifter från lönesystemet, men det är praktiskt att kunna göra det manuellt också.

Alla får senaste versionen i veckan

Med några dagar kvar till jul så installerar vi den senaste versionen till alla våra kunder. Vissa är i mål och andra ligger några versioner efter, men nu åker samma version ut till alla, både gymnasium och grundskola.

Kommande uppdateringar är inte bestämda än – vi vill höra alla dina idéer

Några av er har aldrig sagt ett knyst, andra är i högsta grad medskapare av Plan Digital. Vårt huvudsakliga mål är att spara tid för er och att hela tiden göra tjänsten bättre. Det måste inte vara innovation, utan du kanske bara tycker att en viss funktion gör fel eller att två knappar borde byta plats? Alla får hela tiden alla förbättringar utan någon extra kostnad. Du har behov och kunskaper om problemet, vi har den tekniska kompetensen och med dessa ingredienser så är chanserna goda att du får skräddarsy dina egna verktyg. Det har hänt många gånger i år och vi räknar med att det händer lika många gånger nästa år. Det kanske finaste är att dina bidrag hjälper dina kollegor även i andra delar av Sverige. Win-win tycker vi! 

Vi hade ingen kundträff i år

Men vi kanske borde ordna en i vår? Det är ingen som efterfrågat någon, men flera skolor har fått grundkurser enligt egna önskemål på plats eller över Teams. Hör av er och berätta om ni saknar någon träff så löser vi det!

Avslutningsvis önskar Jesper och Tobias er en god avslutning på året och så hoppas vi på ett lite mindre komplicerat 2021.

Tack för ert förtroende och vi är extremt tacksamma över att få vara er leverantör!

Förutom att lärare och elever har tvingats bli skickliga på digitala verktyg under senaste halvåret så har rektorerna också drillats i ett antal nya verktyg, kanske framförallt inom videokonferens.

Plan Digital har sedan det uppfanns 2012 haft flera mål, där ett är att minska behovet av kommunikation och möten. Vi har ingenting emot att ni har möten, men om ni inte har möjlighet att ses så ska ni i största möjliga mån kunna få bra flyt i arbetet även hemifrån. När Plan Digital centraliserar stora delar av era planeringsprocesser, t.ex. timplaner och tjänstefördelning så finns det inget som begränsar att ni jobbar med det på distans. Tvärt om så kanske det gör arbetet lättare?

”Det har blivit färre besök och telefonsamtal”

Fråga gärna någon av alla våra kommuner och se hur de arbetar. Om du vill ha referenser så är det bara att du säger till.

Dessutom har vi nu hört kommuner berätta för oss att ni kan finansiera Plan Digital genom att bokföra det som en Coronakostnad. Eftersom skolorna upplever att Plan Digital hjälper rektorer, administratörer och schemaläggare att göra ett bra arbete hemifrån så tycker vi att det här känns klockrent.

Hur det fungerar rent bokföringstekniskt och hur det hanteras inom kommunen, det vet vi ingenting om. Men det vet nog ni. Annars kan vi hjälpas åt att få klarhet i det.

Vi har pratat med ett par kommuner om nya funktioner

Vi har inte planerat att släppa några större funktioner i år. En gymnasiechef har till och med sagt att Plan Digital redan är bra ” – ni behöver inte göra mer”. Men vi är aldrig nöjda.

Vi klurar dock på funktioner som hjälper skolledarna till kollegialt mentorskap, alltså att Plan Digital hjälper er att hitta stöd för lärare som är ovana att undervisa i någon kurs. Vi har börjat fila lite på hur det kan fungera, men vi har redan hört från en rektor och två gymnasiechefer att det här skulle göra det lättare att leva upp till exempelvis HÖK18.

Kontakta oss gärna om ni vill bolla vidare om andra spännande funktioner.

Det känns väldigt stort för oss att Stockholm har valt att använda Plan Digital i sin infrastruktur. Det är än så länge en skola som är igång, men vi tror att det står fler runt hörnet.

