Torsdagen den 12:e september kör vi en favorit i repris, vilket i stora drag är lika som förra årets kurs, men med mer tid för er att titta på varandras lösningar, vilket är något ni bad om i utvärderingen.
Kursen är precis som förra året i Galaxen och alla nuvarande och potentiellt framtida användare är välkomna att delta. Det finns inga kostnader iblandande (annat än er resa till Borlänge) och alla är välkomna. Dock har vi begränsat antal platser, så det är bra att du bokar in dig tidigt. Det är fyra kommuner som pratar om att komma igång under hösten, så det kanske är många som väljer att delta. Däremot har vi lovat flera av kommunerna att vi kommer till er och gör ytterligare dragningar, så om ni inte lyckas komma loss, eller få en plats, så ordnar det sig en annan gång under hösten.
Nytt bolag
Vi håller på att justera lite i organisationen kring Plan Digital, som nu flyttar ut i ett eget AB. Detta har ingen praktiskt betydelser för er, men det är ett sätt för oss att hålla isär olika verksamheter. Eventuellt kommer vi att förändra något PUB-avtal till nya bolaget, men det löser vi smidigt efter hand mellan oss och era personuppgiftsansvariga.
Vi ses i september och vi önskar er en fortsatt härlig sommar!
Under förra veckan träffade vi en kommun som vi länge har hoppats på att få göra en visning för. Nu en vecka efter visningen har de signalerat intresse och gått vidare till nästa fas i förhandlingarna där vi kikar på konkreta behov, användningsområden och offert.
Vid sidan av detta har även ett utbildningsförbund bestående av flera kommuner muntligt tackat ja till offert och således är det bara två steg kvar; att skriva avtal och att komma igång med inställningar och timplaner. Vi räknar med att hinna med allt det här innan midsommar.
Vi ska träffa ytterligare en kommun innan veckan är över och i början av nästa vecka ska vi försöka att komma vidare med vår pilot hos grundskolan.
Vi återkommer när vi har skrivit avtal eller nått andra framsteg.
40% av Dalarnas gymnasieelever planeras genom Plan Digital.
100% av kommunerna som har sett Plan Digital har valt att använda det. Om det håller i sig så är vi uppe i 70% av Dalarna redan inom ett år.
Dalarna, där vi verkar, har drygt 287 000 invånare i sina 15 kommuner. Vi har samarbeten med fem av dessa kommuner, vilka från norr till söder är Rättvik, Leksand, Borlänge, Ludvika och Smedjebacken.
Angränsande till några av dessa kommuner har vi också Gagnef och Säter, som båda saknar gymnasieskolor och således har sina gymnasieungdomar i sina angränsande kommuner. Enligt vårt sätt att räkna så har vi antagit att eleverna är jämnt fördelade över grannkommunerna och således räknar vi med att ett stort antal av dessa elever rör sig i verksamheter som planeras genom Plan Digital.
Ett exempel är att Gagnef angränsar till Ludvika, Borlänge, Leksand och Vansbro. 75% av eleverna tillhör kommuner som planerar med Plan Digital och 25% är rimligtvis i Vansbro. Dessutom gör vi den procentuella uträkningen utifrån kommunernas hela befolkningsmängd, utan att ta hänsyn till vilka som är i gymnasieåldern. Detta är knappast en vetenskaplig metod, men borde ge en bra fingervisning och felar förhoppningsvis inte med mer än några få procentenheter.
En tredjedel av kommunerna, men nästan hälften av eleverna
När vi räknar på kommunernas hela befolkningsmängd (oavsett ålder) så täcker Plan Digital 132 000 personer och saknar 155 000. Om vi tittar på kartan ser det ut om att en större del saknas, men några av de saknade kommunerna är klart mer glesbefolkade än de vi arbetar med idag. Älvdalen är t.ex. störst till ytan men har bara hälften så många invånare som Leksand.
Vi har länets andra och tredje mest befolkade kommuner (Borlänge och Ludvika), vilket väger tungt. Falun är länets största kommun och vår största motvikt på minussidan i Plan Digitals statistik.