Midsommarkransen

Midsommarkransens gymnasium är en av över 100 gymnasieskolor i Stockholm. Här finns 5 gymnasieprogram och lika många NIU, nationella idrottsutbildningar.

Kul kuriosa är att skolan precis har anställt världens bästa innebandyspelare, Anna Wijk som instruktör. Anna har precis flyttat dit från Mora, som också har NIU inom innebandy och som också använder Plan Digital sedan ett halvår, precis som Falun. Det här får oss att hoppas att vi får bygga en massa spännande NIU och LIU (Nationell / Lokal) -funktioner framöver. Egentligen har nog majoriteten av våra kunder någon form av LIU, NIU eller RIG (Riksidrottsgymnasium), vilket vi tycker är riktigt häftigt.

De hittade Plan Digital genom rekommendation

Vi marknadsför oss inte särskilt mycket, i praktiken bara genom den här bloggen, men det goda ryktet tycks föregå oss. Skolan sökte lösningar på specifika problem och blev tipsade av en skolledare i en annan kommun, vilket ledde till att vi en månad senare fick göra en visning.

Tack till dig som rekommenderat oss. Vi vet inte vem du är eller vilken kommun du tillhör, men vi skulle hemskt gärna bjuda dig på en kaka. Till exempel den här som vi bjöd på under vår senaste kundträff. Vi kommer snart återkomma om årets träff.

Hur klämmer man in Stockholm på vår Dalakarta?

Angenämt problem, men likväl något vi behöver lösa. Vi har ju hela tiden ritat ut Plan Digitals användarkommuner på en karta. Kartan började med Dalarna, där vi med olika färger markerade vilka kommuner som använder Plan Digital. Plan Digital spred sig hela tiden till grannskolor och grannkommuner genom rektorsträffar och rykten.

Förra året skrev vi avtal med NVU, vilket är tre kommuner i Norra Västmanland, som angränsar till Dalarna. Där kunde problemet lösas elegant genom att låta Dalakartan växa lite söderut. Men det här blir svårare.

Vi tror nog att vi ritar in Stockholm någonstans runt Siljan, det är ju trots allt snart midsommar och om inte pandemin stoppar så är ju halva Stockholm där, tror vi. 🙂

Alternativt skippar vi kartan. På sikt blir nog det mest logiskt.

Avslutningsvis, glad midsommar!

För att fira Midsommarkransens gymnasium och midsommar så har vi tagit fram en Plan Digital-tårta som ser ut som en midsommarkrans. Kan det bli bättre? Den är baserad på vit choklad, vanilj och jordgubbar. Det är vi värda! <3

Plan Digital har inte semesterstängt på något sätt, så vi rullar vidare. Kanske i något lägre tempo, men vi finns här och ser till att ni har det ni behöver.

En kund var frustrerad

Alla skolor jobbar ju rätt olika, skulle vi säga. På vissa ställen är rektorn kung och bygger både timplaner och tjänstefördelning. På andra ställen är arbetslagen minst lika involverade och i vissa fall är det en enda person som administrerar all planering, från ax till limpa. Vi har flera skolor av varje sort bland våra kunder.

Igår fick vi ett mail från en person enligt det sistnämnda, som administrerar allt, både högt och lågt. Administratören jobbade just då med att visa för varje rektor hur tjänsterna för respektive lärare ser ut nu och behövde ett sätt att få överblick över tjänster, sorterat per rektor. Den som loggar in som rektor har befintliga gränssnitt för att hålla koll på sin egen personal och dess summor, men en som arbetar mer övergripande fick inte samma typ av hjälp.

När någon är riktigt frustrerad, då ställer vi gärna in kvällsaktiviteterna och försöker bygga något snabbt som löser problemet. Resultatet blev ett organisationsschema som finns under ”Statistik” i huvudmenyn. Alla kommuner har inte fått den menyn än, men kanske hälften av er.