Dalarnas kommuner
Med hänsyn till gårdagens inlägg här på bloggen så kan statistiken bli bättre redan i år. Vi kanske passerar 70% i höst? Vi får se, vi tar inte ut något i förskott och vi vill växa med förnuft. Precis som undervisningen har eleven i fokus så har vi användarna i fokus, vilket främst är rektorer och schemaläggare. Detta ska gå i ett behagligt tempo där samtliga parter och användare ska känna sig stärkta i sina metoder.
Nästan alla kommuner har erbjudits en visning, en träffar vi på tisdag och ytterligare två träffas innan maj är över. Några andra avvaktar att ge besked efter tidigare visningar. Alla kommuner som har sett Plan Digital har valt att börja använda det, vi har fortfarande 0% avböjda erbjudanden. Det är vi stolta över!
Gymnasiet har störst vinster, vilket är tydligt
Men det här är ju bara gymnasiet. Vår grundskoletäckning är i praktiken noll, men vi kommer framöver erbjuda fler visningar för grundskolan och vi ska träffa vår pilot under maj igen. Orsaken till att vi kommunicerar så gymnasieorienterat är att deras verksamheter i regel är mer komplexa och behöver mer strukturerat stöd. Några exempel på gymnasiets utmaningar, utöver den generella skolverksamheten är:
Program (och därmed timplaner) med flertalet inriktningar och vidare förgreningar (vissa grundskolor har också valbara paket, men inte i samma utsträckning)
Större utbud av fristående valbara kurser (t.ex. i-val och språk) med enhetsövergripande undervisning (satellit-lärare med mera)
Samläsningar mellan olika klasser och rektorer
Behov av ekonomiska sammanställningar för t.ex. interndebitering mellan program, där t.ex. en samläst grupp bekostas av två olika program samtidigt.
Dessa är några av de områden där Plan Digital avhjälper genom att kvalitetssäkra, beräkna och sammanställa uppgifterna på ett sätt som skolornas personal förstår. Även om grundskolan ibland har delar av dessa utmaningar så är de i regel mildare än gymnasiets situationer.
Visning för fler grundskolor i höst
Det är fortfarande bara en grundskola som fått en visning sedan Plan Digital lanserades. De kommer få vara exklusiv pilot så länge en stund till, men vi gissar på att fler högstadieskolor ska få en visning i höst. Vi välkomnar att ni hör av er om ni vill ha visningar. Trots att vi älskar Dalarna så ser vi inga som helst hinder att jobba med andra delar av Sverige. Vi har bara låtit vår verksamhet växa naturligt utan (köpt) marknadsföring, vilket har resulterat i att vi sprids som ett fantastiskt litet strukturvirus, från ledningsgrupp till ledningsgrupp.
Vilken skola blir först i Skåne att använda Plan Digital? Vi ses!
Skolledare, administratörer och schemaläggare tycks ha en lugnare period runt hörnet. Vi har tre bokningar med nya verksamheter under maj.
Skolor står alltid under stora och små planeringsarbeten, men under vårterminen upplever vi ett förhållningssätt där det är lite lättare att tänka nytt och börja om inför kommande läsår.
För vår del har våren mestadels handlat om att ge stöd till de nya Borlängeskolorna i den mån de har behövt, vilket har varit ca två tillfällen per månad. Eftersom vi hittills bara arbetar lokalt så besöker vi skolorna och löser deras problem i deras miljö, vilket har varit mycket uppskattat. Exempel på innehåll under en sådan träff har varit mycket kring val av struktur i timplaner. Trädstruktur eller inte? Ska i-valen läggas in hos respektive program eller ska de ligga i en separat timplan? Ska arbetsuppgifter som inte är undervisning läggas in i en timplan, eller vara en specialtjänsterad? Dessa är vanliga frågor och det finns inte särskilt många rätt eller fel, men det finns helt klart tankesätt att anamma för den som gillar att strukturera.
När det inte har varit att ge stöd på olika sätt för de nytillkomna så har det handlat om mycket annat administrativt. Allt från att att ha kontakt med nya potentiella kunder till andra samarbetspartners på olika sätt.
Under maj kommer vi att träffa tre verksamheter som vi hoppas kommer att gilla Plan Digital. Två av dem har vi träffat förr, den tredje har vi länge försökt få till en träff med, men det har varit stopp. Det var faktiskt den första kommunen vi ville träffa för en visning, men de hade då andra planeringar. Men nu kom initiativet från deras håll och de kommer att vara den näst största kommunen som har fått en visning. Vi håller tummarna för att Plan Digital är en rimlig lösning på deras planeringsutmaningar, men det känns troligt eftersom flera i ledningsgruppen har rätt bra koll på våra funktioner.