Antagligen kommer menyn byta både funktion och namn på sikt, men där finns några vyer för snabba åtgärder. Där kan du se alla tjänster, sorterade per rektor, samt att det också med få klick går att knyta personal till enhet och chef. Vi vet att flera skolor använder Plan Digital som ”guidad rundtur” för ny personal på skolan och vi tror att det här organisationsschemat kommer att vara en självklar del i det arbetet framöver.

Kunden blev nöjd, vilket rubriken i det här inlägget tyder på.

Ny kund på gång

Det funkar toppen. Jag är helt såld. Avtalen är påskrivna och går iväg idag.

Rektor och nybliven kund

Vi är jättestolta över att ha fått chansen att få en ny kund igen, denna gång från en kommun lite längre bort. Vi kan säga att vi slagit avståndsrekord för vår egen del.

Vi återkommer om det under nästa vecka, hoppas vi. Rektorn som har kommit igång med PD är i alla fall enligt citatet nöjd med våra tjänster. Då har de inte ens sett den nya versionen de fick idag. 🙂

Plan Digital får en systertjänst

Heter det ens så? Det känns som ett användbart begrepp.

Hur som helst, vi har idag fått besked om att vi vunnit en upphandling i ett EU-projekt, där vi ska hjälpa kommuner med kartläggning av kompetenser och liknande arbeten. Detta är inte en del av Plan Digital, men syftet är ganska likt och målgruppen är i stora drag samma som vi har idag. Vem vet, kanske knyts tjänsterna ihop framöver? Det är i alla fall vårt företag, Plan Digital Sverige AB som ska bygga tjänsten, men vilket varumärke den kommer gå under, det vet ingen än.

Vi får orsak att återkomma om det här också när allt är färdigformulerat och officiellt.

Nu tar vi långhelg. Ut i solen gott folk, det kan vi behöva!

(n-1)*5 blir n+3

Sådär, nu har vi skrämt bort alla som inte är matematiker. Men om någon trots allt fortfarande läser så ska vi förklara med ord vad det här handlar om.

Du som har registrerat en samläsning i Plan Digital vet att det är ett antal klick. Det är kugghjul, val av aktivitet, val av rad att samläsa med, val av matematikregler och slutligen en bekräftelse. Om 10 rader ska knytas ihop så får du gå igenom den här processen, ungefär, 10 gånger.

Så kommer det inte längre att fungera. Med det nya gränssnittet kommer så får varje rad en kryssruta. Där kan du markera alla rader du vill samläsa, för att senare i ett avslutande steg berätta vad du vill göra med dem, t.ex. att samläsa dem. Ungefär såhär kommer det att se ut:

Börja med att markera raderna som ska kopplas ihop, vilket är 1 klick per rad. Sedan avslutar du med 3 klick på slutet för att berätta vad som ska hända med raderna.

Funktionen med dessa kryssrutor är framförallt att samläsningarna ska gå snabbare att registrera, det var så idén föddes. Men vi kommer säkerligen att komma på ett flertal andra användningsområden.

Framförallt ser vi, som vanligt, fram emot att ni användare berättar vad ni vill ha i den där listan med alternativ som dyker upp strax under tabellen med alla tjänsterader.

Fler små och stora nyheter

Varje version innehåller ett antal mindre åtgärder, såsom förändrade ordval, kanske någon buggfix samt förbättringar av gränssnittet. T.ex. har vi byggt om hur huvudmenyn fungerar, rent tekniskt, vilket ska underlätta för några av er.

Det kommer också att finnas en ny statistikfunktion för att hålla koll på behörigheter i er undervisning. Mer av den varan kommer i framtida versioner också.

Vi tror och hoppas att de första skolorna kommer få den nya versionen under helgen, alternativt veckan efter.

Vi vill också passa på att tacka Matematikläraren och Plan Digital-experten Thomas i Ludvika för att han så fint definierade formeln för antal sparade klick. 🙂

Vi önskar er en trevlig Valborg!