På återhörande gott folk och ha en trevlig helg. I mitt fall ser den ut att bli ganska regnig, men vi väntas få kompenserande solsken genom fantastisk bra VM-hockey!
Vi expanderar vidare i Borlänge! Vi välkomnar Erikslundsgymnasiet och Hushagsgymnasiet som redan efter fyra dagar vittnar om vinster.
”Man kan liksom vara sig själv här”
Erikslundsgymnasiet i Borlänge är en skola med yrkesprogrammen El- och energiprogrammet samt Fordons- och transportprogrammet. Programmen har 4, respektive 2 inriktningar.
Hushagsgymnasiet är en något större skola, med Bygg- och anläggningsprogrammet, Industritekniska programmet, Restaurang- och livsmedelsprogrammet samt VVS- och fastighetsprogrammet.
Både Erikslundsgymnasiet och Hushagsgymnasiet finns centralt i Borlänge med några minuters promenad emellan. Parallellt har skolorna också viss fordons- och anläggningsverksamhet förlagd hos Kråktorp, en anläggning ungefär en halvmil utanför Borlänge, mot Falun.
I dessa skolor finns båda ungdomsgymnasiet och vuxenutbildningar, samtidigt som Erikslundsgymnasiet också huserar gymnasiesärskolan Ljungbergsgymnasiet.
”En skola i hjärtat”
Trots att skolorna har olika namn och finns på olika områden så beskriver rektor Anna att de delvis fungerar som en och samma skola, vilket kanske tydliggörs särskilt när båda skolorna har samma rektor.
Välkomna till Plan Digital!
Skolorna har sedan några veckor arbetat skarpt i Plan Digital. Redan under första veckan rapporterade skolledningen till oss att de hittat mönster i verksamheten som de inte sett tidigare. De kunde se mönster av hur kurser på olika håll planeras parallellt och kan skapa samarbetsmöjligheter som inte tidigare var kända. Vi blir glada när Plan Digital tydliggör, vilket i det här fallet ser ut att spara pengar för kommunen inför framtida år. Tack och varsågod! 🙂
Alla gymnasieskolor utom en är igång
Alla gymnasieskolor i Borlänge utom en är nu igång. Tiden får utvisa om den sista skolan kommer att välja vår väg att gå. Även vuxenutbildningen i kommunen kikar just nu på möjligheterna att föra in Plan Digital i sin infrastruktur.
Vi välkomnar även skolor med mindre vanlig struktur
Vi välkomnar alla, även de som har verksamheter som är något otypiska, vilket innebär spännande utmaningar för alla. Plan Digital har skarp verksamhet för grundskola, gymnasium, gymnasiesärskola och vuxenutbildning idag. Vi ser fram emot att testa fler upplägg framöver. Tveka inte att höra av dig, det blir kul att gräva ned oss i era behov, vilket vi så klart bjuder på.
Citaten i rubrikerna kommer från filmproduktioner som kan ses hos respektive skolas webbplats, samt det sistnämnda som är ett av skolledningens ledord i verksamheten.
Nästan alla är på lov, men rektorer, schemaläggare och andra som planerar och leder skolan jobbar på för fullt. Vi finns här som support och bollplank kring strukturer och andra frågor. Vi är också rätt säkra på att fler skolor ansluter till Plan Digital under närmsta tiden.
Sportlovet syns utanför fönstret och i webbläsarfönstret
I den här delen av Sverige (Dalarna) är det sportlov. Hos oss märks det på flera sätt, att riksväg 66 utanför är fantastiskt trafikerad med skidåkare som ska till bl.a. Romme och Sälen. Det syns också genom att Plan Digital används intensivt hos skolledare och schemaläggare. För stunden är 8 personer inloggade och har arbetat under den senaste minuten hos våra 5 kommuner. Det är mycket för att vara en ögonblicksbild från våra drygt 100 användare där de flesta inte ens loggar in varje dag.
Nu handlar det ganska mycket om att hjälpa skolor med planeringen inför nästa år. Vi har nyss varit i telefonmöte med en skola som ska starta ett nytt program och behövde hjälp med struktur för programfördjupningarna. Eftersom Plan Digital erbjuder att utbildningarna byggs upp enligt en särskild trädstruktur så finns det bra och ännu bättre sätt att strukturera på. I det här fallet så handlade det om en programfördjupning som skulle återkomma på flera ställen i trädstrukturen, vilket är fantastiskt kraftfullt, både för att se att alla valbara paket ger rätt summor och för att att minimera mängden inmatningar.
Funktioner finputsas och ytterligare tester
I utvecklingen så är det som vanligt, vidareutveckling och för stunden inga nya funktioner, utan att finputsa de vi har. Programmering av kommersiellt slag har ju funnits i flera decennier, men automatiserade tester har i princip bara varit allmänt känt i närmare 10 år. Förutom att vi regelbundet bygger ut tester av att koden fungerar som den ska så bygger vi också datakvalitetstester till er kunder. Detta innebär att programmet löpande hjälper er ytterligare i att försäkra er om att er planering stämmer. Dessa funktioner är fantastiskt spännande att bygga och det som datorn kan hitta på några millisekunder kan vara något som en skola inte kan hitta förrän ett år för sent.
Är tre nya skolor på väg in?
Vi körde igång två nya gymnasieskolor igår som har börjat strukturera upp sin verksamhet i Plan Digital. Vi hoppas på att skriva avtal med dessa inom en vecka. Alla skolor får testa gratis till dess att de har bestämt hur de vill arbeta. Den dagen de börjar arbeta skarpt så är det läge att skriva avtal och offentliggöra samarbetet.
Vi har också fått mycket lovande besked från första gymnasieskolan utanför länet. Det är bara två kommuner utanför Dalarna som har fått en visning än så länge. Vi har träffat ytterligare en kommun utanför länet som också har visat stort intresse, men stora kommuner kan ha en process på över ett år för införande av system som detta, så vi låter allt ha sin gång där alla led av beslutsfattare får fördjupa sig i frågan. Det är inte som den lilla skolan i Dalarna som såg Plan Digital på fredagen och frågade om de får komma igång på måndagen direkt efter helgen. Svårslaget.
Ha ett fortsatt trevligt sportlov, ni som har. Kom ihåg att gå ut. Själv fick jag första kaffet på verandan för säsongen idag. Mycket värdefullt!
”Hittills är vi mycket nöjda med PD, det är dessutom riktigt roligt att jobba i!”
Vi expanderar i Borlänge med hjälp av Introduktionsprogrammen. Vi förenklar också era rapporter till Skolinspektionen och andra som behöver statistik och andra typer av uppgifter som går att generera automatiskt.
Vi har varit dåliga på att uppdatera, men det händer bra saker. Introduktionsprogrammen (IM) i Borlänge har nu anslutit sig till Plan Digital tillsammans med stora delar av resten av Borlänges gymnasieverksamhet. I de mindre kommunerna som använder Plan Digital har IM varit en mer integrerad del av gymnasieskolorna, men Borlänge är stort nog att IM i praktiken är egna skolor.
Fler visningar äger rum, även utanför länet
Vi fortsätter att prata och göra visningar för andra skolor och även närliggande kommuner utanför länet. Det finns även några visningar planerade, så vi tror nog att det finns chans att fler gillar det här. Men det är inte läge för någon rikstäckande säljturné, utan vi visar systemet för de i närområdet, samt de som kontaktar oss. Vi växer försiktigt och ser till att ge service över förväntan till de som tackat ja och som är i testfaser, det är det som måste prioriteras.
Varje visning innebär också nya kunskaper. Eftersom vi är en så pass liten aktör handlar det ofta om att försöka behaga alla kunder och implementera stöd för deras mjukvaror och bygga lösningar som passar deras arbetssätt. Denna service kan antagligen inte de stora aktörerna erbjuda på samma sätt, så vi får passa på medan vi är små.
Det har till och med hänt under de två senaste veckorna att kunder har rekommenderat oss till andra verksamheter inom närområdet. Så vi har varit i kontakt med närliggande förvaltningar till de som våra kunder tillhör. Att ständigt försöka leverera över förväntan tycks skapa nöjda kunder.
Rapport till Skolinspektionen
En ny funktion som har växt fram tillsammans med IM är en automatisk rapport till Skolinspektionen beträffande lärares legitimationer och undervisade ämnen. All den här informationen har ju redan Plan Digital och således känns det självklart för oss att ta fram en rapportmodul som gör att skolorna slipper administrera det här själva.
I linje med allt annat vi bygger så kommer inte denna lösning kosta våra kunder något extra.
E-faktura
E-faktura är ju något som de flesta av oss privat har älskat i många år. Men att leverera e-faktura till kunderna var lite trixigt. Men nu har vi skickat några e-fakturor i år och det verkar fungera. Vi är ju framöver bundna enligt lag att skicka e-faktura, så det är lika bra att försöka vara med från start.
Ytterligare 500 lärare synkroniserade
Idag synkroniserade vi ytterligare 4 kommuners lärarlegitimationer med Skolverket. Beröm till Skolverkets som fixar det här på en halv dag, trots att det är manuellt arbete inblandat. Skolverket har valt att inte erbjuda realtidsintegrationer, antagligen för att minimera någon typ av missbruk. Men fort går det!
Varma känslor av beröm från skolorna
Citatet i ingressen kommer från Theres, biträdande rektor på Hagagymnasiet som har använt Plan Digital i en dryg månad.
Ett annat härligt citat som kom ur en diskussion kring de arbetssätt som skolorna haft tidigare (Excel, samt i Schemaprogrammet) är följande:
Jag ser ytterligare en fördel med Plan Digital, kanske den främsta; det kommer att gå betydligt snabbare att lägga schema!
Rektor i Borlänge
Vi tackar för dessa trevliga ord och vi kommer fortsätta vara lyhörda på era idéer om hur vi ska snabba upp era arbetssätt ytterligare. De flesta idéerna är ju faktiskt era! Tack för att ni bidrar!
Skolledare vi träffar berättar om allt för många mail. Hur kan vi bäst hjälpa dem att minska dessa? En biträdande rektor berättade under förra veckan att en del av deras strategi med att börja använda Plan Digital är för att minska kontaktbehovet.
Ytterligare en ny skola med på tåget!
Nu gäller det att hänga med. För ett par veckor sedan skrev vi avtal med Hagagymnasiet och nu är det dags för nästa skola. Skolans rektorer fick sin första visning i en storgrupp med andra skolor för två veckor sedan. Men idag träffade vi skolans schemaläggare, rektor och biträdande rektor.
Visning blev försäljning, igen
Det är smickrande hur Plan Digital ibland säljer sig själv. Flera av våra möten med skolor är inte ens menade som säljmöten, utan vi träffas och tittar på skolans behov och sedan tittar vi på hur andra skolor arbetar, med Plan Digital som stöd. Skolor är som vi vet pressade verksamheter och det finns i regel friktion på olika håll. Ofta har Plan Digital någon variant av lösning eller att vi gemensamt kan utveckla en lösning. Under veckan har vi pratat om ordning och reda samt långsiktig planering där kunden ser att Plan Digital skulle förenkla för ledning och schemaläggare.
40 mail om dagen = arbetsmiljöproblem?
Vi har också pratat om hur ofta rektorerna blir kontaktade. Två rektorer vi pratat med under senaste veckorna berättar om att de ofta får över 40 mail om dagen. Det tycker vi är på tok för mycket! Den ena håller på att bli Plan Digital-användare så om ett år kan vi utvärdera utvecklingen. Kan vi minska några kontakter per dag så får rektorn en bättre arbetsmiljö, vilket antagligen gynnar lärarna och i sin tur eleverna och på sikt hela samhället. Det här ska vi ta på största allvar!
Om du jobbar som t.ex. skolledare, schemaläggare eller administratör och tycker att du får för många mail, låt oss då träffas och analysera era meddelanden och se hur många av dem som kan undvikas genom att vi serverar informationen till både kollegor, elever och föräldrar på ett bättre sätt.
Vi träffar skolledare, administratörer och schemaläggare under olika konstellationer. De flesta har positiva kommentarer och det är flera som har bokat in vidare demonstrationer och fler möten.
Vi har träffat ett dussin personer under förra veckan som vi förhoppningsvis kommer att få jobba tillsammans med i framtiden. Mest rektorer, men också administratörer och schemaläggare.
En trend som vi har nämnt tidigare är att vi pratar mer och mer om schemaläggning. Vi har inga planer på att utveckla ett schemaprogram, den biten sköter våra vänner hos t.ex. Nova bättre än vi. Däremot kan Plan Digital exportera rätt mycket material till schemaprogrammet som gör att schemaläggaren kan påbörja sitt arbete där hälften av arbetet redan är gjort. Ibland är det de mest oväntade funktioner som blir mest populära.
Vi fortsätter med att prata med skolor i regionen under vägen fram till jul samtidigt som vi vidareutvecklar funktioner enligt nya och gamla kunders önskemål. På agendan nu finns ekonomi- och exportfunktioner.
Under förra veckan skrev vi avtal med Hagagymnasiet. Idag träffade vi en logistiker som skulle meddela sin rektor att Plan Digital är ett krav att införa för att arbetssituationen ska vara hållbar. Den typen av kommentarer värmer lika mycket varje gång!
Vi tror att ytterligare några avtal kommer skrivas innan snön är borta. Men det finns arbete att göra oavsett, t.ex. att bygga nya timplansfunktioner till Leksands gymnasium.
Citatet i ingressen kom från en av våra senast tillkomna rektorsanvändare som var nöjd med den automatik som erbjöds i timplansarbetet.
Vi träffar skolor varje vecka just nu och har äntligen kommit vidare med högstadiet. Vi har också några gymnasieskolor som testar, utvärderar och förbereder sig inför nästa år.
”åh, vad flashigt”
Det brukar inte vara schemaexporten som lockar mest
De flesta skolor vi träffar faller för tjänstefördelningsarbetet, eller snarare, att få undvika arbetet eftersom Plan Digital automatiserar så mycket av det. Vissa faller också för den säkerhet och kontroll som arbetet med timplanerna medför. Idag träffade vi skolledare som säkert tyckte att de delarna var lockande, men som kanske framförallt föll för hur all information paketeras på ett pedagogiskt och lättanvänt sätt. De blev också lockade av exporten till Skola 24 Schema, där de idag har manuellt arbete i att mata in alla grupper. Manuellt, upprepat arbete ska inte utföras, det ska automatiseras. Punkt.
God arbetsmiljö kräver kontrollerat informationsflöde
Plan Digital är byggt för gymnasiet, men LGR 11 (grundskolans läroplan) har alltid funnits med i systemet. Detta är på grund av att gymnasiet har introduktionsprogram och andra verksamheter där grundskolans ämnen förekommer.
För att optimera alla våra kunders arbetsflöden så ser vi till att varje person och skola ser det den behöver se och inte så mycket annat. Informationsflödet är en arbetsmiljöfråga och vi vill ha informationen vi behöver, utan att dränkas i för mycket. Här handlar det om genomtänkta gränssnitt med användaren i fokus.
Eftersom Plan Digital är så specialanpassat gymnasiet så handlar det nu om att skära bort information som grundskolan inte behöver se. Som tur är har vi filat på det här i några år, så det kommer gå galant och vara redo för visning nästa vecka. Men ni gymnasieskolor behöver inte bli rädda, era vyer kommer naturligtvis inte att få raderad information, tvärt om kanske den blir ännu mer tydlig för er.
Träffar varje vecka just nu
I övrigt har vi just nu träffar med skolor runt om i länet varje vecka för tillfället. Det här är inget vi är vana med, men allt har sin tid och just nu är det många skolor som har tagit digitaliseringen och dess styrkor till sig. Det ser troligt ut att vi får installera ett par nya skolor inför januari, men vi tar inte ut något i förskott, ingenting är klart innan avtalet är underskrivet.
Vi har utrymme för en till uppstart inför nästa år, så hör gärna av dig för en visning, oavsett huruvida ni är en grund- eller gymnasieskola!
Trevlig helg – det har du förtjänat.
Citatet iinledningen kom från en person som råkade titta in i konferensrummet vid dagens dragning för rektorerna. Han tittade upp på bildskärmen som visade Plan Digitals tjänstefördelning och utbrast ”åh vad flashigt” och lämnade sedan rummet. Vi tackar för den reaktionen!
